Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году образец для банка». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если работник перешел на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК), бумажный ее вариант выдается сотруднику на руки по запросу и при увольнении.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году при электронном способе ведения документа:
- В заявительном порядке у работодателя можно получить «Сведения о трудовой деятельности» (оформляется форма СТД-Р), но в документе будут отражены сведения только о последнем месте работы. Форма может быть выдана на бумажном носителе – она заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой и печатью (при ее наличии), ставится дата заполнения. Документ в электронном виде визируется квалифицированной ЭЦП уполномоченного лица.
- Для получения полной выписки из электронной трудовой с указанием всех мест работы необходимо обратиться в Пенсионный фонд, который выдаст форму СТД-ПФР. Подать заявку можно через отделение ПФР, а также МФЦ (выписка будет предоставлена на бумажном носителе) или портал Госуслуг (доступна только электронная форма выписки). В копии электронной трудовой указываются сведения о работнике (ФИО, его дата рождения и номер СНИЛС), формат оригинала документа (электронный или бумажный), сведения о работе. В разделе с информацией о трудоустройстве указываются наименования работодателей, виды кадровых перемещений, название и код трудовой функции, причины прекращения трудовых отношений и документальные основания для увольнения. Подготовленная выписка заверяется подписью уполномоченного должностного лица ПФР.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году
Как заверить копию трудовой книжки, если документ ведется в бумажном формате:
1. С оригинала трудовой книжки делаются копии всех заполненных страниц, включая титульный лист и вкладыш.
2. Далее возможны два варианта:
- заверение только последнего листа копии с изнаночной стороны, но при этом все страницы должны быть прошиты между собой;
- заверение каждого листа отдельно — тогда прошивать страницы не надо.
Если копия подается в другую организацию, заверительная надпись должна содержать информацию о месте хранения подлинника. Дополнительно можно указать, что сотрудник работает на указанной должности по настоящее время (этот реквизит не относится к числу обязательных). Также надо проставить дату выдачи копии.
Какой должна быть надпись, которой производится заверение трудовой книжки в 2021 году – образец:
- указывается слово «Верно», что свидетельствует об идентичности копии с оригиналом;
- указывается местонахождение оригинала трудовой – рекомендуется прописать не только наименование работодателя, но и то, что документ находится в конкретном отделе (запись о месте хранения составляется в произвольном виде, фразу разрешается менять по усмотрению нанимателя; без нее можно обойтись, если копия нужна для внутреннего пользования, но при выдаче документа с целью предъявления в другие организации этот реквизит обязателен);
- название должности ответственного за кадровое делопроизводство лица, его подпись с расшифровкой;
- дата оформления копии и печать.
Кадровое делопроизводство / 14:21 23 июня 2015
Печать в трудовой книжке обязательна
Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.
Узнайте также, как правильно исправить запись в трудовой книжке.
Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году
- Выбор способа ведения трудовой книжки: разъяснения ведомств
- Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку
- Комментарий к проекту порядка ведения и хранения трудовых книжек: чего ждать кадровикам?
При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:
- Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
- После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
- Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
- Указывается дата.
- Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.
Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:
- Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
- Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.
ВАЖНО! Обычно заверенный документ действителен 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель.
Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.
Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.
Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:
- слова о подписании документа цифровой подписью;
- номер сертификата ключа подписи;
- фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
- период годности сертификата.
Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году
Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.
Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.
- Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
- Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.
ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.
Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.
Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.
К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.
Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:
- отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
- наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
- в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
- печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.
ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.
Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.
Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.
Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.
В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.
В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.
Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:
- если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
- если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
- по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.
Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.