Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Официальное письмо о срыве поставки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если у организации есть специальные бланки с указанием реквизитов, то всю исходящую документацию лучше составлять на них. Если же таковых нет, то не помешает указать их в заглавии письма. Контрагент имеет право знать, какая из поставок задерживается и от какой организации.
Возможно, при своевременном уведомлении организация-заказчик сумеет организовать работу так, чтобы минимизировать последствия задержки поставки какого-либо товара.
Письмо имеет достаточно простой вид:
- Реквизиты организации-поставщика.
- Обращение к заказчику (лучше конкретно к руководителю и по имени-отчеству).
- Причины задержки товара.
- Ориентировочные (либо точные) сроки, когда материальные ценности поступят на склад или к заказчику.
- Ссылка на договор, по которому осуществляются поставки.
- При наличии форс-мажора, указанного в договоре, ссылка на конкретные пункты.
- Подпись руководителя, печать организации.
Письмо о задержке поставки товара
В первой части документа подразумевается обращение к конкретному лицу. Чаще всего это руководитель компании-партнера. Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов. В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов.
Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской. Все будет зависеть от ситуации. Можно ограничиться общими фразами. Например:
- «Возникли проблемы на таможне.»
- «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
- «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».
- «Из-за проблем компании-партнера и пр.».
Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара. Естественно, каждое подобное письмо должно сопровождаться искренними извинениями.
Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Если в организации есть такая практика, то ему присваивается собственный номер. Так легче будет восстановить ход переписки.
Кроме того, отметка в журнале (с подписями ответственных за доставку лиц) будет прямым доказательством существования такого документа при возможных судебных разбирательствах.
Письмо будет воспринято лучше, если поставщик в нем указывает:
- Форс-мажорные обстоятельства. Если они произошли, должны быть четко описаны в документе.
- Также, помимо этого, следует указать дату, к которому числу товар будет у заказчика. Даже если она приблизительная. Сообщения с конкретикой воспринимаются намного лучше.
- Гарантии и заверения. Можно указать, что, как только товар появится на складе, он тут же будет отправлен заказчику.
Есть много способов «подсластить пилюлю». Самый действенный метод – выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем. Например, можно указать, что:
- В будущем логистическая компания (которая является причиной задержки) будет заменена на другую.
- Будет введена автоматизация процесса поставок (если сбой произошел из-за человеческого фактора).
- Будет перезаключаться договор либо к нему будут изданы дополнения.
Письмо о задержке поставки товара от поставщика
Утвержденной формы письмо о задержке поставки товара от поставщика нет, поэтому вы можете разработать собственную форму или воспользоваться нашим образцом, который мы приведем ниже.
Подписывается такое письмо руководителем организации-поставщика.
Так как в некоторых случаях просрочка может служить основанием для одностороннего расторжения договора покупателем, лучше доставить письмо о продлении срока поставки товаров в кратчайшие сроки – то есть вручить лично руководителю организации-покупателю или ее уполномоченному представителю. Не забудьте при этом иметь при себе второй экземпляр такого письма, чтобы покупатель поставил на нем отметку о получении – этот экземпляр останется у вас. Также можно направить письмо о продлении сроков поставки товара по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.
Конечно, это письмо можно направить и по электронке, но только в том случае, если вы будете уверены, что его получит уполномоченное лицо (руководитель организации-покупателя).
Здесь есть фишка: всегда лучше, если извинения приносит не простой менеджер, а руководитель. Если не владелец, то хотя бы директор или старший менеджер. Так вы дадите человеку понять, что он очень важен для компании, раз ему звонит руководство.
Здесь тоже есть тонкий психологический момент. Еще Дейл Карнеги писал о том, как нужно сообщать неприятные новости. Он рекомендовал начинать с хороших новостей, а уж потом переходить к негативу. Так можно нивелировать отрицательные эмоции и снизить градус страстей.
Итак, самое сложное позади. Осталось определить, что делать дальше. Здесь все зависит от самого покупателя. По ходу звонка он может просто отказаться от заказа, если он нужен строго к определенному времени. Это не повод забыть о нем навсегда. Нужно принять меры, чтобы человек остался вашим клиентом.
Если покупатель готов ждать дальше, это хорошо — значит, он остался лоялен к вам. Или сроки ему не принципиальны. Но есть и другие варианты:
- предложите человеку забрать заказ самостоятельно, если это возможно. Пусть приедет в магазин или на склад лично, а не ждет курьера;
- предложите встретиться с курьером на нейтральной территории;
- в конце концов, сообщите, где можно купить такой же товар.
Главное — говорить человеку реальные сроки доставки. Если заказ “завис” и вы точно не знаете, когда он доедет — скажите об этом прямо. Накосячите во второй раз — снисхождения можно не ждать.
Допустим, разрулить ситуацию не удалось. Покупатель ушел, хлопнув дверью. И начал изливать свое негодование в социальных сетях, на сайтах отзывов и по другим каналам. С этим тоже нужно что-то делать, иначе возможны серьезные репутационные риски:
- обязательно отвечайте на все негативные комментарии. В том же ключе, в котором разговаривали с покупателем по телефону. Признайте совершенную ошибку, объясните, почему так получилось. Пусть это видят другие пользователи;
- ни в коем случае не удаляйте гневные отзывы. Сделаете так — к ним моментально добавятся другие — о том, что вы скрываете свои косяки;
- используйте ситуацию в свою пользу. Вступите с автором комментариев в диалог: спросите, что именно ему не понравилось, получите обратную связь. Так вы продемонстрируете всем остальным свою клиентоориентированность и желание разобраться в проблеме;
- не унижайтесь и соблюдайте чувство собственного достоинства. Бесконечные оправдания и извинения выглядят нелепо. Лучше сделайте акцент на конструктиве;
- топите негатив в хороших комментариях. Плохие отзывы, так или иначе, все равно будут. Ваша задача сделать так, чтобы их было меньшинство. Собирайте позитивные отзывы, мотивируйте клиентов их писать. В любой бочке с медом есть ложка дегтя, идеальных магазинов не бывает.
Если поставщик просрочил поставку. Что делать Заказчику?
Чтобы все прошло на высоте, придерживайтесь правил:
- Не давайте клиентам выкручивать вам руки. Некоторые покупатели, почувствовав слабину, начинают требовать нереальных скидок, бесплатных услуг и прочих бонусов. Если это вам невыгодно, проще сразу отказать. Есть случаи, когда лучше потерять одного покупателя, чем разгребать последствия. Сейчас все очень быстро разлетается в сети. Сегодня пойдете навстречу одному человеку, а завтра скидок захотят все.
- Сопереживайте покупателю. Дайте ему почувствовать, что лично переживаете его проблему.
- Не обещайте невозможного. Особенно, когда ситуация от вас не зависит.
- Будьте на связи. Клиент может взять небольшую паузу и подумать, что ему делать дальше, а только потом перезвонить. Менеджер должен быть в курсе ситуации и взять трубку.
- Болезнь легче предупредить, чем лечить. Чтобы не срывать заказы, автоматизируйте продажи по максимуму. Применяйте CRM-системы, программы товароучета. Так вы сможете контролировать сотрудников, отслеживать складские остатки, мониторить поставщиков.
- Делайте выводы. Если десятки клиентов постоянно жалуются на одно и то же, значит, в работу закралась системная ошибка, которую надо устранить.
Соблюдайте эти нехитрые правила, и результат не заставит себя ждать. Удачи в онлайн-торговле!
|
Кому:__________________________________ Адрес:_________________________________ От кого________________________________ Адрес:_________________________________ |
ПРЕТЕНЗИЯ
при нарушении срока передачи товара, приобретенного дистанционным способом
«____» ____________ 20___ года в Вашей организации дистанционным способом
_______________________________________________________ (посредством ознакомления с предложенным описанием товара, содержащимся в каталогах, проспектах, буклетах либо представленным на фотоснимках или посредством средств связи, или иными способами, исключающими возможность непосредственного ознакомления покупателя с товаром либо образцом товара при заключении такого договора – указать нужное)
мной был(а) заказан(а) __________________ стоимостью ________________ рублей ____ копеек.
(указать товар)
Оплатив ________, я свои обязанности по договору выполнил(а).
Срок доставки по договору _____ дней.
Однако обязательство по передаче товара Вашей организацией до настоящего момента не исполнено (либо нарушен срок передачи на ____ дней).
В соответствии с п. 23 Правил продажи товаров дистанционным способом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 27 сентября 2007 г. № 612 (далее – Правила), продавец обязан передать товар покупателю в порядке и сроки, которые установлены в договоре.
В соответствии с п. 3 ст. 23.1 Закона РФ от 07.02.1992 г. № 2300-I «О защите прав потребителей» (далее – Закон РФ) в случае нарушения продавцом передачи предварительно оплаченного товара он уплачивает потребителю неустойку за каждый день просрочки в размере половины процента от суммы предварительной оплаты товара.
На основании изложенного, в соответствии со ст. 23.1 Закона РФ и п. 23 Правилами продажи товаров дистанционным способом требую:______________________________, в том числе
(указать одно своих требований)[1]
неустойку в размере _________.
В случае отклонения моей претензии буду вынужден (а) обратиться в суд за защитой своих потребительских прав и, кроме вышеуказанного, буду требовать возмещения причиненных мне убытков и компенсации причиненного мне морального вреда на основании: ст.ст.13, 15 Закона РФ от 07.02.1992г. № 2300-I«О защите прав потребителей»).
Предлагаю спор решить в досудебном порядке.
Претензию прошу рассмотреть в течение 10 дней с момента получения и сообщить о результатах в письменной форме.
Дата _________________ Подпись _____________
ПОРЯДОК ВРУЧЕНИЯ ПРЕТЕНЗИИ
Один экземпляр претензии вручается руководителю (в канцелярию, секретарю) под подпись лица, принявшего документ (с указанием фамилии и должности) с отметкой о дате вручения и заверенную печатью организации на втором экземпляре, который остается у потребителя.
Если это сделать невозможно, один экземпляр направляется в адрес организации заказным письмом с уведомлением о вручении.
[1] В соответствии со ст. 23.1 Закона РФ и п. 23 Правил продажи товаров дистанционным способом, если продавец, получивший сумму предварительной оплаты в определенном договором купли-продажи размере, не исполнил обязанность по передаче товара потребителю в установленный таким договором срок, потребитель по своему выбору вправе потребовать:
- передачи оплаченного товара в установленный им новый срок;
- возврата суммы предварительной оплаты товара, не переданного продавцом
Если в договоре срок доставки товара не определен и отсутствуют возможности определить этот срок, товар должен быть передан продавцом в разумный срок.
В деловой переписке письмо с просьбой переноса даты платежа, адресованное поставщику товаров, работ и услуг (ТРУ), — документ не обязательный. Но применяется он часто. Повод для его использования — существующий или ожидаемый недостаток средств для погашения долга перед контрагентом. Заказчик указывает в документе фразу «прошу произвести оплату оставшейся суммы» или аналогичную и отправляет обращение:
- по собственной инициативе;
- в ответ на претензию поставщика.
Документ свидетельствует:
- о признании факта неоплаченной поставки ТРУ;
- готовности погасить задолженность после преодоления трудностей;
- признании сумм, подлежащих перечислению, в том числе в части оговоренных в договоре санкций;
- наличии у покупателя конкретных сроков погашения задолженности.
Наши продажи зависят от срока поставок напрямую. В промышленности клиенту нужны три вещи: качество, хорошая цена и приемлемые сроки. И мы обязаны всем этим критериям соответствовать. Если компания не может обеспечить адекватные сроки поставки, доверие к ней будет таять, как и количество заказов.
Предположим, контрагент нас подвел, в результате чего мы не получили комплектующие для электростанции. Это значит, что все остальные детали для агрегата «замораживаются» на складе. А дальше последствия идут одно за другим: нарушается ритмичность производства, клиент задерживает оплату, мы не отгружаем продукцию вовремя, рушатся финансовые показатели. Ко всему этому добавляется прореха в имидже, которую не закроют никакие официальные письма с объяснениями причин. В абсолютных цифрах замерить все эти потери довольно сложно. Но ясно, что они пугающе большие. К примеру, всего одна проблемная поставка в прошлом году сократила количество выпускаемой в месяц продукции ровно наполовину. Мы сдали 60 установок, хотя спокойно можем сдать 120.
При выборе поставщика мы обращаем внимание на то, как долго он работает на рынке и как быстро исполняет заказы.
Отзывы о компании можно легко получить в открытых источниках, на смежных производствах или даже у клиентов — информация в отрасли распространяется быстро. Но лучше, конечно, назначить личную встречу, чтобы познакомиться с руководством, осмотреть цех, особенно если речь идет о крупном и дорогом заказе.
Умалчивание проблем — опасный фактор, который может сыграть против будущего сотрудничества. Мы требуем честно сообщать о том, как у партнера идут дела, чтобы не встретиться с тем, кто любит рапортовать об отличных результатах, а потом не сдавать продукцию в срок. Пусть лучше будут с нами откровенны, чтобы в случае форс-мажора мы успели принять меры.
Форма претензии за нарушение сроков поставки
Диверсификация поставщиков — чуть ли не самый проверенный способ предотвратить срыв сроков. Когда в процессе работы появляются признаки того, что поставки могут быть задержаны, мы начинаем прорабатывать «запасных» производителей и сообщаем об этом основному поставщику. Иногда сама эта новость стимулирует партнера не пренебрегать сроками, а иногда все же приходится уходить к другому контрагенту. Мы стараемся не зависеть от одного поставщика, всегда находим альтернативу. Если какие-то «одиночки» у нас и остались, то это производители узкоспециального оборудования. В этой категории отойти от схемы «один поставщик на один продукт» гораздо сложнее. Всем партнерам мы присваиваем статус надежности — от А до С. Если контрагент получил категорию С как самый ненадежный, то к нему мы будем обращаться в последнюю очередь. Подобное ранжирование — очень полезный внутренний инструмент.
Борьба с задержкой поставки начинается еще на стадии заключения контракта. Мы помогаем партнеру настроиться на долгосрочное сотрудничество, объясняем, что мы производители с большой клиентской базой и большими заказами. Соответственно, если все получится в срок, то подобные заказы продолжатся на регулярной основе. В течение всего срока поставки мы держим поставщика в тонусе: звоним, напоминаем о себе, торопим.
Если предупредительные меры все же не срабатывают и поставщик срывает срок, то далее возможны несколько сценариев. Например, мы можем поверить на слово, что задержка займет не больше двух дней. Можем написать официальное письмо. Можем лично выехать к поставщику. Если в договоре были прописаны штрафные санкции, то мы вынуждены прибегнуть к ним. В любом случае мы всегда требуем предоставить нам скидку или возместить убытки.
У партнера не должно возникнуть впечатления, что можно оставить ситуацию без последствий. Однажды контрагент забыл вложить в посылку одну деталь, в результате нам пришлось доставлять ее отдельно самолетом, чтобы успеть в срок. Но за это мы получили деталь бесплатно.
Сами поставщики обычно оправдывают срыв сроков сбоями на производстве, поломками оборудования или чрезмерным количеством заказов. Часто они перекладывают свою вину на другого поставщика, который подвел их. Но нам не интересно, чья это вина и по какой причине произошла задержка, наша задача — максимально быстро получить продукцию. И единственный путь к этому — обеспечить правильную мотивацию для быстрого решения проблемы.
Итак, при расторжении договора поставки по инициативе одной из его сторон обязательным условием является направление ею соответствующего уведомления в адрес второй стороны. При этом в документе должна быть приведена информация об обеих сторонах соглашения, а также изложены причины, по которым договор подлежит расторжению, и указана дата направления документа в адрес контрагента.
Инструкция по составлению письма поставщику об отсрочке платежа
Письмо №1: Уважаемая Ирина Леонидовна, Приносим свои извинения за задержку обработки заказа в интернет-супермаркете «Краски» – сбой в работе был вызван кибератакой на наш главный сервис. Спешим сообщить, что на данный момент форс-мажор ликвидирован, и все запросы от 21 апреля 2018 года будут обработаны до 18:00 часов 23 апреля 2018 года.
Внимание
В качестве извинения предоставляем Вам дополнительную скидку на следующий заказ в размере 8% от общей суммы. С уважением, Алексей Юрьев, глава отдела продаж. Письмо №2: Уважаемый Валентин Михайлович, От имени компании «Крафт Делюкс» приносим свои извинения за задержку поставки заказанного Вами товара, случившейся по причине ухудшения погодных условий и возникновения транспортных проблем.
Компания, оказывающая логистические услуги, пообещала произвести компенсацию всех неудобств.
Тем же клиентам, кто, не смотря на задержку, все-таки не изменит своего решения, мы, в качестве компенсации, будем прилагать к заказанному оборудованию подарок. Подарок в компенсацию времени ожидания будет непосредственно обсуждаться с каждым клиентом и учитывать пожелания клиента.
Еще раз приносим свои извинения. С уважением, Иван Иванов Пример 3: Уважаемый Петр Петрович , Приносим извинения за задержку поставок. С вами свяжется менеджер по продажам, чтобы урегулировать данную ситуацию, чтобы не пострадали Ваши интересы.
В связи с длительными сроками не поставки товара на склад, мы сообщаем, что всем покупателям, внесшим предоплату и не готовым более ожидать поставки, мы готовы вернуть денежные средства.
Написать поставщику письмо о сроках поставки Образец письма о задержке поставки товара, доступный для скачивания ниже, иллюстрирует всю важность подобной документации для партнерских отношений компаний.
Посредством этого письма один контрагент в приемлемой форме сообщает другому о невозможности поставить товар в оговоренные сроки. Подобного рода бумаги значительно упрощают взаимодействие, предоставляя сторонам возможность вести конструктивный диалог.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма о задержке поставки товара .docСкачать образец письма о задержке поставки товара .doc Письмо о задержке поставки товара составляется в свободной форме, унифицированных бланков и типовых образцов этого документа не существует.
В письмах об оплате должны быть указаны банковские реквизиты плательщика и может быть прописан размер штрафа при нарушении обязательств. Гарантия дается в начале или конце письма.
Для этого используются такие формулировки как: настоящим письмом гарантируем, «организация (название) гарантирует», «оплату гарантируем», «выполнение условий гарантируем» 5) подпись – наименование должности, подпись и расшифровка.
В письмах связанных с оплатой так же ставится подпись главного бухгалтера или коммерческого директора 6) печать. Образец гарантийного письма Наименование организации или ИП Директору ул. д. г. 000000(индекс) Наименование организации тел.: факс: e — mail : Ф.И.
О ОКПО ОГРН ИНН/КПП дата № О поставке продукции» Просим Вас поставить партию продукции согласно заявке № от . Оплату гарантируем в срок до .
С уважением, Алексей Юрьев, глава отдела продаж. Письмо №2: Уважаемый Валентин Михайлович, От имени компании «Крафт Делюкс» приносим свои извинения за задержку поставки заказанного Вами товара, случившейся по причине ухудшения погодных условий и возникновения транспортных проблем. Компания, оказывающая логистические услуги, пообещала произвести компенсацию всех неудобств.
Отсутствие ответов от продавца может означать:
- Он не получал претензию;
- Ответ на нее еще не дошел;
- Поставщик недобросовестный, игнорирует обращение.
Поэтому необходимо:
- Удостовериться о наличии документального подтверждения отправлений.
- Позвонить или лично обратиться к поставщику, уточнить причину затягивания с ответом.
- Написать жалобу в контролирующие организации.
Во втором случае можно подождать письма, если оно объективно не дошло по почте. Чтобы снять подозрения, у отправителя следует потребовать копии ответа (или их сканы, цифровые фотографии). Если в требовании отказано, а сроки после направления претензии превысили 40 дней, следует обращаться с жалобой.
Ее необходимо направлять в следующие организации:
- Антимонопольный комитет;
- Госстандарт России;
- Госсанэпиднадзор;
- Органы по охране окружающей среды и природных ресурсов РФ;
- Управления и отделы исполнительной власти на местах, которые отвечают за защиту прав потребителей.
Жалоба составляется одна, в ней меняется только адресат или в шапке документа указываются все инстанции, в которые направляется обращение. Дополнительно можно подать заявление:
- О нарушении налоговой дисциплины – в ФНС;
- О признаках мошенничества – в полицию и прокуратуру.
Обращение в правоохранительные органы рекомендуется готовить с помощью практикующих юристов.
Подав жалобы и заявления, их копии можно направить поставщику. Такой шаг ускорит его и вынудит выполнять требования покупателя. В противном случае остается составлять исковое заявление, направлять его в суд и разрешать спор в ходе заседаний.
Письмо №1: Уважаемая Ирина Леонидовна, Приносим свои извинения за задержку обработки заказа в интернет-супермаркете «Краски» – сбой в работе был вызван кибератакой на наш главный сервис.
Спешим сообщить, что на данный момент форс-мажор ликвидирован, и все запросы от 21 апреля 2018 года будут обработаны до 18:00 часов 23 апреля 2018 года.
Внимание В качестве извинения предоставляем Вам дополнительную скидку на следующий заказ в размере 8% от общей суммы.
Есть попросить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от… (дата).
7. Внимательно посмотрели все Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы извините нам.
8. Еще раз просим прощения за лишние хлопоты.
После этого, претензия отправляется либо по почте письмом с уведомлением, либо курьеров в офис компании, где оно должно быть официально принято с входящим номером, который проставляется на вашем экземпляре, заверяется печатью организации и подписью лица, получившего жалобу.
В любом случае, это должен быть работник предприятия, обладающих определенными навыками по формированию подобного рода документов и не понаслышке знакомый с законодательством РФ.
В частности, в претензии по договору поставки в «шапку» нужно всегда вносить следующие данные:
- адреса обеих сторон.
- наименование компании-отправителя;
- название организации, к которой документ направляется;
Также бланк должен быть озаглавлен и в нем следует обязательно сделать ссылку на основной договор (номер и дату его составления).
Если нарушен договор поставок: порядок претензионной работы у поставщика
Как бы ни развивались события, уведомить о задержке поставленного товара – необходимо. Так поставщик показывает свою цивилизованность, способность к конструктивному диалогу.
- Форс-мажорные обстоятельства.
Внимание
Если они произошли, должны быть четко описаны в документе.
Можно указать, что, как только товар появится на складе, он тут же будет отправлен заказчику.
Есть много способов «подсластить пилюлю».
Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена ??со значительным опозданием. Просим простить нам 6. Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов.
Искренне просим простить нам 7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее 8. Искренне извиняемся. Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника 9.
Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован. Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила.
Вас лишний раз волноваться (за авдала. Вам лишних хлопототів). 10.
После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы нам извините. Совсем не оправдываем своей. Неуве ажности, однако надеемся, что. Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня. 11.
Транспортная компания, услугами которой мы пользуемся уже на протяжении многих лет, сообщила нам о том, что груз не прибудет на наш склад раньше чем в начале следующей недели, не ранее [дата]. В связи с длительными сроками не поставки товара на склад, мы сообщаем, что всем покупателям, внесшим предоплату и не готовым более ожидать поставки, мы готовы вернуть денежные средства.
Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом 1.
Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу 2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась 3. Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил.
Внимание
В письмах об оплате должны быть указаны банковские реквизиты плательщика и может быть прописан размер штрафа при нарушении обязательств. Гарантия дается в начале или конце письма.
Для этого используются такие формулировки как: настоящим письмом гарантируем, «организация (название) гарантирует», «оплату гарантируем», «выполнение условий гарантируем» 5) подпись – наименование должности, подпись и расшифровка.
В письмах связанных с оплатой так же ставится подпись главного бухгалтера или коммерческого директора 6) печать. Образец гарантийного письма Наименование организации или ИП Директору ул.
д. г. 000000(индекс) Наименование организации тел.: факс: e — mail : Ф.И.О ОКПО ОГРН ИНН/КПП дата № О поставке продукции» Просим Вас поставить партию продукции согласно заявке № от . Оплату гарантируем в срок до .
Чаще всего это руководитель компании-партнера. Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов. В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов.
Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской. Все будет зависеть от ситуации. Можно ограничиться общими фразами.
Например:
- «Возникли проблемы на таможне.»
- «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
- «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».
- «Из-за проблем компании-партнера и пр.».
Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара.
Важно
В связи с длительными сроками не поставки товара на склад, мы сообщаем, что всем покупателям, внесшим предоплату и не готовым более ожидать поставки, мы готовы вернуть денежные средства. Тем же клиентам, кто, не смотря на задержку, все-таки не изменит своего решения, мы, в качестве компенсации, будем прилагать к заказанному оборудованию подарок.
Подарок — в компенсацию времени ожидания будет непосредственно обсуждаться с каждым клиентом и учитывать пожелания клиента. Еще раз приносим свои извинения. С уважением,Петр Петров Письмо #3:Уважаемый Иван Иванович, Приносим извинения за задержку поставок.
С вами свяжется менеджер по продажам, чтобы урегулировать данную ситуацию, чтобы не пострадали Ваши интересы. С уважением,Петр Петров Письмо #4:Уважаемый Иван Иванович, Приношу Вам извинения за задержку поставки автомобиля.
Естественно, каждое подобное письмо должно сопровождаться искренними извинениями.
Где регистрируется Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Если в организации есть такая практика, то ему присваивается собственный номер. Так легче будет восстановить ход переписки.
Кроме того, отметка в журнале (с подписями ответственных за доставку лиц) будет прямым доказательством существования такого документа при возможных судебных разбирательствах. Возможная реакция Ни одна из организаций, естественно, не будет рада задержке поставки товара. Различные компании реагируют по-разному. Например:
- Самый лучший вариант – погашение в зародыше возникающего конфликта. Заказчик входит в положение, предлагает варианты выхода.
- Контрагент считает задержку поставки товара ударом по своим позициям, требует компенсации.
Контрагент имеет право знать, какая из поставок задерживается и от какой организации. Возможно, при своевременном уведомлении организация-заказчик сумеет организовать работу так, чтобы минимизировать последствия задержки поставки какого-либо товара. Письмо имеет достаточно простой вид:
- Реквизиты организации-поставщика.
- Обращение к заказчику (лучше конкретно к руководителю и по имени-отчеству).
- Причины задержки товара.
- Ориентировочные (либо точные) сроки, когда материальные ценности поступят на склад или к заказчику.
- Ссылка на договор, по которому осуществляются поставки.
- При наличии форс-мажора, указанного в договоре, ссылка на конкретные пункты.
- Подпись руководителя, печать организации.
Возможные причины задержки В первой части документа подразумевается обращение к конкретному лицу.
Написание претензии о непоставке товара в срок не ограничивается строгими рамками, однако, для правильного и грамотного составления претензии придерживайтесь определенного образца.
В претензии опишите договорные условия, касающиеся товара и сроков его доставки.
Также, укажите условия, которые нарушил поставщик. Опишите нарушение поставщика: не поставка товара или поставка с опозданием, поставка бракованного или дефектного товара.
К претензии приложите сопутствующую документацию, которая будет подтверждать нарушение условий договора поставщиком.
Приложите к претензии акт о расхождениях при приемке, счета и иные документы, подтверждающие наличие нарушений договора между поставщиком и заказчиком.
Укажите в претензии ваши требования. К примеру, вы можете потребовать поставить товар в срочном порядке или оплатить неустойки за непоставленный товар в указанный срок и понесенные вами убытки вследствие этого.
Обязательно напишите в претензии, что в случае отказа выполнения ваших требований, вы вынуждены будете обратиться в суд.
В судебном порядке требования устанавливаются выше, нежели в претензионном порядке. При передаче дела в суд, исковые требования будут включать в себя не только оплату убытков, но и упущенной выгоды. И все судебные расходы оплачивать будет также поставщик.
В претензии укажите, какими последствиями обернется для поставщика невыполнения претензионных требований.
Если вы предварительно внесли аванс или оплатили поставку, то в претензии выставите требование вернуть деньги или поставить товар.
Если вследствие просрочки поставки вы не хотите продолжать дальнейшие взаимодействия с поставщиком, то заявите о вашем желании расторгнуть договор.
Также, можете заявить о требовании неустойки. В статье 395 Гражданского кодекса РФ установлен размер неустойки, при условии, что в договоре не оговорена сумма неустойки.
В статье 317.1 Гражданского Кодекса Российской Федерации установлены проценты, которые вы вправе требовать, вследствие нарушения условий договора.
Вы можете составить претензию самостоятельно или прибегнуть к помощи специалистов. Помните, что правильно составленная претензия в будущем может помочь избежать судебных тяжб и ускорить решение проблемы, что сэкономит ваше время и деньги.
Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом 1.
Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу 2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась 3. Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил.
Самый действенный метод – выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем. Например, можно указать, что:
- В будущем логистическая компания (которая является причиной задержки) будет заменена на другую.
- Будет введена автоматизация процесса поставок (если сбой произошел из-за человеческого фактора).
- Будет перезаключаться договор либо к нему будут изданы дополнения.
Внимание
В письмах об оплате должны быть указаны банковские реквизиты плательщика и может быть прописан размер штрафа при нарушении обязательств. Гарантия дается в начале или конце письма.
Для этого используются такие формулировки как: настоящим письмом гарантируем, «организация (название) гарантирует», «оплату гарантируем», «выполнение условий гарантируем» 5) подпись – наименование должности, подпись и расшифровка.
В письмах связанных с оплатой так же ставится подпись главного бухгалтера или коммерческого директора 6) печать. Образец гарантийного письма Наименование организации или ИП Директору ул.
д. г. 000000(индекс) Наименование организации тел.: факс: e — mail : Ф.И.О ОКПО ОГРН ИНН/КПП дата № О поставке продукции» Просим Вас поставить партию продукции согласно заявке № от . Оплату гарантируем в срок до .
Важно
В связи с длительными сроками не поставки товара на склад, мы сообщаем, что всем покупателям, внесшим предоплату и не готовым более ожидать поставки, мы готовы вернуть денежные средства. Тем же клиентам, кто, не смотря на задержку, все-таки не изменит своего решения, мы, в качестве компенсации, будем прилагать к заказанному оборудованию подарок.
Подарок — в компенсацию времени ожидания будет непосредственно обсуждаться с каждым клиентом и учитывать пожелания клиента. Еще раз приносим свои извинения. С уважением,Петр Петров Письмо #3:Уважаемый Иван Иванович, Приносим извинения за задержку поставок.
С вами свяжется менеджер по продажам, чтобы урегулировать данную ситуацию, чтобы не пострадали Ваши интересы. С уважением,Петр Петров Письмо #4:Уважаемый Иван Иванович, Приношу Вам извинения за задержку поставки автомобиля.
Естественно, каждое подобное письмо должно сопровождаться искренними извинениями.
Где регистрируется Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Если в организации есть такая практика, то ему присваивается собственный номер. Так легче будет восстановить ход переписки.
Кроме того, отметка в журнале (с подписями ответственных за доставку лиц) будет прямым доказательством существования такого документа при возможных судебных разбирательствах. Возможная реакция Ни одна из организаций, естественно, не будет рада задержке поставки товара. Различные компании реагируют по-разному. Например:
- Самый лучший вариант – погашение в зародыше возникающего конфликта. Заказчик входит в положение, предлагает варианты выхода.
- Контрагент считает задержку поставки товара ударом по своим позициям, требует компенсации.
Контрагент имеет право знать, какая из поставок задерживается и от какой организации. Возможно, при своевременном уведомлении организация-заказчик сумеет организовать работу так, чтобы минимизировать последствия задержки поставки какого-либо товара. Письмо имеет достаточно простой вид:
- Реквизиты организации-поставщика.
- Обращение к заказчику (лучше конкретно к руководителю и по имени-отчеству).
- Причины задержки товара.
- Ориентировочные (либо точные) сроки, когда материальные ценности поступят на склад или к заказчику.
- Ссылка на договор, по которому осуществляются поставки.
- При наличии форс-мажора, указанного в договоре, ссылка на конкретные пункты.
- Подпись руководителя, печать организации.
Письмо извинение за задержку поставки Письмо #1: Уважаемый Иван Иванович , Компания ООО «Делопись.ру» приносит свои извинения за задержку в отгрузке оборудования для окраски.
В качестве компенсации, всем покупателям, заказавшим и оплатившим оборудование от [дата] мы предлагаем доставку оплаченного оборудования до дверей Вашего склада по всей России! Задержка сроком на [число] дней в поставке оборудования связана с [причина].
Еще раз примите наши искренние извинения за задержку в отгрузке товара, по вине […].
С уважением, Петр Петров Письмо #2: Уважаемый Иван Иванович , Магазин «Делопись.ру» приносит извинения своим клиента за задержку ожидаемого груза, которая вызвана затруднениями в перевозке. Транспортная компания, услугами которой мы пользуемся уже на протяжении многих лет, сообщила нам о том, что груз не прибудет на наш склад раньше чем в начале следующей недели, не ранее [дата].
Но в нашей ситуации, особенно если вы – небольшое предприятие, осуществляющее поставки более крупному предприятию, то есть возникает вероятность, что вам могут предъявить различные претензии из-за срыва поставок по каким-либо внутренним поставкам.
Если продавец уведомит покупателя заблаговременно о возможной просрочке в виду форс-мажорных обстоятельств, например по причине природных катаклизмов, то возможно ему удастся избежать ответственности в виду уважительности причины.
Как составить претензию по срокам поставки товара Претензия должна быть составлена в письменном виде и должна отражать факт просрочки в доставке товара. К ней должны быть приложены письменные доказательства, такие как акты приемки, датированные более поздней датой, чем было оговорено при заключении договора.
Претензия за просрочку доставки товара должна содержать требование по возмещению убытков в виде неустойки или пени за каждый день задержки.
Чаще всего это руководитель компании-партнера. Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов. В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов. Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской.
Все будет зависеть от ситуации. Можно ограничиться общими фразами. Например:
- «Возникли проблемы на таможне.»
- «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
- «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».
- «Из-за проблем компании-партнера и пр.».
Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара.
Справка / Гарантийное письмо Гарантийное письмо Различные организации в своей деловой переписке довольно часто используют гарантийное письмо, которое может быть адресовано как юридическому, так и физическому лицу. Оно несет в себе информацию о намерении выполнения каких-либо обязательств, будь то оплата товара или услуг, сроки поставки или выполнения работ, их качество и т.д. Гарантийное письмо должно быть составлено подробно и содержать в себе: 1) дата и регистрационный номер документа 2) адресат — должностное лицо, организация, подразделение или физическое лицо 3) тема письма — об оплате, о сроках поставки и т.д. 4) текст письма — содержит информацию о том, что именно и в какие сроки обязуется исполнить организация. В нем может быть указана ссылка на договор.
В связи с понесёнными Вами неудобствами и в качестве компенсации за них, передаём Вам скидочную карту нашего магазина, которой Вы можете воспользоваться при совершении дальнейших покупок. Надеемся, что в дальнейшем Вы останетесь нашим постоянным клиентом.С уважением, Петров.А.Т.
Такого, в свободной форме, письма будет достаточно на выражение своей обеспокоенности и уважения к партнёру. Для успешного ведения бизнеса рассылка писем-извинений идёт только на пользу отправителю.