Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сведения из электронной трудовой книжки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
- Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
- Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
- Высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Как посмотреть свою электронную трудовую книжку
Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
- Информация о работнике;
- Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- Место работы;
- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- Вид поручаемой работы;
- Код выполняемой функции;
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- Причины прекращения трудового договора.
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:
Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику
Работникам, у которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
— при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность:
— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда;
— за несоблюдение порядка представления сведений о трудовой деятельности в форме электронных документов.
Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.
Порядок и сроки предоставления СЗВ-ТД в 2021 году (порядок действует с 27 апреля 2020 года с учетом норм постановления Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц»):
— не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления, в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
В электронной трудовой книжке хранятся те же сведения о работнике, что и в классическом бумажном варианте:
-
данные о работнике;
-
даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
-
место работы;
-
название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
-
должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
-
вид поручаемой работы;
-
дата, номер и вид документа;
-
причины прекращения трудовой деятельности.
Электронная трудовая книжка хранит сведения о трудовой деятельности, начиная с 1 января 2020 года. Информация о предыдущем трудовом стаже хранится в бумажной трудовой книжке.
Работодатель может предоставить сведения о трудовой деятельности по текущему месту работы. Однако, работодатель не обязан предоставлять эти данные, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки.
Для того чтобы получить информацию из ЭТК, работник должен подать письменное заявление, в котором будет указан формат предоставления данных: бумажный или электронный.
Важно: работник может получить данные от работодателя в электронном формате, только при наличии КЭП — квалифицированной электронной подписи.
Информацию работодатель предоставит в течение 3-х рабочих дней в формате СТД-Р — сведения о трудовой деятельности.
Работник может получить информацию из электронной трудовой книжки в отделении МФЦ. Для этого ему необходимо иметь при себе паспорт и заполнить заявление, которое выдаст сотрудник многофункционального центра. В этом случае ответ от ПФР поступает сразу.
Получить сведения о трудовой деятельности можно в цифровом и бумажном виде. Быстрее всего получить услугу на сайте ПФР или «Госуслугах», однако выписку также выдают в отделениях МФЦ и ПФР и на месте работы.
Дата публикации 21.09.2020
В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.
В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:
- Ф.И.О. работника;
- место работы;
- периоды работы;
- должность (профессия, специальность);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
- основания увольнения.
До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.
Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?
- Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
- Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
- Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.
Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.
Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и ответственного за ведение трудовых книжек или работодателя.
Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.
Сведения о работниках, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.
В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.
Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.
«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.
«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.
«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).
«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.
Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году
Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года, когда начнет действовать новая форма.
Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».
В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:
| Код | Как кадровое мероприятие обозначается в форме | Что стоит за этим обозначением |
|---|---|---|
| 1 | ПРИЕМ | Приём на работу (службу) |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) | Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью |
Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).
Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».
Согласно текущему законодательству, форма «СТД-Р» выдается:
- в момент окончательного увольнения сотрудника, в рамках суток итогового завершения каких-либо трудовых отношений;
- по заявлению специалиста частной или государственной компании – не позже, чем через 3 дня после написания работником соответствующей заявки.
Цифровой вариант бумаги формы «СТД-Р» – это официальный документ, обладающей юридической силой, аналогичной письменной форме того же бланка.
Сформировать выписку из электронной трудовой книжки (СТД-Р)
Получить бланк из трудовой книжки, как в письменном, так и в электронном формате, можно и с задействованием соответствующего раздела компании работодателя. Для того чтобы начать процесс оформления соответствующих документов, сотрудник должен написать заявление на имя руководителя организации, в рамках которого также следует указать предпочитаемый формат документов, необходимых для выдачи – в письменном или электронном виде.
Как уже говорилось ранее, на территории Российской Федерации, начиная с 2020 года, была введена в оборот система по выдаче и получению соответствующих бланков цифровом формате. Теперь, сотрудники частных и государственных компаний, получают бланк со сведениями о своей профессиональной деятельности не только у работодателя или в отделении ПФРФ, но и при помощи официального портала Госуслуги или с задействованием МФЦ.
Процесс оформления формы «СТД-Р» также доступен в электронном формате – с задействованием сервиса СБИС, на основании данных, ранее предоставленных в ПФРФ.
Возможность создания бумаг формата «СТД-Р» присутствует и в функционале сервиса СБИС 2.4:
- Для начала потребуется открыть отчет «СЗВ-ТД».
- На заглавной странице нужно перейти во вкладку «Печать СТД-Р».
- Далее следует указать параметр «Выбор сотрудника для печати».
- После реализации всех необходимых действий нужно нажать на кнопку «Печать».
Как и в предыдущем случае, в дальнейшем, работодателю остается только заверить напечатанный документ, а затем передать его конкретному сотруднику.
Создать документ формата «СТД-Р» можно с задействованием программы СБИС 2.5. Для того чтобы передать на печать документ, вам потребуется:
- Перейти в раздел отчета «СЗВ-ТД».
- На заглавной странице отчета выбрать пункт «Печать СТД-Р».
- Выбрать сотрудника для печати, а затем сохранить внесенные изменения.
- Отправить документ на печать посредством нажатия на нужную пиктограмму.
Сервис Электронная отчетность через интернет позволяет без особого труда создавать бланки «СТД-Р» по любым сотрудникам, а также работать с иной документацией подобного формата.
Выписка может потребоваться работнику для подтверждения факта наличия работы и дохода на текущий момент.
Как правило, подобные сведения гражданину нужны в следующих случаях:
- для трудоустройства на новое место работы — для подтверждения своего опыта и стажа;
- для получения различных пособий, социальных льгот — предъявляются в соцзащиту;
- для получения кредитов — предъявляются в банки;
- для оформления визы — подаются в визовые центры, консульства;
- для оформления опекунства или усыновления — подается в орган опеки и попечительства;
- прочие случаи, когда нужно подтвердить свою трудовую деятельность, например, в суд.
Раньше, когда велись только бумажные трудовые книжки, подобная выписка заказывалась сотрудником у работодателя в кадровой службе — писалось заявление, на основании которого выдавались нужные сведения. Документ оформлялся в свободном виде и отражал все записи книжки, заверялся подписью ответственного кадрового работника.
В 2021 году также можно получить выписку из электронной книжки. Для этого можно по-прежнему обратиться по месту своей работы с заявлением либо самостоятельно заказать сведения за нужный период через учетную запись на сайте госуслуг.
Также доступен способ получения через МФЦ или непосредственно сотрудников Пенсионного фонда.
Работодатель оформляет выписку по типовой форме СТД-Р.
При заказе выписки в электронном виде через госуслуги она будет подписана электронной подписью. Такой электронный документ обладает необходимой юридической силой. Форма полученного документа — СТД-ПФР.
Важно, что ПФР начал вести электронный учет только с момента получения сведений о работнике — с 2020 года. Поэтому предоставлена может быть только та информация, которая имеется.
Сведения о трудовой деятельности за более ранние периоды также можно получить. Если работодатель по-прежнему ведет бумажную книжку, то нужно обратиться за выпиской к нему. Если работник выбрал только электронный учет, то бумажная трудовая должна быть выдана владельцу, то есть при необходимости в качестве подтверждения трудового стажа за более ранние годы можно предъявлять непосредственно оригинал книжки.
Выписку из трудовой в электронном виде можно заказать непосредственно в ПФР — для этого необходимо иметь личный кабинет на сайте фонда.
Необходимо авторизоваться в личном кабинете, далее найти раздел «Электронная трудовая книжка» и выбрать «Заказать выписку о трудовой деятельности».
Документ будет предоставлен по форме СТД-ПФР, его можно распечатать или сохранить себе на компьютер.
Для получения выписки на бумаге по форме СТД-ПФР нужно обратиться лично в отделение ПФР или МФЦ с заявлением.
Чтобы получить сведения из ЭТК в МФЦ, необходимо прийти с паспортом, СНИЛСом и заполнить заявление. Если придет представитель, то понадобится паспорт и доверенность. Сотрудник МФЦ проводит ту же процедуру и получит ответ из ПФР. Но забрать его получится через несколько дней после подтверждения процедуры. На руки посетителю выдадут бумажную справку по форме СТД-ПФР.
Для заведения ЭТК достаточно обратиться к работодателю, а для просмотра — завести личный кабинет на сайте ПФР или запрашивать из нее выписку иными разрешенными способами. Такая выписка подойдет при запросе множества услуг: социальное обслуживание, кредитование и пр.
О введении в оборот подобного сервиса шли разговоры несколько последних лет. И по итогу возможность пользоваться таким сервисом открылась с начала 2020 года.
Электронная книжка предлагает бесплатный просмотр сведений о своей деятельности и стаже, подвижках по должности в любой момент времени.
Такие сведения отсылает в ПФР работодатель по заявлению работника. Значит пользование услугой пока имеет добровольный характер. Заведение электронной книжки не означает обязательного отказа от обычной. Пользоваться последней разрешается в привычном режиме. А отказавшись от бумажной трудовой, человек получить ее на руки. Даже после этого она будет служить официальным документом об опыте и стаже человека.
Список преимуществ широкий. И пока что их разрешается оценить, имея одновременно с ЭТК и бумажный экземпляр книжки. Если человеку просто интересно уточнить информацию по датам трудоустройства, точного наименования должности, своего структурного подразделения и т.д., разрешено обратиться к электронной версии книжки.
Запрашиваемая из электронной книжки выписка может пригодиться для обращения во множество сторонних структур.
Например, при необходимости взять кредит или оформить льготы можно заранее заказать эту выписку в личном кабинете ПФР или Госуслуг, лично у работодателя и при посещении МФЦ.
Другие важные преимущества:
- возможность дистанционного оформления пенсии без сбора большого числа документов;
- упрощенное оформление социальных выплат, т.к. госучреждения могут сами запрашивать трудовые сведения у ПФР;
- возможность трудоустройства на дистанционную работу, отправив потенциальному работодателю выписку из ЭТК для подтверждения опыта;
- минимизация ошибок благодаря заполнению и отправке работодателями в ПФР унифицированных форм с данными по сотрудникам.
Отмечается и неплохой уровень безопасности для личных сведений граждан.
Как получить сведения из электронной трудовой книжки
Посмотреть саму книжку через интернет разрешается на сайте ПФР.
А получить выписку отсюда — по разным каналам. В том числе через Госуслуги. Нужно только не перепутать две разные услуги, предлагаемые этим порталом: заказ извещения о состоянии лицевого счета ПФР и выписка из ЭТК. Первая предлагалась к формированию задолго до появления электронных книжек. В ней представлены сведения об отчислениях в ПФР от работодателей.
На сайте ПФ для просмотра электронной трудовой придется зарегистрировать личный кабинет пользователя.
Процесс не отличается сложностью, зато предоставляет массу возможностей для пользователя.
В кабинете разрешается просматривать не только информацию о трудоустройстве и стаже, но также информацию о пенсии, назначенных социальных льготах (если они проходят и выдаются через систему ПФ, а не другие государственные и муниципальные службы).
Несмотря на наличие электронных книжек, не запрещается обращаться к работодателю для получения отсюда выписки. Представитель работодателя или сам руководитель не будет предоставлять на компьютере доступа в личный кабинет ПФР (за исключением личной инициативы). Сделать это можно на своем персональном компьютере. Но запросить бумажную выписку электронной версии книжки разрешается у кадровика. Она будет точно такой же, как и на сайте ПФ. Достаточно подойти к специалисту и сказать, что вам нужна справка формата СТД-Р.
Завести такую трудовую книжку можно через работодателя, у которого человек имеет официальное трудоустройство.
Неофициальный работодатель не станет отсылать в ПФР информацию о сотруднике, который работает на предприятии фактически незаконно (без отчисления по нему налогов).
Соответственно книжки в этой ситуации быть не может. Либо она была заведена другим работодателем ранее, но тогда сведения о последующем официальном трудоустройстве в нее не войдут.
Срок перехода на электронные трудовые книжки
Как завести электронную трудовую книжку впервые
В какой программе вести электронные трудовые книжки
Можно ли завести новую трудовую книжку в 2021 году
Вид поручаемой работы в отчете СЗВ-ТД
С начала 2020 года на всех лиц, работающих по трудовым договорам, в Пенсионный фонд подаются «Сведения о трудовой деятельности» (форма СЗВ-ТД). Работодатели обязаны отчитываться по каждому работнику, в отношении которого производились какие-либо кадровые мероприятия – прием, увольнение, перевод на другую работу и т.д. Именно из этих данных, передаваемых работодателем, в ПФР формируются электронные трудовые книжки (ЭТК) на каждое лицо, зарегистрированное в системе пенсионного страхования. При этом не имеет значения, отказался ли работник от бумажной трудовой, или продолжает ее использование. Ознакомиться с данными своей ЭТК работник может разными способами, в том числе, получив выписку из трудовой книжки через «Госуслуги». Расскажем, как это сделать.
Кадровое делопроизводство / 9:30 17 декабря 2019
Подписан закон об электронных трудовых книжках
Кадровое делопроизводство / 12:00 20 июля 2021
В СЗВ-ТД следует верно отражать код профессии
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).
Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.
Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.
Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.
Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:
-
в МФЦ;
-
в ПФ РФ;
-
на портале госуслуг.
Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы
До 30 июня 2020 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.
Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму:
Уважаемый ________________!
Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении МКУ «***» передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.
В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.
Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ.
Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого МКУ «***» освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде.
|
Директор |
___________ |
/_______________________/ |
|
(подпись) |
(Ф. И. О.) |
|
С уведомлением ознакомлен |
___________ |
/_______________________/ |
|
(подпись) |
(Ф. И. О.) |
Заявление работника может быть таким:
Заявление
Прошу продолжить хранить в организации и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:
-
в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);
-
в датах приемов, переводов, увольнений;
-
в названиях организаций и должностей;
-
в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;
-
в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;
-
в записях о постоянных переводах.
В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.
Приведем пример изменений в ПВТР.
2. Прием на работу.
2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.
2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:
– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
4. Обязанности работодателя.
4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:
– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).
4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:
– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.
4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.
4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.
Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.
С 1 января 2020 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года.
К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.
С 1 января 2021 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.
Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.
Еще в прошлом в России появился новый вид документов – электронные трудовые книжки, которые пришли на смену ранее используемым бумажным. По факту это не совсем трудовые книжки – скорее запись в электронном реестре, который ведется параллельно с бумажным учетом на предприятии. Теперь работодатель обязан в электронном варианте предоставлять в Пенсионный фонд России сведения о приеме на работу новых сотрудников, об увольнении, о переводе сотрудника на другую должность, а также предоставлять данные о подаче соответствующих заявлений.
У такого решения есть несколько преимуществ:
- Быстрый доступ гражданина к своим личным данным,
- Минимальные риски, что будут допущены ошибки,
- Возможность устроиться на работу дистанционно.
Если сотрудник работал до 2021 года, то он в течение всего 2020-го года имел право выбрать, какой именно версией трудовой книжки он хочет пользоваться – электронной или бумажной. Для этого подается соответствующее заявление на имя работодателя.
Что будет с бумажной трудовой в том случае, если работник решил перейти на электронный вариант? Бумажная версия выдается работнику на руки, и в ней будет стоять соответствующая пометка.
Выбрасывать её нельзя, и вот почему: вся информация о предыдущем стаже сохраняется только в бумажной книжке. Те данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронного варианта, в личном кабинете не отображаются, то есть получить сведения о более ранних периодах невозможно.
Если вы хотите, чтобы в электронной трудовой книжке была информация за прошлые годы, то вам нужно лично обратиться в отделение ПФР с бумажным вариантом документа, и попросить внести все данные.
Как получить сведения о своей трудовой деятельности? Вся информация о трудовой деятельности гражданина РФ доступна в электронном виде. Получить её можно в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России. Если вам нужен бумажный вариант, то для этого можно обратиться к вашему работодателю, в ПФР или же в МФЦ.
Как мы уже писали, получить выписку можно в бумажном варианте через различные ведомства, а также через личный кабинет на сайте ПФР в электронном варианте. Начиная с 17 апреля 2020 года появилась еще одна возможность – просмотреть электронную трудовую можно и на портале Госуслуги.
Все нужные вам сведения можно выгрузить в виде скана бумажной выписки, сохранить и распечатать. Кроме того, выписку можно сразу отправить на вашу личную почту или почту организации, для которой вы формировали эту выписку.
Важно, что документ в обязательном порядке заверяется электронной подписью Пенсионного фонда РФ. Соответственно, выписка будет являться юридически значимым документом, и её можно будет использовать для устройства на работу, получении выплат, оформления льгот и т.д.
Для получения в территориальном органе ПФР сведений о трудовой деятельности зарегистрированным лицом подают следующие документы:
- запрос сведений, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (ИЛС);
- документ, удостоверяющий личность (паспорт).
Заявитель вместе с запросом вправе предъявить СНИЛС, но это необязательно.
В электронной версии трудовой книжки фиксируют только кадровые сведения (прием на работу, перевод на другую должность, увольнение и др.), начиная с 2020 года. Поэтому необходимо сохранять бумажную трудовую книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года.
Таким образом, данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронной, в личном кабинете (онлайн) не отображаются в принципе.
Если нужна бумажная форма выписки с рукописной подписью, или просто нет возможности зайти в учетную запись на госуслугах, то можно обратиться в отделение ПФР или МФЦ по месту жительства.
Сведения выдаются по форме СТД-ПФР, для их получения нужно заполнить типовой заявление, получить его можно по месту обращения.
Можно также оформить выписку на сайте ПФР, если есть авторизованный личный кабинет. Запрос можно подать по ссылке «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».