Порядок разработки должностных инструкций

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок разработки должностных инструкций». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

• основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
• важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
• эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
• документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Как оформить должностную инструкцию

Альфа – потому, что кандидат в работники организации лучше определит свое место в ней, если предварительно ознакомится с кругом своих обязанностей или если предложит работодателю свое видение этого места. Так или иначе, предметом обсуждения на собеседовании будет состав функций работника и обеспечивающий их выполнение баланс прав и ответственности.

Омега – потому, что ПП и ДИ являются венцом серьезного процесса под названием «организационное проектирование»: сначала определяются объекты управления, потом – методы и функции, далее – процессы, затем – необходимые роли участников процессов, и лишь в заключение из ролей формируются должности, а из должностей – подразделения. Таким образом, совокупность задач и функций подразделений, обязанностей, прав и ответственности должностей складывается только тогда, когда деятельность организации представлена достаточно подробно (ср. [20], [23]).

Подчеркнем, что ДИ следует отличать от рабочих (операционных) инструкций, которые описывают последовательность действий на данном рабочем месте при исполнении той или иной функции, а также от методических инструкций, которые описывают методы работы вне зависимости от позиции исполнителя.

Строго говоря, ПП и ДИ будут некорректными до тех пор, пока не будет отработана вся описанная логическая цепочка. Однако, по счастливой случайности (или в результате эволюционного отбора) сложились достаточно стабильные представления о комплексах функций, которые традиционно поручаются подразделению или работнику определенного профиля. Все прекрасно понимают, чем занимаются бухгалтер, юрист, главный механик, производственно-технический или конструкторско-технологический отделы. Отраслевая специфика начинает серьезно сказываться, когда речь заходит о функциональной нагрузке рабочих или служащих и специалистов низшего звена. Но уже функции работников логистических подразделений в меньшей степени зависят от отраслевой принадлежности предприятия, а функции финансово-экономических, юридических, кадровых служб практически не зависят от нее.

Это обстоятельство и позволяет говорить об «образцах» для ПП и ДИ работников высшего звена управления или работников вспомогательных и поддерживающих подразделений.

ДИ может являться основанием для уменьшения доходов организации на сумму некоторых расходов, производимых организацией в связи с обеспечением деятельности работника при выполнении им трудовых функций, указанных в его ДИ [12]. К таким расходам могут быть, например, отнесены: транспортные расходы работника, услуги сотовой связи, оплата обучения.

Разработчик ДИ должен учесть налоговые аспекты при подготовке документа и согласовать их с бухгалтером.

Действующее законодательство РФ не определяет требований к структуре ПП и ДИ. Таким образом, организация вправе самостоятельно определить такие требования. Поэтому на практике ПП и ДИ весьма разнообразны по своей структуре.

Можно, однако, выделить минимальное «ядро» каждого документа:

Положение о структурном подразделении

1. Общие положения
2. Основные задачи
3. Функции
4. Структура
5. Взаимодействие

Должностная инструкция

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Взаимодействие
5. Ответственность

В ряде случаев в ПП включают разделы «Права» и «Ответственность», описывая в них права и ответственность руководителя подразделения. Иногда же формулируются некие «общие» права и ответственность подразделения.

На наш взгляд, первое нецелесообразно, поскольку права и ответственность руководителя подразделения уместно изложить в его ДИ. Второе же представляется некорректным, поскольку реализация права определяется волей субъекта и если речь идет о подразделении в целом, то должен быть определен механизм формирования и выражения этой коллективной воли, а если речь идет о совокупности отдельных работников подразделения, то, как правило, далеко не все из них на деле обладают одинаковыми правами; кроме того, работник, как правило, несет персональную ответственность, а потому состав его должностных обязанностей и прав так же должен быть определен персонально.

Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) [8].

Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

Порядок разработки должностных инструкций

1.1. Дается полное и сокращенное наименование структурного подразделения (далее – Подразделения).

1.2. Указывается, какому работнику Общества непосредственно подчиняется Подразделение.

В этом пункте раскрывается принцип единоначалия применительно к рассматриваемому Подразделению.

Подразделение может:

• являться самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняться непосредственно генеральному директору Общества (например: служба безопасности, юридический отдел, секретариат);
• подчиняться непосредственно какому-либо работнику Общества (например: производственно-технический отдел непосредственно подчиняется директору по производству или отдел материально-технического обеспечения непосредственно подчиняется директору по логистике);
• входить в состав какого-либо структурного подразделения и подчиняться непосредственно руководителю этого подразделения (например: отдел расчетов с персоналом входит в состав бухгалтерии и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру).

Подразделение, выполняющее функции внутреннего аудита или иные аналогичные контрольные функции, может быть непосредственно подчинено Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров.

1.3. Описывается порядок создания и расформирования Подразделения.

Здесь можно ограничиться такой формулировкой: «Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации».

Для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».

1.4. Указывается полное наименование должности руководителя Подразделения. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Подразделения (при их наличии)⁴.

Руководитель Подразделения – это работник Подразделения, руководящий его текущей деятельностью. Компетенция Руководителя Подразделения определяется его ДИ.

Методический руководитель Подразделения – работник Общества или сторонней организации (например, управляющей компании), не являющийся непосредственным или вышестоящим прямым начальником структурного подразделения или работника Общества, но в установленном в Обществе порядке дающий структурному подразделению или работнику Общества обязательные для исполнения указания, разъяснения, иные документы (в том числе, типовые документы), касающиеся методов и способов осуществления деятельности структурным подразделением или работником.

Вышестоящий прямой руководитель не указывается как методический, поскольку его указания, как по текущей деятельности, так и методического характера, транслируются работникам Подразделения по «вертикали управления» через Руководителя подразделения.

Методическое руководство возможно при матричной организационной структуре. Возможно (в редких случаях) наличие нескольких методических руководителей. Другой распространенной ситуацией является методическое руководство из корпоративного центра (управляющей компании). Например, главный бухгалтер организации непосредственно подчиняется управляющему директору, а методическое руководство его деятельностью осуществляет руководитель департамента методологии бухгалтерского и налогового учета управляющей компании.

Оперативный руководитель Подразделения – работник Общества, координирующий в оперативном порядке деятельность Подразделения и некоторых других подразделений и/или работников, дающий Подразделению обязательные для исполнения указания, касающиеся оперативной деятельности Подразделения. Например, под оперативным руководством начальника удаленного участка может находиться расположенное на территории этого участка подразделение транспортного обеспечения, подчиненное непосредственно директору по логистике. Начальник участка дает задания подразделению, определяет расстановку транспортных средств и т.п., однако не вправе давать указания, касающиеся методов работы, давать предложения по кадровому составу подразделения без согласования с директором по логистике и т.п.

При наличии методического или оперативного руководства необходим локальный нормативный акт, в котором определялись бы правила поведения работника в случае, когда указания непосредственного руководителя противоречат указаниям методического или оперативного руководителя. Если непосредственный, методический и оперативный руководители работника не согласовали свои указания, то решение должен принимать работник, в прямом подчинении которого находятся все эти руководители (как правило, генеральный директор).

1.5. Указывается порядок замещения должности руководителя Подразделения в случае его отсутствия.

Указывается:
конкретная должность работника, замещающего руководителя Подразделения (например: заместитель, один из руководителей подчиненных подразделений), или
назначение работника, замещающего руководителя Подразделением, приказом (распоряжением) генерального директора Общества.

В разделе «Функции» перечисляются функции, выполняемые Подразделением и направленные на решение поставленных перед ним задач, перечисленных в разделе «Основные задачи».

Описание функции должно кратко излагать деятельность работника Подразделения или Подразделения в целом, приводящую к определенному результату, требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.

Описание функции Подразделения начинается глаголом: «разрабатывает …», «проводит …», «организует …», «участвует в …», «ведет мониторинг …», «контролирует …» и т.п. При этом:

• «Организует …» – означает: привлекает и координирует действия структурных подразделений и/или работников Общества для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.).
• «Участвует в …» – означает: выполняет определенную часть действий (работ, мероприятий, проектов и др.) по заданию непосредственного руководителя или уполномоченного организатора совместно с другими структурными подразделениями и/или работниками Общества.
• «Обеспечивает …» – означает: поставляет (предоставляет) определенные ресурсы для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) или выполняет какие-либо действия для получения каких-либо результатов.
• «Учитывает …» – означает: в установленном порядке собирает и обобщает информацию о результатах или ходе выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.), выполняемых внутри Общества; проверяет ее достоверность, непротиворечивость и актуальность.
• «Ведет мониторинг …» – означает: собирает и обрабатывает информацию о состоянии или действиях внешних по отношению к Обществу объектов или субъектов.
• «Контролирует …» – означает: сопоставляет фактически полученные (или промежуточные) результаты выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) внутри Общества с запланированными и/или определенными соответствующим нормативным актом, задачами, критериями и т.п. (в формулировке указывается, какими конкретно) и выполняет (или инициирует) действия, направленные на минимизацию выявленных отклонений.

Например:

• Ведет мониторинг рынка транспортных услуг в регионах производственной деятельности Общества.
• Разрабатывает стратегические планы развития Общества в области оказания транспортных услуг.
• Оказывает методическую помощь работникам Общества по подготовке производственных и инвестиционных планов.
• Организует согласование документов работниками Общества в соответствии с локальными нормативными актами, регламентирующими документооборот Общества, а также в соответствии с поручениями генерального директора.
• Участвует в разработке проектов локальных нормативных актов Общества по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения.
• Учитывает поступающие денежные средства, товарно-материальные ценности и основные средства.
• Контролирует исполнение производственной программы в соответствии с требованиями заказчиков.
• Анализирует финансовые результаты деятельности Общества и участвует в разработке мероприятия по повышению рентабельности, снижению себестоимости, повышению экономической эффективности Общества.

Не рекомендуется в качестве функции указывать просто анализ чего-либо, поскольку результат этого анализа не определен. А за процесс ради процесса деньги работнику платить не стоит.

В описании функции не допускается использовать неопределенные качественные прилагательные, например: «обеспечивает правильную эксплуатацию», «оказывает качественные услуги». В таких случаях рекомендуется указывать требования (и/или нормативный документ – источник требований), которым должен отвечать результат выполнения функции, например: «обеспечивает эксплуатацию в соответствии с руководством по эксплуатации предприятия-изготовителя», «оказывает услуги в соответствии с требованиями заказчика». В случае, когда источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».

Описание функций в ПП и ДИ должно быть исчерпывающим, то есть должны быть описаны все действия, которые могут потребоваться от Подразделения или его работника. Поэтому следует каким-либо образом систематизировать описываемые функции. Например, можно перечислять функции в следующем порядке:

• функции в области разработки нормативных документов для других структурных подразделений;
• функции в области методического руководства;
• функции в области мониторинга и прогнозирования;
• функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов;
• функции в области оперативного руководства;
• прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно;
• прочие функции, выполняемые Подразделение совместно с другими структурными подразделениями Общества;
• функции в области курирования договоров (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества);
• функции в области учета и отчетности;
• функции в области контроля деятельности других работников или структурных подразделений Общества;
• функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества.

В разделе «Структура» указывается, из каких структурных подразделений состоит Подразделение, перечисляются работники Общества, находящиеся в непосредственном подчинении руководителя Подразделения; либо указывается, что «Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества». Первое удобнее тем, что из ПП можно понять, каковы ресурсы Подразделения. Второе удобнее тем, что позволяет не переутверждать ПП при изменении организационной структуры и/или штатного расписания.

Трудовое законодательство не регламентирует, как и в каких случаях допускается вносить изменения в инструкции сотрудников. ДИ относится к локальным нормативным актам, и поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Выбор законодательно обоснованной процедуры и оформление поправок — самостоятельное решение нанимателя (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). ДИ должны отражать изменения, происходящие в организации, — организационно-структурные, производственные, технологические. Кратко перечислим, в каких случаях меняется должностная инструкция сотрудников:

• утверждено новое штатное расписание;
• внесены коррективы в полномочия и обязанности;
• перевод на новую должность;
• работнику вменены дополнительные обязанности;
• организационные или технологические корректировки повлияли на условия труда.

Установленный и действующий порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от нескольких факторов:

• статуса ДИ — является она частью трудового договора или отдельным документом;
• от времени проведения — до принятия сотрудника на должность или после;
• от характера поправок — конкретизируется ли имеющаяся трудовая функция или вводится новая.

Для соблюдения юридически верной процедуры следует учитывать статус ДИ и вносимые корректировки.

Образцы должностных инструкций, правила составления и утверждения

Совсем иной действует порядок изменения должностной инструкции по инициативе работодателя, когда руководитель принял решение и вносит корректировки, не получив согласия сотрудника. В соответствии со ст. 74 ТК обязательно оформляется официальное уведомление. В тексте следует сделать обоснование: доказать необходимость перемен изменением организационных и технологических условий труда в организации.

Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.

Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.

Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации не требуется.

Успешный бизнес заключается не только в хорошем проекте и продвижении, но и в квалифицированных работниках, эффективно решающих поставленные задачи. Для качественного выполнения работы нужно понимать цели, методы и награды за достижение целей.

Должностная инструкция — это документ, четко регламентирующий обязанности, полномочия, права, квалификационные требования и поощрения. Он относится не к конкретному человеку, а к занимаемой им должности, и согласовывается с руководителями и юридическим отделом.

Задокументированные требования необходимы при росте и увеличении штата, так как позволяют рационально разделить труд, подобрать правильные кадры, контролировать выполнение, привлекать к дисциплинарной ответственности, защищать права работодателя и сотрудника.

Наличие инструкции персонала позволяет:

• Определить профессиональный образ и трудовые функции занимаемой должности;
• Эффективно организовать деятельность;
• Обозначить стоимость рабочей силы, зависимо от квалификации и сложности;
• Облегчить обучение новичков;
• Исключить повторное выполнение работ разным персоналом;
• Обеспечить взаимодействие между отделами и кадрами;
• Объективно оценить деятельность служащих;
• Обосновать взыскания при невыполнении обязанностей.

Разработка инструкций специалистов — это право предпринимателя, а не долг, однако в ряде случаем их оформление необходимо. Именно они выступают в качестве организационно-правового документа при наложении взысканий, трудовых спорах и обращении в суд.

Если их наличие не прописано для вашего предприятия, их отсутствие не расценивается как нарушение, но некоторые действия могут быть признаны незаконными (отказ соискателю по причине недостаточной квалификации, увольнение при неудовлетворительном прохождении испытательного срока, наложение штрафов и взысканий за невыполнение обязательств).

Составление должностных инструкций предусмотрено законодательно-нормативными актами для отдельных категорий:

• Частные охранники;
• Аптечные фармацевты;
• Медицинские сотрудники;
• Персонал занятый при производстве, хранении, реализации молочных продуктов.

Должностные инструкции: Что? Как? Зачем?

Обязательная процедура — двухэтапное согласование документа.

На первом этапе необходима консультация юристов для выявления возможных нарушений трудового кодекса.
На втором этапе согласовывают:

• Структурные подразделения фирмы, чтобы исключить дублирование обязанностей, информировать руководителей отделов о порядке взаимодействия между сотрудниками;
• Руководящий состав.

Должностная инструкция содержит несколько обязательных разделов:

• Общая часть;

Здесь определяется место работника в организации, кадровая структура, квалификация (стаж, образование), профессиональные требования, цель работы и нормативные акты, обязательные к соблюдению.

• Функциональные обязанности;

Тут следует регламентировать объем и характер работ, четко сформулировать обязанности, согласно ТК РФ и локальным нормативным актам. Прописать дополнительные требования. Например, повышение профессионального уровня, образование и переподготовка.

• Права;

Этим пунктом описывают права и полномочия, которыми наделен работник при выполнении работ, в том числе, использование определенных ресурсов (кадровых, финансовых, технических).

• Ответственность;

Предупреждение о юридической или административной ответственности при несоблюдении требований. Здесь необходимо перечислить возможные штрафы, депремирование или изменение оклада при нарушениях.

• Взаимодействие;

Раздел, определяющий взаимоотношения между сотрудниками и разными подразделениями компании. Зачастую тут устанавливается субординация, подчинение и порядок замещения сотрудника.

• Поощрения;

Необязательный, но рекомендованный пункт, в котором указываются формы возможного материального и морального поощрения: премии, ценные подарки, благодарности и грамоты.

Составить должностную инструкцию должны специалисты каждого отдела, так как четко сформулировать задачи может только тот, кто хорошо понимает процесс и выполняемую работу.

Нельзя включать пункты, противоречащие действующему ТК РФ и другим законодательным актам и положениям по организации труда. Например, в документе не может содержать пункт о необходимости сотрудника уволиться по определенным обстоятельствам, так как это не является трудовой функцией.

Недопустимо взыскание дисциплинарных наказаний и штрафов, не предусмотренных и не регламентированных трудовым законодательством. Такие меры будут отменены органами власти, а работодатель привлечен к ответственности.

Оценка трудовой деятельности сотрудников должна соответствовать реальности и прописываться в соответствии со справочником, профессиональными стандартами и практической нормой выработки.

• Образовательная лицензия для ИП

  232 0

  Общие рекомендации по разработке должностных инструкций

  21 ноября 2012

  В соответствии с частью 2 статьи 29 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. № 342-Ф3 «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»* — приказываю:

  1. Утвердить:

  1.1. Порядок разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации (приложение № 1).

  1.2. Примерную форму должностного регламента (должностной инструкции) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации (приложение № 2).

  2. Руководителям (начальникам) подразделений центрального аппарата МВД России**, территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации, организовать разработку и утверждение должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации в соответствии с настоящим приказом.

  3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра С.А. Герасимова.

  Министр генерал-лейтенант полиции

  В. Колокольцев

  _____________________________

  * Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 49, ст. 7020

  ** За исключением Главного командования внутренних войск МВД России.

  Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 ноября 2012 г.
  Регистрационный № 25808

  Приложение № 1
  к приказу МВД РФ
  от 25 сентября 2012 г. № 886

  1. Порядок разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации*(1) определяет процедуру разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации*(2).

  2. Порядок не регламентирует процедуру разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) руководителей (начальников) подразделений центрального аппарата МВД России*(3), территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации*(4), и их структурных подразделений, права по замещаемой должности, служебные обязанности и ответственность которых устанавливаются положениями, уставами органов, организаций, подразделений системы МВД России и их структурных подразделений.

  3. Должностные регламенты (должностные инструкции) разрабатываются индивидуально для каждого сотрудника, замещающего должность в органах, организациях, подразделениях системы МВД России, непосредственными руководителями (начальниками) сотрудников.

  4. Непосредственными руководителями (начальниками) могут разрабатываться и утверждаться с учетом положений, содержащихся в пунктах 5 — 10 Порядка должностные регламенты (должностные инструкции) по одноименным должностям. Должностные регламенты (должностные инструкции) по одноименным должностям используются для ознакомления сотрудников при назначении на одноименные должности, а также для разработки индивидуальных должностных регламентов (должностных инструкций).

  5. Разработка должностных регламентов (должностных инструкций) осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 30 ноября 2011 г. № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»*(5), иными законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в сфере внутренних дел, нормативными правовыми актами МВД России с учетом полномочий органов, организаций, подразделений системы МВД России, их структурных подразделений. Должностные регламенты (должностные инструкции) сотрудников, которым присвоены специальные звания полиции, разрабатываются с учетом Федерального закона от 7 февраля 2011 г. № 3-ФЗ «О полиции»*(6).

  6. Должностной регламент (должностная инструкция) должен (должна) содержать следующие разделы:

  6.1. Общие положения.

  6.2. Права.

  6.3. Обязанности.

  6.4. Ответственность.

  7. В разделе «Общие положения» следует предусматривать:

  7.1. Перечень основных нормативных правовых актов, правовых актов органа, организации, подразделения системы МВД России, в соответствии с которыми определяются права по замещаемой должности, служебные обязанности и ответственность сотрудника.

  7.2. Непосредственную и прямую подчиненность сотрудника при выполнении им служебных обязанностей.

  7.3. Сведения об исполнении сотрудником обязанностей по иной должности в период временного отсутствия замещающего эту должность сотрудника.

  7.4. Сведения об особенностях режима служебного времени сотрудника.

  7.5. Иные сведения с учетом особенностей осуществления профессиональной деятельности сотрудника.

  8. В разделе «Права» предусматриваются права сотрудника по замещаемой должности.

  9. В разделе «Обязанности» предусматриваются служебные обязанности сотрудника по замещаемой должности.

  10. В разделе «Ответственность» предусматривается ответственность сотрудника за несоблюдение требований, установленных законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России, а также должностного регламента (должностной инструкции).

  11. Должностные регламенты (должностные инструкции) утверждаются:

  11.1. Министром внутренних дел Российской Федерации, заместителями Министра внутренних дел Российской Федерации, руководителями (начальниками) органов, организаций, подразделений системы МВД России.

  11.2. Иными руководителями (начальниками), которым соответствующее право предоставлено Министром внутренних дел Российской Федерации, заместителями Министра внутренних дел Российской Федерации, руководителями (начальниками) органов, организаций, подразделений системы МВД России.

  12. Должностной регламент (должностная инструкция) составляется в двух экземплярах, с каждым из которых сотрудник должен быть ознакомлен под расписку. Один экземпляр передается сотруднику, другой хранится в органе, организации, подразделении системы МВД России или в их структурных подразделениях.

  _____________________________

  *(1) Далее — «Порядок».

  *(2) Далее — «сотрудник»

  *(3) За исключением Главного командования внутренних войск МВД России

  *(4) Далее — «органы, организации, подразделения системы МВД России»

  *(5) Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 49, ст. 7020.

  *(6) Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 7, ст. 900; № 27, ст. 3880; ст. 3881; № 30, ст. 4595; № 48, ст. 6730; № 49, ст. 7018; ст. 7020; ст. 7067; № 50, ст. 7352; 2012, № 26, ст. 3441.

  ---

  Установлено, как разрабатываются и утверждаются должностные регламенты (инструкции) сотрудников органов внутренних дел России. Это не касается отдельных руководителей (начальников). Речь идет о тех, права по замещаемой должности, служебные обязанности и ответственность которых устанавливаются положениями, уставами органов, организаций, подразделений системы МВД России и их структурных подразделений.

  Должностной регламент (инструкция) разрабатывается индивидуально для каждого сотрудника его непосредственным руководителем (начальником). Такой документ может издаваться и по одноименным должностям.

  Он включает 4 раздела: общие положения, права, обязанности и ответственность.

  В первом разделе приводится перечень основных правовых актов, в соответствии с которыми принят регламент. Указывается непосредственная и прямая подчиненность сотрудника при выполнении им служебных обязанностей. Отражаются особенности рабочего режима и пр.

  Должностные регламенты (инструкции) утверждаются Министром внутренних дел РФ, его заместителями, руководителями (начальниками) органов, организаций, подразделений ведомственной системы, иными уполномоченными ими лицами.

  Один экземпляр регламента (инструкции) передается сотруднику, другой хранится по месту службы.

  Приведена примерная форма регламента (инструкции).

  Контракт

  Трудовой договор

  Ответственность работника и нанимателя

  Наименование должностей и профессий

  Отпуска и свободные дни

  3.1 Определения:
  Должностная инструкция — нормативно-правовой документ, осуществляющий правовое регулирование трудовых отношений, определяющий профессиональные требования, должностные обязанности, права, служебные взаимоотношения сотрудника.
  Структурное подразделение — обособленное подразделение предприятия, наделенное собственными целями и функциями.
  Непосредственная подчиненность — указывается ближайший по организационной структуре руководитель (либо подчиненные при перечислении подчиненных сотрудников), который непосредственно определяет выполняемые задачи, планы работ для данного сотрудника (например, при наличии бюро внутри отдела, непосредственное руководство специалистом осуществляет начальник бюро, а не начальник отдела).
  Должностные обязанности — конкретные работы, выполняемые сотрудником, занимающим определенную должность.
  3.2 Сокращения:
  ПАО — публичное акционерное общество;
  СМК — система менеджмента качества;
  СТП — стандарт предприятия;
  МИ — методические инструкции;
  ОК — отдел кадров;
  ДИ — должностные инструкции.

  Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию

  4.1 Должностные инструкции определяют рациональное разделение и организацию труда работников при выполнении ими задач, определенных Положениями о подразделениях предприятия, а также Политикой в области качества ПАО «Компания».
  4.2 При разработке должностных инструкций следует учитывать классификацию служащих по выполняемым функциям: руководители, специалисты и другие служащие согласно квалификационного справочника и штатного расписания предприятия. Функции руководителей состоят в определении задач, принятии решений и осуществлении контроля их выполнения. Функции специалистов состоят в подготовке информации и документации (конструкторской, технологической, плановой, учетной), на основе которой руководители принимают решения.
  4.3 Должностные инструкции разрабатываются для всех специалистов и руководителей предприятия (включая штатные единицы временно вакантные) по каждой должности отдельно. В случае выполнения работниками, имеющими одинаковое наименование должности, различающихся трудовых функций, для них должны быть разработаны отдельные должностные инструкции, при этом в наименовании должностной инструкции в скобках должна быть указана специфика работы данного специалиста (например, должностная инструкция специалиста по кад-рам 1 категории (оформление приема, увольнения) отдела кадров).
  4.4 Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения. Должностные инструкции для дирекции разрабатываются начальником отдела кадров.
  4.5 Должностные инструкции разрабатываются и корректируются руководителем структурного подразделения в следующие сроки:
  — в случае создания нового структурного подразделения не позднее 1 месяца с даты его создания;
  — в случае необходимости внесения изменений в действующие долж-ностные инструкции (изменение наименования должности, должностных обязанностей, взаимосвязей и других основополагающих моментов) не позднее 2 недель с даты вступления в силу изменений. Порядок внесения изменений определен в соответствующем разделе настоящей Инструкции.
  4.6 Должностные инструкции согласовываются с ведущим инженером по СМК, начальником юридического отдела, начальником отдела кадров, в случае необходимости, с руководителями заинтересованных смежных подразделений, и утверждаются руководителем службы либо гене-ральным директором (для главных специалистов, заместителей генерального директора — см. приложение А). Согласующие подписи располагаются в конце текста должностной инструкции, обязательно должны быть указаны дата подписи, должность и расшифровка подписи.
  4.7 Должностная инструкция для генерального директора согласуется с ведущим инженером по СМК, начальником юридического отдела, утверждается Председателем Совета директоров предприятия.
  4.8 Согласующие подписи означают:
  — начальника отдела кадров — соответствие наименования должностной инструкции, указанных в ней наименований структурных подразделе-ний, должностей, структуры подразделения штатному расписанию; вы-полнение требований к оформлению должностной инструкции;
  — начальника юридического отдела — соответствие изложенной в должностной инструкции информации действующему законодательству;
  — ведущий инженер по СМК — соответствие должностной инструкции требованиям системы менеджмента качества.
  4.9 Срок действия должностной инструкции — с даты утверждения в тече-ние 10 лет, в случае внесения изменений — в течение 10 лет с даты внесения последнего изменения. Руководители структурных подразделений обязаны проверять корректность информации, содержащейся в должностной инструкции, не реже 1 раза в год и, в случае необходимости, вносить предложения о ее актуализации.

  5.1 Необходимые разделы должностной инструкции (очередность разделов обязательна):
  — наименование должностной инструкции с указанием наименования должности, структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием;
  — общие положения;
  — должностные обязанности;
  — профессиональные требования;
  — права;
  — служебные взаимоотношения;
  — ответственность;
  — лист регистрации изменений (форма в приложении Б);
  — лист ознакомления с должностной инструкцией (форма в приложении В).

  5.2 Текст должностной инструкции должен быть точным, не допускать различных толкований и логически последовательным.
  5.3 Первый лист должностной инструкции оформляется в соответствии с приложением Г.
  5.4 В разделе «Общие положения» должно быть указано:
  — полное (в соответствии со штатным расписанием) наименование должности;
  — квалификационные требования (к образованию и стажу работы, в случае необходимости — наличие специальной подготовки);
  — непосредственная подчиненность;
  — порядок назначения и освобождения от должности;
  — наличие подчиненных (находящихся в непосредственном подчинении, с указанием наименований должностей в соответствии со штатным расписанием)
  — порядок замещения в случае временного отсутствия работника;
  — перечень основных нормативных документов, регламентирующих работу (например, действующее законодательство, действующие нормативные и технологические документы, правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, докумен-ты системы менеджмента качества и должностная инструкция);
  — чьи устные или письменные распоряжения выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие).
  5.5 Раздел «Должностные обязанности» содержит формулировку целей работы сотрудника, направляющих его деятельность, предназначение, роль данного работника в организационной структуре предприятия. В данном разделе устанавливаются трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему указанную должность с учетом взаимосвязанности работ в соответствии с направлениями деятельности подразделения. Указываются все виды работ и требования к их выполнению, обязанности в рамках СМК предприятия. При перечислении трудовых функций уточняется, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в каких участвует совместно с другими специалистами. Должностные обязанности, которые работник выполняет самостоятельно, должны быть указаны в начале текста раздела, а в заключении — те, которые выполняются им совместно с другим персоналом. Формулировка должностных обязанностей должна быть четкой и исключать двоякое толкование, должна быть ориентирована на конечный результат деятельности.
  5.6 В разделе «Профессиональные требования» должны содержаться основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также законодательных и нормативно-правовых ак-тов, положений, инструкций и других руководящих материалов, мето-дов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.
  5.7 Раздел «Права» включает перечень прав, которыми в пределах своей компетенции может пользоваться работник при выполнении возложенных на него должностных обязанностей. В данном разделе может быть указано право:
  — на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, которые работник может решать самостоятельно);
  — на получение информации, в том числе относящейся к коммерческой тайне предприятия, персональным данным сотрудников.
  5.8 Раздел «Служебные взаимоотношения» включает описание взаимодействия работника по занимаемой должности с вышестоящим руководителем и должностными лицами других подразделений предприятия и внешними организациями. Раздел может содержать характеристику, как входящей, так и исходящей информации, которой данный сотрудник обменивается с другими подразделениями предприятия. Рекомен-дуется данный раздел представлять в виде таблицы с заголовками «Ра-ботник передает», «Работник получает»; в графах таблицы указывается наименование подразделения, вид документа, срок, периодичность (форма таблицы в приложении Д). Возможно также раскрыть взаимоотношения подразделения через перечисление подразделений, сторон-них подразделений, функционально связанных с ним, и перечислением по каким именно вопросам происходит взаимодействие. Наименования всех структурных подразделений должны соответствовать штатному расписанию.
  5.9 Раздел «Ответственность» включает характеристику основных позиций, по которым работник несет персональную ответственность перед вышестоящим руководством. Например, недостоверность подготавливаемых документов, неправильное применение нормативных документов, регламентирующих работу. В случае необходимости подчеркивается также степень ответственности — полная или частичная.

  6.1 Разделы должностной инструкции могут делиться на пункты, пункты при необходимости могут делиться на подпункты. Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами (например, 5, 5.1, 5.1.1).
  6.2 Заголовки разделов печатаются с прописной буквы, не подчеркиваются, выделяются полужирным шрифтом.
  6.3 Внутри пунктов и подпунктов могут содержаться перечисления, пред каждой позицией перечисления ставят дефис или строчную букву, перед которой ставится скобка (например, а), б)).
  6.4 Для текстовой части должностной инструкции используется шрифт Times New Roman № 14, полуторный междустрочный интервал.
  6.5 Все листы ДИ должны быть пронумерованы. Нумерация листов располагается в нижнем правом углу листа.

  7.1 Необходимость внесения изменений может быть вызвана производственной необходимостью (изменение организационной структуры, изменение функций подразделения) и по результатам внешних аудитов.
  7.2 Основанием для внесения изменений в действующую должностную инструкцию является служебная записка руководителя структурного подразделения, согласованная с руководителем службы, к которой относится сотрудник, чью должностную инструкцию планируется изменить, и начальником юридического отдела; служебная записка передается в отдел кадров.
  7.3 Внесение изменений в оригинал должностной инструкции осуществляет отдел кадров согласно ГОСТ 2.503-90 с оформлением извещения об изменении и служебной записки руководителю структурного подразделения о необходимости внесения изменений в копию должностной инструкции, хранящейся в подразделении.
  7.4 Изменение в должностную инструкцию вступает в силу с момента утверждения извещения об изменении, а для сотрудника, чью трудо-вую функцию регулирует измененная должностная инструкция — с даты его ознакомления с внесенными в должностную инструкцию изменениями либо, в случае его несогласия, по истечение 2 месяцев уведомления об изменении. Изменение должностной инструкции (раздел «Должностные обязанности») является изменением основных условий труда, таким образом, в случае несогласия (неподписания измененной должностной инструкции) работника с внесенными изменениями должен быть выполнен порядок, предусмотренный Трудовым кодексом Российской Федерации.
  7.5 Внесение в копию должностной инструкции, хранящейся в структурном подразделении, осуществляет руководитель структурного подраз-деления на основании представленного отделом кадров извещения об изменении не позднее 1 недели с даты получения извещения.
  7.6 Информация о внесенных изменениях указывается в листе регистрации изменений (отделом кадров в оригинале должностной инструкции, руководителем структурного подразделения — в копии, хранящейся в подразделении), то есть, проставляется порядковый номер изменения, дата внесения изменения, подпись лица, вносившего изменения, регистрационный номер изменения. Лист регистрации изменений обязателен для всех должностных инструкций, является предпоследней (перед листом ознакомления) страницей документа и оформляется в соответствии с приложением Б.
  7.7 Руководитель структурного подразделения обязан ознакомить соответствующий персонал подчиненного подразделения с изменением должностной инструкции под роспись в листе ознакомления в течение 7 дней после получения извещения об изменении, копия листа ознакомления передается в отдел кадров и подшивается к оригиналу должностной инструкции, хранящемся в отделе кадров.
  7.8 В случае необходимости корректировки более чем трех листов действующей должностной инструкции, изменения не вносятся, а долж-ностная инструкция полностью актуализируется и переутверждается. Процедура переутверждения аналогична процедуре разработки новой должностной инструкции. В случае переутверждения на первом листе новой должностной инструкции после утверждающей подписи указывается взамен какой (регистрационный номер, дата) должностной инструкции она разработана (например, «Взамен ДИ № 51-01-01 от 12.02.2018 года»).

  Должностная инструкция: порядок оформления

  9.1 Контроль соблюдения требований данной методической инструкции возлагается на отдел кадров.
  9.2 В целях контроля отдел кадров проводит проверки подразделений не реже 1 раза в год с оформлением протокола проверки (протокол включает в себя данные о соблюдении требований МИ СМК 5-001 и МИ СМК 5-002, форма в приложении И).
  9.3 Результаты проверок подразделений доводятся до сведения руководителя соответствующей службы.
  9.4 В случае необходимости отклонения от требований данной методической инструкции должны быть устранены руководителем подразделения не позднее даты, указанной в протоколе проверки. В случае несо-блюдения сроков устранения замечаний возможно наложение дисци-плинарного взыскания на руководителя структурного подразделения.

  Начальник отдела кадров

  Согласовано:

  Первый заместитель
  генерального директора

  Начальник юридического отдела

  Ведущий инженер по СМК

  Приложение А
  (сравочное)
  Список должностей, инструкции для которых
  утверждаются генеральным директором
  1. Первый заместитель генерального директора;
  2. Заместитель генерального директора — начальник службы безопасности;
  3. Главный инженер;
  4. Главный бухгалтер;
  5. Коммерческий директор;
  6. Директор по производству;
  7. Директор по технологии и качеству;
  8. Директор литейного завода;
  9. Директор по экономике;
  10. Финансовый директор;
  11. Заместитель коммерческого директора по рекламе;
  12. Начальник транспортно-складского управления — заместитель коммерческого директора;
  13. Начальник конструкторско-технологического центра — главный технолог;
  14. Главные специалисты;
  15. Заместитель директора по качеству — начальник отдела технического контроля;
  16. Начальники цехов, отделов;
  17. Начальник центральной измерительной лаборатории — главный метролог.

  В Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.

  Согласно Современному экономическому словарю^[1] должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. А в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3042‑6‑0 говорится, что должностная инструкция – это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.

  Должностная инструкция необходима и работодателю, и работнику. Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Обратите внимание, что инструкция разрабатывается именно для конкретной должности, а не для конкретного работника.

  Согласно указанному письму отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

  Внесем ясность в данную формулировку. В соответствии со ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2^[2] понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.

  Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.

  В силу ст. 192 ТК РФ дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, прежде, чем привлечь работника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен обратиться к должностной инструкции.

  Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.

  В организации также могут быть работники, занимающие одинаковые должности, но имеющие разные оклады. Это неправильно, поскольку в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен обеспечить равную плату за труд равной ценности. И в этом случае именно должностные инструкции будут доказательством того, что права работников не нарушены. Для этого в инструкциях следует отразить показатели качества труда, влияющие на заработную плату: разные должностные обязанности, разный объем выполняемой работы, квалификационные требования и др. (Но все же во избежание сложностей с контролирующими органами в названия одинаковых должностей рекомендуем вводить слова «старший», «ведущий» и т. п.)

  Должностные инструкции также помогают обосновать некоторые расходы – транспортные (для лиц, чья работа имеет разъездной характер), на сотовую связь и т. п. Большое значение имеют инструкции в случаях привлечения работников по гражданско-правовым договорам для выполнения задач, которые не входят в должностные обязанности штатных сотрудников.

  Таким образом, основными целями создания должностных инструкций являются:

  • четкая и подробная формулировка трудовой функции работников;
  • определение необходимой квалификации работников;
  • установление обязанности работников повышать квалификацию;
  • определение порядка взаимодействия работников;
  • обоснование привлечения к дисциплинарной ответственности;
  • обоснование возмещения транспортных или других расходов.

  Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности. При этом работодатель ссылается на существование тарифно-квалификационных справочников, в которых установлены требования к различным категориям работников. И это не будет нарушением трудового законодательства. Но, используя должностные инструкции, работодатель облегчает жизнь в первую очередь самому себе, ведь преимущества, как говорится, налицо.

  Итак, первоначально разрабатывается проект инструкции. Затем он, как правило, согласовывается с юридическим отделом, проходя проверку соответствия законодательству, с финансовой службой и другими подразделениями организации, с которыми сотрудник, занимающий данную должность, будет взаимодействовать. Мнение согласовывающих лиц может быть зафиксировано на листе согласования, прилагаемом к инструкции, с учетом которых в нее в последующем вносятся (не вносятся) изменения. После внесения изменений инструкция вновь проходит процедуру согласования.

  Может возникнуть вопрос: а нужно ли должностные инструкции согласовывать с профсоюзным органом, если он есть? В силу ст. 8 ТК РФ в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такового). Но является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Поскольку Трудовой кодекс не дает определения, что конкретно относится к данным актам, мнения специалистов по этому вопросу расходятся: одни считают, что если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору – то это локальный нормативный акт, другие называют должностную инструкцию «подлокальным» нормативным актом, по разъяснению же Роструда должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ (Письмо № 3520‑6‑1).

  В любом случае ни ТК РФ, ни другими федеральными законами и нормативными правовыми актами согласование должностных инструкций с представительным органом работников не установлено. И если коллективным договором или соглашением это не предусмотрено – согласование не требуется.

  Итак, после утверждения инструкции руководителем она заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций. Оригинал инструкции обычно хранится в отделе кадров, а заверенная надлежащим образом копия – у руководителя подразделения.

  Вводить инструкцию в действие приказом руководителя не нужно, если только при изменении ее положений не придется вносить изменения в трудовой договор. Но об этом позже.

  Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией. Если работник знакомится с инструкцией до подписания трудового договора, в договоре необходимо предусмотреть строку «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен», под которой работник ставит подпись. Если же инструкция вступила в силу в период трудовой деятельности, факт ознакомления фиксируется в листе ознакомления, который прилагается к инструкции и заверяется подписью работника с указанием даты. В обоих случаях копия инструкции передается работнику. Если работник отказывается подписывать инструкцию, составляется соответствующий акт.

  В процессе деятельности организации постоянно происходят какие‑либо изменения: кадровые, структурные, в производственном процессе и т. п. Зачастую такие изменения отражаются на функциональных обязанностях работников, установленных должностной инструкцией. Тогда возникает необходимость внести в нее изменения. Как правильно это сделать?

  Прежде всего отметим, что инициировать внесение изменений может любое заинтересованное лицо: работодатель, руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, руководитель подразделения, которое взаимодействует с работником, и, наконец, сам работник.

  Предложение оформляется в виде заявления работника, предложения работодателя или служебной записки начальника отдела. Если сторона, которой было направлено предложение, согласна на такие изменения, остается их только оформить. Здесь важно определить, повлекут ли изменения должностной инструкции изменения должностных обязанностей, которые, в свою очередь, могут повлечь изменение трудовой функции работника, определенной трудовым договором. Поскольку при изменении трудовой функции работника должен осуществляться перевод его на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ). А перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ.

  Таким образом, работодатель не может в одностороннем порядке изменить должностные обязанности работника или дополнить инструкцию новыми обязанностями. Это возможно только в порядке ст. 72 ТК РФ – заключается письменное соглашение сторон, о чем работник предупреждается заранее. В Письме Роструда от 31.10.2007 № 4412‑6 по этому поводу говорится следующее: внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Кроме этого, в письме разъясняется, что если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно одновременно вносить изменения в договор и инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, когда требуется уточнить или конкретизировать некоторые обязанности работника: вместо «обеспечивать сохранность документов» – «хранить документы в специальном шкафу, выдавать на основании служебной записки» и т. п.

  Единого правового акта, устанавливающего порядок составления и оформления должностной инструкции, нет. За основу при рассмотрении данного вопроса возьмем методический материал, рекомендованный Управлением общеобразовательных учреждений и инспектирования Минобразования для использования при разработке локальных актов образовательного учреждения.

  При составлении должностных инструкций работников необходимо учитывать уставные документы учреждения, в которых закреплены его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы. При распределении между работниками обязанностей необходимо следить, чтобы не было их дублирования и сохранялась последовательность выполнения операций, причем сложные операции закрепляются за работниками более высокой квалификации. Каждый работник должен быть наделен правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

  Как правило, должностная инструкция руководителя или работника содержит пять разделов:

  1. Общие положения.
  2. Основные задачи.
  3. Права.
  4. Ответственность.
  5. Требования к работнику.

  Сборник должностных инструкций

  В рассмотренном выше порядке принимаются должностные инструкции в виде отдельного документа. Возможен также вариант оформления должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору, однако он более приемлем для коммерческих организаций с небольшим количеством одинаковых должностей и возможностью установить должностные обязанности под конкретного работника. В бюджетных организациях рекомендуется оформлять должностную инструкцию в виде отдельного документа.

  В результате кадровых изменений, а также при принятии новых федеральных и локальных нормативных актов, может возникнуть необходимость внесения изменений в инструкцию.

  При внесении изменений следует учитывать следующие моменты:

  • В какой форме составлена инструкция;
  • Приводят ли изменения к изменению трудовых функций работника;
  • Согласен ли работник с изменением положений инструкции (данный пункт особенно актуален, если в результате изменений у работника появляются новые должностные обязанности).

  Если инструкция разработана и утверждена в форме отдельного документа и вносимые изменения не влекут за собой изменение трудовой функции, а только конкретизирует некоторые обязанности работника, то работодатель может разработать и утвердить новую инструкцию не запрашивая согласия работника.

  Копия новый инструкции выдается работнику под роспись. Старую должностную инструкцию рекомендуется изъять и утилизировать.

  Если вносимые изменения влекут изменение трудовых обязанностей или появление новых должностных обязанностей, то получение согласия работника необходимо. Изменения в этом случае вносятся в порядке ст. 72 ТК РФ по соглашению сторон.

  Если инструкция была разработана в форме приложения к трудовому договору, то внесение изменений может быть связано с изменением обязательных условий договора. О вносимых изменения работника нужно надо уведомить в письменном виде не менее чем за 2 месяца.

  При согласие работника изменения вносятся в порядке, установленном ст. 72 ТК РФ. В противном случае работник может подлежать увольнению в порядке ст. 74 ТК РФ по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Однако у работодателя должны иметься основания для изменений (изменение организационных или технологических условий труда). До увольнения работодатель обязан предложить работнику перевод на другую вакантную должность.

  При внесении изменений в должностную инструкцию работодатель издает приказ. При этом работодатель может утвердить либо новую инструкцию, либо внесенные изменения в старую.

  Если инструкция являлась приложением к трудовому договору, то изменения вносятся в оба указаниях документа, с помощью заключения дополнительного соглашения с работником.

  Рассмотрим причины необходимости разработки должностных инструкций.

  Обоснованный отказ в приеме на работу

  Трудовое законодательство запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора.

  Обосновать отказ можно, например, не соответствие деловых качеств и состояния здоровья работника требованиям предъявляем к вакантной должности.

  Под деловыми качествами, в данном случае будет пониматься способность работника выполнять трудовую фикцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, уровня образования, опыта работы по данной специальности, в данной отрасли).

  Таким образом именно наличие требований, указанных в инструкции поможет избежать работодателю судебных разбирательств.

  Привлечение работника к дисциплинарной ответственности

  В соответствии со ст. 192 ТК РФ дисциплинарным проступком является неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей.

  Если трудовые обязанности не утверждены работодателем в форме должностной инструкции, то привлечение работника к ответственности будет затруднительно.

  Работник легко может оспорить такие действия работодателя обратившись в суд. Более того, при обращение работника в трудовую инспекцию, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства.

  Увольнение работника, не прошедшего испытание

  В трудовом договоре может быть предусмотрен испытательный период, в целях проверки соответствия работника поручаемой работе (ст. 70 ТК РФ).

  При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения испытательного срока расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за 3 дня, указав причины, послужившие основанием для признания данного работника не выдержавшим испытание (ст. 71 ТК РФ).

  Основанием, в данном случае, может случить не выполнение или не надлежащие исполнение работником трудовых обязанностей, указанных в должностной инструкции или трудовом договоре.

  Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

  Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

  Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

  Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

  Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

  • закрепления видов работы, специализации работника;
  • установления квалификационных требований по отдельной должности;
  • устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
  • установления взаимосвязей отдельных должностей;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • установления их меры ответственности;
  • оценки деятельности каждого отдельного работника.

  Нормативная база для создания

  При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

  Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

  Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

  Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

  Ознакомление работника с документом

  В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

  Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

  Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

  Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

  В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

  • ПОДБОР И АДАПТАЦИЯ
  • КОМПЕНСАЦИИ И ЛЬГОТЫ
  • ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ
  • ОЦЕНКА ПЕРСОНАЛА
  • УЧЕТ КАДРОВ
  • КУЛЬТУРА И КОММУНИКАЦИИ
  • HR-ДИРЕКТОРУ
  • УПРАВЛЕНЦАМ
  • ЛИЧНАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
  • ОТ HR-АКАДЕМИКОВ
  • КОЛОНКА ЮЛИИ ЧЕМЕРИНСКОЙ

  В целях регламентации организационно-правового положения работника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности собственником или уполномоченным им органом (далее – работодатель) разрабатываются и утверждаются должностные инструкции.

  В зависимости от специфики деятельности предприятия работодателем также могут разрабатываться рабочие инструкции для технических работников и рабочих.

  Должностные инструкции имеют статус локального нормативного документа, то есть действующего в пределах конкретного предприятия, которые определяют требования к определенной категории работников, обеспечивают рациональное распределение обязанностей между работниками, а также являются одним из оснований для объективной оценки их работы и для применения мер дисциплинарной ответственности.

  Разрабатываются должностные инструкции в соответствии с требованиями действующего законодательства, на основании Справочника квалификационных характеристик профессий работников, представляющего собой систематизированный сборник описаний профессий, приведенных в Классификаторе профессий ГК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребполитики Украины от 28.07.2010 г. № 327. Выпуски указанного справочника, которые утверждены и применяются в настоящее время, приведены в списке документов к данному материалу.

  Обязательность должностной инструкции

  Должностные инструкции разрабатываются, как правило, руководителями структурных подразделений (начальниками отделов, управлений и др.), или работниками отдела кадров, или специально созданной рабочей группой специалистов в сфере управления, трудового права и соответствующего направления деятельности предприятия.

  В целях организации работы по разработке должностных инструкций руководителем предприятия может быть издан соответствующий приказ, которым определяется как перечень должностей работников, в отношении которых должны быть разработаны должностные инструкции, так и перечень исполнителей, а также сроки выполнения такого приказа.

  Разработанный проект должностной инструкции подписывается руководителем структурного подразделения (руководителем отдела кадров, членами рабочей группы) и утверждается руководителем предприятия.

  После утверждения оригинал должностной инструкции передается в отдел кадров (где он и хранится в дальнейшем) для ознакомления с ней работников под роспись с указанием Ф.И.О., должности и даты ознакомления. При этом ознакомление проводится в порядке, установленном на предприятии: или в листке ознакомления с должностной инструкцией, прилагаемом к ней, или в журнале ознакомления работников с нормативными документами предприятия, или в ином порядке, установленном на предприятии.

  Копии должностной инструкции передаются руководителю структурного подразделения и работнику, занимающему определенную должность.

  В дальнейшем с должностной инструкцией в вышеуказанном порядке ознакамливаются и все вновь принимаемые работники на данную должность, а также работники, переведенные на данную должность в порядке перевода и в других случаях.

  Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием (см. письмо Минтруда Украины от 03.10.2005 г. № 36-508). Исключение в этом случае могут составлять должности некоторых руководителей, правовое положение которых определено уставом предприятия, или положением соответствующего структурного подразделения (например, положением о филиале), в котором указаны основные задачи, обязанности, права и ответственность определенного должностного лица за выполнение возложенных на них функций (обязанностей).

  При разработке должностных инструкций следует учитывать, что квалификационные характеристики каждой должности состоят из следующих разделов:

  • общие положения ;
  • должностные обязанности (задачи и обязанности);
  • права;
  • ответственность;
  • должен знать;
  • квалификационные требования;
  • взаимоотношения по должности (профессии).

  В заголовке должностной инструкции указывается название должности (профессии), которое должно соответствовать профессиональному названию работы, предусмотренной Классификатором профессий ГК 003:2010. Однако является недопустимым указывать в заголовке должностной инструкции фамилию, имя и отчество работника (работников), занимающих данную должность (см. Образец документа: должностная инструкция).

  Должностные инструкции имеют статус локального нормативного документа, определяющего требования к конкретным должностным лицам, обеспечивающего рациональное распределение обязанностей между работниками. Кроме того, должностные инструкции являются основанием для объективного оценивания работы работников, а также являются нормативной основой для применения к работникам мер воздействия, привлечения к дисциплинарной ответственности.

  Требования должностных инструкций учитываются при приеме работников на работу, а также при проведении аттестации.

  Должностная инструкция является постоянно действующим документом. Однако в нее могут вноситься дополнения или изменения в случае перераспределения обязанностей между работниками, сокращения штата, изменения штатного расписания , изменения наименования, как предприятия, так и структурного подразделения, а также наименования должности. При этом в случае внесения дополнений или изменений должностная инструкция подлежит как утверждению в вышеуказанном порядке руководителем предприятия, так и ознакомлению с ней работников. Если дополнения или изменения должностной инструкции влекут за собой перераспределение обязанностей, сокращение или изменение штата работников, то работники должны быть ознакомлены с ними не позднее, чем за два месяца до внесения таких изменений (дополнений).

  Сроки хранения должностных инструкций определены приказом Главархива от 20.07.98 г. № 41, которым утвержден Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности предприятия, с указанием сроков их хранения. Так для должностных инструкций установлен срок хранения 3 года после их замены новыми.

  Образец документа: должностная инструкция

  Курсы бухгалтерии для руководителей
  Услуги кураторства
  Тренинг-семинар «Как получить работу бухгалтера»
  Курсы бухгалтеров с трудоустройством
  Курсы 3D Max + VRay

  Другие материалы по теме:
  обязанности, ответственность, задачи, должность, проект, работники, требования, должности, общие положения, также, приказ, которые, распределение, права, подразделения, общие, изменения, справочника, работы, справочник., порядок, документов, справочник, документа, документ

  Материалы из раздела: Бухгалтеру / Должностные инструкции

  Другие материалы по теме:

  Общесистемные механизмы и принципы

  Основные элементы подсистемы. Горизонт и периодичность планирования

  Общие положения

  Общие положения

  Источники данных для расчетов бюджетирования

  
  

  Похожие записи:

  • Особенности заключения трудового договора с инвалидом 3 группы
  • Выходные в сентябре 2021 года в Крыму
  • Принят ли закон об индексации пенсий работающим пенсионерам в 2021 году