Поштучный учет алкоголя в ЕГАИС 3.0: изменения в правилах в 2021 году
999 0
Комплексный бухгалтерский учет для УСН Доходы под ключ для малого и среднего бизнеса по выгодным тарифам.
Узнать подробности
Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.
Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.
Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.
Кассовая дисциплина в 2021 году
Кассовая книга не предназначена для документирования денежных операций, осуществляемых в рамках эквайринга (безналичные платежи). Однако через онлайн-кассу они проводятся в обязательном порядке. Выручка с эквайринга поступает на расчетный счет, закрепленный за предприятием. А в книге учета регистрируется только наличность, и лишь она влияет на лимит.
Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.
Основные правила работы с кассовой книгой:
1. Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
2. Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
3. Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
4. Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
5. Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.
6. Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
7. Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
8. Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
9. В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.
Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:
полный расчет за товар;
частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита);
предоплата (например, покупка подарочной карты).
Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.
Заполнять поля кассовой книги просто. Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4. Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком. Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации. Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.
Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:
1. Титульный лист ― «лицо» документа. Он содержит основные данные, такие как наименование организации, коды ОКПО, ОКУД, период, за который заполняется книга (как правило, календарный год).
2. Основа кассовой книги ― кассовые листы. Они содержат основную информацию, ради которых, собственно, и ведется книга. Сначала переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Он и открывает день. Регистрируются приход и расход в течение смены, проведенные в виде наличности. Для каждого типа операции предусмотрен свой столбец. Также указывается, от кого получено либо кому выданы деньги (фамилии ИП либо наименование организаций). По завершении смены подводятся итоги. Полученный остаток переносится на начало следующего дня. На листах стоят подписи кассира, бухгалтера, которые подтверждают соответствие указанных данных фактическим сведениям.
3. Последняя страница заполняется тогда, когда книга за указанный период будет завершена. Обязательно указывается количество прошитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель компании ставят подписи, при наличии печати используют и ее.
Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.
При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.
Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.
Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.
Выписывать приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) на каждые поступление или расход наличных денег. ПКО оформляется, когда вы получаете наличные. Например, в конце дня кассир магазина сдаёт выручку и нужно создать ПКО на общую сумму. РКО оформляется, когда деньги берут из кассы. Например, вы отправляете сотрудника купить бумагу для принтера. Выдаёте ему 1 000 рублей и на эту сумму выписываете РКО.
Вести кассовую книгу. На каждый ПКО и РКО нужно вносить запись в кассовую книгу. В те дни, когда деньги не поступали и не расходовались, кассовую книгу не заполняйте. В Эльбе автоматически формируются ПКО и РКО и заполняется кассовая книга.
Дисциплина в бизнесе сродни армейской, поэтому ИП, принявшие решение вести кассовые операции в полном объеме, должны строго соблюдать требования, установленные Центробанком РФ. Это поможет избежать повышенного внимания контролирующих органов. Предприниматель должен руководствоваться Указаниями ЦБ РФ:
3210-У от 11.03.2014 (в ред. от 05.10.2020) — документ регламентирует порядок ведения кассовых операций как для ИП, так и юридических лиц;
5348-У от 09.12.2019 — определяет правила наличных расчетов.
Все операции фиксирует кассир (старший кассир). Делает он это на основании заключенного с ним договора. В конце каждого рабочего дня отчет кассира проверяет главный бухгалтер, другой нанятый для этого человек или сам ИП. Каждая кассовая операция — это чек ККМ/приходный ордер, при выдаче наличных оформляется расходный ордер — заносятся в кассовую книгу.
Обычная процедура, которую обязан производить сам кассир — проверка совпадения данных за рабочий день и оставшихся на кассе средств. Если за сутки не было произведено ни одной операции, книгу заполнять не нужно. В крупных организациях, где работает несколько кассиров, заполняют еще журнал учета, однако для ИП эта информация вряд ли актуальна.
Кассовая книга (КК) — документ, в котором фиксируется движение денежных средств в точной последовательности согласно первичным документам. После совершения каждой операции ее обязательно необходимо зарегистрировать.
Основанием для создания приходных и расходных ордеров служат различные документы, в том числе сформированные онлайн-кассой. Если предприниматель на законных основаниях не использует ККТ, то применяются товарные чеки и бланки строгой отчетности.
Таким образом, абсолютно все операции (задокументированные и даже не прошедшие фискализацию) отражаются в кассовой книге.
Ведение кассовой книги — обязанность всех юридических лиц.
Индивидуальные предприниматели от этого освобождены, но им необходимо вести сводные документы, в которых отражено движение денежных средств, что является альтернативой кассовой книги.
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО
Одна из основных целей использования кассовой книги — контроль над лимитом предприятия. При этом важно выполнять условие: денежный остаток не должен превышать величины лимита, установленного законом или внутренними документами компании. В случае появления излишка средства перечисляются на банковский счет.
Денежные операции в рамках эквайринга не отражаются в кассовой книге, но обязательно проводятся по онлайн-кассе.
Для ИП лимиты на законодательном уровне не установлены. Если необходимо, создается норматив, который регулирует оборот наличности внутри предприятия.
В общих чертах большинство компаний ведут кассовую книгу, это важный инструмент бухгалтерского учёта и финансового контроля. Не важно, использует при этом предприятие онлайн-кассу или нет. А применение ККТ выступает как частный случай в подобных хозяйственных отношениях.
Законом ФЗ-54 не определена норма, указывающая на то, что предприятие может не использовать КК, поэтому нет никаких законных оснований для отказа от ее ведения.
В итоге, ведение кассовой книги при использовании онлайн-кассы необходимо по сути в двух случаях:
Открыто юридическое лицо, в том числе малое предприятие.
ИП сам принял решение о необходимости КК.
Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:
Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.
Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.
Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.
Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.
КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.
В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.
На каждом предприятии ведется только одна КК.
Заполнение полей кассовой книги предусматривает две основные операции: внесение прихода и расхода наличности. В завершении смены подводится итог.
Законодательством определена форма КО-4, по которой оформляется кассовая книга. Если уставом предприятия предусмотрена иная форма КК, то используют таковую.
Однако для большинства предпринимателей установленная законом форма удобна и понятна, поэтому они придерживаются ее.
Для заполнения КК на компьютере выбирают специальное ПО или используют таблицы Excel в соответствии с установленными правилами. Затем распечатанные листы подписываются и сшиваются.
Электронное заполнение КК не предусматривает использования бумажных носителей. Документы заверяются электронной подписью.
Кассовая книга: кому нужна и как вести
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.
Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.
Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).
В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.
Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.
Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.
Кассовая дисциплина в 2021 году
Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:
Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:
Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).
Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).
Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0 , и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной .
Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2021 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2021 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.
Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:
учет наличных денежных средств в кассе;
распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).
Подготовьте пломбировочный лист:
укажите количество листов;
напишите должности и ФИО ответственных и контролирующих ведение книги;
поставьте подписи;
укажите дату заполнения.
Если вы ИП, то не обязаны вести кассовую книгу, если ООО — обязаны, даже если у вас есть онлайн-касса. Кассовую книгу можно вести на бумаге вручную, заполнять в Экселе и распечатывать, а если у вас есть электронная подпись — вести только в электронном виде в специальной программе. За отсутствие кассовой книги грозит штраф от 4 000 до 50 000 ₽.
Часто возникает путаница в понятиях «касса» и «ККМ». «Касса» — это условный кошелек предпринимателя или организации, «сейф», в который приходит на хранение наличность и из которого она уходит на нужды бизнеса и владельца бизнеса. А «ККМ» — контрольно-кассовая машина, необходимая при наличных расчетах с покупателями. Это средство для учета тех денег, которые вы получаете от клиентов за товары или услуги. В кассу деньги могут приходить из нескольких ККМ. Из контрольно-кассовой машины расходовать деньги нельзя. В конце дня наличность из всех ККМ вносится в кассу, делается соответствующая запись, и уже из кассы средства могут тратиться. Кассовую дисциплину нужно соблюдать независимо от наличия ККМ.
Порядок ведения кассовых операций: перезагрузка
Кассовую дисциплину устанавливают правила Банка России:
1. Для расчетов наличными с контрагентами юрлицами и ИП (не физлицами и не сотрудниками) установлен лимит. По одному договору сумма расчетов не должна превышать 100 000 рублей наличкой.
2. Расходовать наличные можно строго на определенные цели: выплаты работникам, которые входят в фонд зарплаты; выплаты социального характера; оплату товаров, работ, услуг; подотчетные работникам; возврат денег за возвращенные покупателями товары. ИП могут тратить наличные из кассы, в частности, на личные нужды.
3. Также важно хранить деньги в кассе в рамках установленного организацией лимита, а превосходящие его средства сдавать в банк.
VIDEO
Перейти на ККТ обязаны предприниматели без наемных сотрудников, которые применяют ОСНО, УСН, ЕСХН или патент. Это могут быть:
Продавцы товаров своего производства: молочные продукты, бижутерия и другое.
Поставщики работ и услуг: ветеринары, парикмахеры, косметологи и т.д.
Обратите внимание, есть исключения.
Чтобы не нарушить закон понадобится:
Контрольно-кассовая техника.
Фискальный накопитель. Без него касса не работает.
Товароучетный сервис. Поможет создать каталог товаров и услуг и добавлять их в чек.
Оператор фискальных данных. Отправляет данные о продажах в ФНС.
По общему правилу кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным уполномоченным на это работником.
Если ранее юридическое лицо и индивидуальный предприниматель могли вести кассовые операции с применением программно-технических средств, теперь им предоставлена возможность применять автоматические устройства, функционирующие в автоматическом режиме без участия работника (автоматическое устройство). Таким образом, роль кассира перестает быть главной.
При этом автоматические устройства, конструкция которых предусматривает прием и (или) выдачу банкнот ЦБ РФ, должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, указанных в абз. 14 – 19 п. 1.1 Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П.
Как заполнять кассовую книгу ИП (пример)?
Отдельные изменения внесены в общий порядок приема и выдачи наличных денег кассиром.
Контроль платежеспособности наличных денег.
Как и ранее, кассир принимает наличные полистным, поштучным пересчетом. Теперь при приеме средств кассир должен осуществлять контроль их платежеспособности в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособные банкноты и монета ЦБ РФ обязательны к приему юридическим лицом, платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).
Отметим, что методические разъяснения по применению Указания ЦБ РФ № 1778-У даны в Письме ЦБ РФ от 15.02.2007 № 29-5-1-8/778.
К сведению: платежеспособной является монета ЦБ РФ, не содержащая признаков подделки, имеющая повреждения механического характера (погнутая, сплющенная, надпиленная, утратившая элементы изображения, имеющая отслоение плакирующего покрытия, отверстия, в том числе затрагивающие основное изображение, забоины, царапины, надрезы и следы удаления металла), виды производственного брака, а также следы воздействия высоких температур и агрессивных сред, которые не препятствуют однозначной идентификации номинала монеты и принадлежности к монете ЦБ РФ, имеющей силу законного средства наличного платежа на территории РФ (Письмо ЦБ РФ от 26.06.2007 № 29-5-3-8/2463).
Согласно новым правилам выдача кассиром банкнот ЦБ РФ, имеющих одно и более повреждений, указанных в абз. 6 – 15 п. 2.9 Положения ЦБ РФ № 630-П, не допускается. Такие денежные купюры сдаются в банк или в организацию, входящую в систему ЦБ РФ.
Идентификация получателя наличных денег.
Согласно ранее действовавшему порядку кассир мог выдать наличные после проведения идентификации получателя денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем наличных средств доверенности и документу, удостоверяющему личность. Также устанавливался порядок проверки доверенности и порядок работы с доверенностью, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей.
Теперь порядок работы кассира с доверенностями утратил силу, а кассир должен удостовериться в том, что выдача наличных денег осуществляется лицу, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011).
Таким образом, кассир обязан удостовериться, что выдает наличные лицу, указанному в расходном документе, но как это он будет делать, не устанавливается. Соответственно, предъявление паспорта при получении наличных денег перестает быть обязательным.
Уточнено, что прием в кассу юридического лица наличных денег, изъятых из автоматического устройства, также как и сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется по приходному кассовому ордеру 0310001. Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, а также для загрузки автоматического устройства, осуществляется по расходному кассовому ордеру.
Отдельные коррективы внесены в порядок выплаты заработной платы и других сумм наличными денежными средствами, а именно в порядок депонирования.
Известный всем порядок гласил: в последний день выдачи наличных, предназначенных для выплат зарплаты, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача денег, подсчитывает и записывает итоговую сумму фактически выданных средств и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).
Теперь данный порядок отменен.
Похожие записи: