Автоматизированная система кадрового учета

Как аутстаффинг поможет бизнесу на этапе выхода из режима карантина

458 0

Бизнес-опыт 2020: чему нас научил режим самоизоляции

652 0

Ядром практически любой программы для ведения кадрового учета является структура компании и ее штатное расписание, содержащее основные сведения: количество ставок, условия оплаты труда, график и условия труда. Уровнем ниже расположены сведения о сотрудниках предприятия: личные сведения, образование, состав семьи и прочая информация, связанная с конкретным работником.

В России полным ходом идет цифровая стройка, масштабы которой сравнимы с социалистическими пятилетками в СССР, но только строительный материал представляет собой не кирпичи и бетон, а строки кода, часы работ аналитиков и консультантов по учету.

Эти новшества коснулись и кадрового учета. Теперь отчетность сдается в электронном виде, введены электронные больничные листы, а с 2020 г. начинается переход на электронные трудовые книжки. И если раньше взаимоотношения с государством без использования бумажных бланков и документов были делом добровольным, то с течением времени стали вполне обязательными. Все это обуславливает плюсы автоматизации вообще и кадрового учета в частности.

C 2003 года наша компания специализируется на автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты в 1С:ЗУП, на примере множества реальных кейсов поможет оценить возможности и отраслевые особенности кадрового учета, для этого достаточно оставить заявку на нашем сайте или по телефону.

Если на предприятии работает 10 сотрудников, нет особой текучки или создания позиций штатного расписания по причине бурного развития, вашим кадровым документооборотом может заниматься практически любой сотрудник, и скорее всего ему не придется тратить на это большое количество времени.

А теперь представьте, что численность штата стала хотя бы 500 человек, и, допустим, это предприятие является машиностроительным заводом. На таком предприятии за неделю пройти процедуру повышения квалификации может потребоваться половине коллектива, работающей в разных цехах. Им всем придется сделать отметку в личном деле о присвоении нового разряда, а после этого обязательно создать приказ для расчетчиков о соответствующем событии, иначе как последние поймут, что работникам необходимо повысить тарифную ставку. В программе для ведения кадрового производства данная процедура при неспешном выполнении заняла бы примерно час, а вручную – около двух рабочих дней.

Шаг к современному интранету: как автоматизировать кадровые процессы

Одним из плюсов процесса перехода на программное обеспечение для кадровиков является обязательное наведение порядка в процессах самого отдела кадров, поскольку без этого автоматизация (хаоса) ничего не даст.

Не менее важно, что при использовании кадрового ПО все данные о сотрудниках хранятся в системе, к которой можно предоставить доступ ограниченному кругу лиц, а также при помощи различных отчетов получать необходимую информацию. Например, для строительных или промышленных компаний очень важно контролировать срок действия удостоверений и прочих документов, выдаваемых Ростехнадзором – аттестатов по электробезопасности или прав для управления ТС, перевозящим опасные грузы, нефтепродукты, взрывоопасные вещества и.т.п.

Кадровики и расчетчики преследуют общие цели – своевременную выплату заработной платы, составляющей правильную сумму. Безусловно, если сотрудники не ходят в отпуск, не болеют и работают за фиксированный оклад, то посчитать их зарплату можно в Excel или деревянных счетах, но такого почти не случается. Например, автопарк провел автоматизацию кадрового производства по причине принятия более сложной системы оплаты труда для водителей автобусов. Их специалисты имеют дело с расчетом зарплаты для сотрудников, которые днем могут трудиться в соответствии со 2 классом спецоценки, а после обеда становиться «вредниками» с классом 3.2, а также несколько дней находиться в простое по вине работодателя. Без многофункционального инструмента в виде программного обеспечения отдел кадров потратит на такой расчет неприемлемое по современным меркам количество времени.

На российском рынке подавляющее большинство предприятий использую для ведения кадрового учета программы компании 1С. Ее флагманским продуктом в этой области является конфигурация 1С:ЗУП 8 КОРП.

Однако существуют и другие программы для автоматизации кадрового документооборота. Рассмотрим наиболее популярные из них.

Российская разработка, содержащая функционал только кадрового учета. Позволяет вести основные операции кадрового делопроизводства:

• Штатное расписание и структура организации, в т.ч. ведение учета внештатных подразделений;
• Прием на работу и назначение на должность сотрудников;
• Учет личных сведений сотрудников;
• Журнал ведения отпускных и больничных;
• Учет кадровых переводов и перемещений;
• Учет квалификационных категорий и аттестаций;
• Кадровая отчетность предприятия.

Топ-5 программ для кадрового учета в 2021 году

С помощью правильно выбранных систем, сервисов и программ управления персоналом бизнесы и организации всех размеров могут повышать производительность, экономить деньги, контролировать продуктивность сотрудников, измерять рентабельность инвестиций, принимать обоснованные решения, улучшать взаимодействие и развивать чувство командного духа.

Эта категория программного обеспечения включает в себя широкий спектр инструментов, причём различные инструменты сосредоточены на различных аспектах управления человеческими ресурсами. Например, программные продукты для управления персоналом могут помочь в решении задач по рекламе вакансий, отбору кандидатов, проведению собеседований, найму и обучению новых сотрудников, управлению заработной платой и администрированию социальных пакетов для сотрудников.

Таким образом, компании разных отраслей с различными целями в области управления персоналом не должны иметь проблем с поиском подходящего программного продукта для своего отдела кадров.

4.

• Все регионы России
• Дистанционная форма обучения
• Доступ 24/7
• Удостоверение или Диплом установленного образца
• Доставка по Почте России бесплатно
• Регистрация всех выданных документов в ФИС ФРДО

Прежде всего руководитель предприятия должен четко осознавать, что эффективность бизнеса повышают не только компьютерные программы, но и правильные решения и действия персонала компании. При этом роль систем автоматизации заключается в своевременном предоставлении максимально полной информации для принятия соответствующих решений.

Оптимальным путем внедрения проекта автоматизации обычно является максимальное привлечение к работам по проекту сотрудников предприятия-заказчика, использующих советы и опыт специалистов компании-внедренца.

Автоматизация любого процесса — серьезный проект, требующий постоянного внимания и участия будущих пользователей. В силу слабой формализации процессов кадрового менеджмента управленческие модули информационных систем управления кадрами не диктуют жестких моделей и схем. Автоматизация отдела кадров — процесс не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики принимают недостаточное участие, а заложенные в системы «книжные» модели управления кадрами не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны для развития корпоративной системы управления кадрами.

Очень важным фактором является сопровождение системы. Пакеты управления кадрами менее подвержены изменениям, чем модули расчета зарплаты, но, тем не менее, должны также своевременно и качественно сопровождаться. Этот вопрос должен подробно обсуждаться при переговорах с потенциальными подрядчиками работ по внедрению программы.

Стоит отметить, что в последнее время на отечественном рынке систем автоматизации кадрового учета:

• вырос спрос на «западную» функциональность;
• увеличился интерес к Internet-технологиям;
• наблюдается интеграция с корпоративными ERP-системами и со смежными продуктами;
• развиваются партнерские сети, а также методологические базы проектов внедрения и консультирования.

В ближайшее время прогнозируется повышение спроса на комплексные системы управления кадрами, регистрации рабочего времени и расчета зарплаты, соответствующие законодательству.

Отделы кадров имеются практически во всех организациях, и их деятельность постоянно усложняется при росте компании и формировании новых отделов и должностных структур. В обязанности отдела кадров входит обширный круг вопросов:

1. Деятельность по работе с персоналом. А именно приём на работу, осуществление переводов в составе фирмы, увольнение работников.
2. Деятельность, связанная с документооборотом внутри организации. То есть формирование необходимых отчётов, осуществление учёта времени работы сотрудников, ведение личных дел работников, формирование необходимых сотрудникам справочных документов и больничных листов.
3. Выполнение расчётных действий по начислению зарплаты.
4. Осуществление приёма и обработки поступающих от работников заявлений.

Полноформатная система автоматизации кадрового учёта даёт возможность разрешения следующих проблем:

1. Быстрое выполнение рутинных операций, таких как выполнение документации по шаблонным версиям в автоматическом режиме, расчёт заработной платы.
2. Становится существенно проще процесс нахождения и набора работников.
3. Появляется возможность быстрого учёта и внедрения обновлённых методов обработки документов, новых законов предоставления документации, изменяющихся ежегодно.
4. Формирование системы кадрового учёта с обобщённой информационной базой, куда записываются все данные. Все работники организации, в соответствии со своими правами доступа к данным, могут эти данные быстро увидеть.
5. Существенно упрощается сам документооборот кадрового отдела. Не нужны будут бумажные документы и даже файлы Excel, все операции выполняются прямо при посредстве интерфейсных возможностей автоматизированной системы.
6. Система всегда сама напомнит о скором наступлении периода сдачи документации в органы налоговой инспекции и другие структуры.
7. Значительное уменьшение временных затрат на любую операцию.
8. Существенное сокращение числа ошибочных действий во всех операциях.

Всё вышеизложенное показывает, что автоматизированные системы кадрового учёта необходимо внедрять во всех компаниях и организациях. Но на практике этого не происходит по целому ряду объективных причин.

Одна из главных причин состоит в том, что системы автоматизации учёта кадров предполагают совсем другой подход к кадровым проблемам как в общем и целом, так и в частных проявлениях. Для достижения оптимального итога, необходимо учитывать следующие обстоятельства:

1. Число руководящих работников, участвующих в согласовании вопросов. В идеальном варианте, чем их меньше, тем лучше для дела. Когда работник осуществляет обращение в отдел кадров, то это означает наличие контакта работника с сотрудником кадрового отдела. В отдельных случаях бывает необходимо решение начальника отдела кадров, или даже начальника всей организации.
2. Реализация отчётов на базе имеющихся шаблонов. Это направление уменьшает временные затраты, с соблюдением, при этом, всех законодательных требований. Но это потребует провести переобучение сотрудников.
3. Уровень разумности автоматизации. Имеется в виду то обстоятельство, что автоматизация делопроизводства в области кадров должна затрагивать исключительно нуждающиеся в ней сферы.

Модернизация процессов бизнеса должна начинаться с постановки задачи и определения цели, то есть, необходимо ясно и однозначно сформулировать список трудностей, подлежащих преодолению. Для того чтобы достичь увеличения «быстродействия» кадрового отдела нужно осуществить следующие этапы:

1. Подготовка работников к началу реализации автоматизированной системы.
2. Определение типа необходимой автоматизированной системы.
3. Внедрения выбранной системы.
4. Тестовые испытания.
5. Необходимые доработки.
6. Промышленная эксплуатация системы.

В интернете можно найти более десятка программ, которые облегчат работу кадровика. Не стоит спешить устанавливать первое попавшееся приложение. Необходимо провести небольшой анализ, а затем сравнить все платные и бесплатные программы. Чаще всего кадровики используют следующий софт:

• 1С: Зарплата и Кадры;
• Корс-Кадры;
• БухСофт: Зарплата и Кадры;
• Сотрудники предприятия;
• Кадры Плюс;
• Отдел кадров;
• Персонал Бизнес.

Каждая из представленных выше программ уникальна, при этом все они подходят для работы кадровых служб. Следует учесть, что часть программ бесплатная, а другая платная.

Программа, предназначенная для кадрового учета. Благодаря приложению, кадровик может учитывать сотрудников предприятия, а также формировать все необходимые приказы. Программка платная, ее можно приобрести за 1500 рублей. Если не хочется платить деньги, рекомендуется воспользоваться бесплатной версией продукта – Мини-кадрами. Конечно, бесплатная версия немного урезана, но для основной работы ее функционала будет достаточно.

Это бесплатное приложение, предназначенное для кадровой работы. В отличие от многих программок, «Сотрудники предприятия» позволяет вести сразу несколько организаций. Чтобы было проще работать с приложением, разработчики предусмотрели возможность работы с трех учетных записей: Администратор, Пользователь и Гость. В первом случае можно создавать и редактировать записи. Что касается учетной записи «Пользователь», то она позволяет только заполнять уже созданные базы и документы. Гость способен только просматривать готовую документацию.

Не стоит недооценивать бесплатные программы. Они справляются с задачами не хуже платных продуктов. Конечно, у них могут быть некоторые нюансы, но это не сильно влияет на работу. Из платных продуктов рекомендуется уделить особое внимание 1С Кадрам и Отдел Кадров. Что касается бесплатного софта, то прекрасным решением является Персонал Бизнес. Необходимо сравнить программные продукты, а затем выбрать то, что больше подойдет вашей организации.

HRM (Human Resource Management) в переводе с английского означает «управление человеческими ресурсами». Это комплексная автоматизированная система управления персоналом с расширенными функциональными возможностями. Она обрабатывает большой объем бизнес-процессов, расчетных и аналитических операций, которые касаются всех аспектов «жизни» сотрудника в компании: от расчета заработной платы до профессионального роста и развития карьеры. У термина HRM есть синонимы: HCM (Human Capital Management) и WFM (WorkForce Management). В русском языке, как правило, говорят «системы управления персоналом».

HRM-системы созданы для решения двух основных задач:

• упорядочить расчеты и учет операций, связанных с управлением персоналом;
• снизить потери, связанные с движением кадров.

В первом случае эффект очевиден. Автоматизация операций и использование единой базы обеспечивает корректность расчетов, ведение статистики и аналитики, оперативность действий. Результат второй задачи оценить не так просто, но он, несомненно, существенен. Информационные системы управления персоналом позволяют руководителю выстраивать кадровую стратегию, основываясь на точном и всестороннем анализе показателей каждого работника, принимать эффективные решения, планировать перестановки, обучение, формировать систему мотивации. Все это позволит не только удержать лучших специалистов, но и создать им условия для дальнейшего роста и еще более эффективного исполнения трудовых обязанностей.

К сведению
По данным American Management Association, в США стоимость замены ушедшего из компании работника может составить от 30 до 150% годового оклада — в зависимости от уровня квалификации и опыта. Таким образом, «текучка кадров» — это серьезная проблема, которая резко снижает эффективность работы предприятия.

Автоматизированные системы управления персоналом — это западная разработка, которая постепенно завоевывает и российское экономическое пространство. Первыми преимущества HRM-систем оценили сотрудники в филиалах зарубежных компаний в России. Следом подключились отечественные гиганты с большой численностью персонала. Значительный прирост пришелся на 2011–2012 годы, когда, по сведениям аналитиков TAdviser, рынок HRM в России с 350 млн возрос до 500 млн долларов, то есть почти на треть за два года. После этого прирост замедлился, резких скачков вверх более не наблюдается. Автоматизированные методики управления трудовыми ресурсами сегодня востребованы предприятиями разных отраслей, однако эксперты отмечают перевес в сторону простых и доступных решений с оптимальным соотношением цены и качества. «Слабые» HRM-разработки покидают российский рынок.

HRM-системы условно разделяют на три уровня. Они определяются степенью автоматизации процессов:

• Системы первого уровня. Решения, разработанные для автоматического расчета заработной платы. Это типовой продукт с ограниченной функциональностью, дальнейшая настройка которого невозможна, а круг потенциальных пользователей крайне узок.
• Системы второго уровня. Более развитые решения, позволяющие автоматизировать кадровый учет. Они обеспечены неплохим функционалом для ведения грамотной кадровой политики. Программные продукты этого уровня можно дополнять.
• Системы третьего уровня. Наиболее прогрессивные решения, которые, кроме расчета заработной платы и учета кадрового движения, позволяют разрабатывать индивидуальные программы обучения специалистов, составлять «портреты», планировать продвижение и проводить аттестацию.

Программы третьего уровня могут быть самостоятельным продуктом, но чаще всего они входят в систему комплексной автоматизации предприятий (ERP).

В основе другой классификации HRM-систем лежит состав функций. С этой позиции программные продукты можно разделить на пять групп:

• Расчетные. Обеспечивают расчет заработной платы, командировочных расходов, премий и удержаний, оформление нарядов на выполнение работ и т.д.
• Учетные. Это составление штатного расписания, кадровой отчетности, учет отпусков, командировок, больничных, ведение личных дел сотрудников.
• Учетно-расчетные. Системы, объединяющие первые две группы.
• HRM-системы с неполной функциональностью. Программные продукты этой группы, помимо учетно-расчетных функций, включают в себя HR-контур: управление мотивацией, анализ эффективности работы персонала, аттестацию и оценку профессиональной пригодности работников, планирование кадровых перестановок, пути для совершенствования системы управления персоналом организации в целом.
• Полнофункциональные HRM-системы. Это HRM-системы четвертой группы, к которым добавлена функция генерации отчетности для контрольных органов или руководства холдинга, ведение статистики.

На практике современные HRM-системы содержат шесть функциональных блоков, распределенных по трем технологическим уровням: операционному, пользовательскому и стратегическому. Первые два хорошо проработаны в большинстве программных продуктов. Система стратегического управления персоналом пока претерпевает активное технологическое развитие, лидерство в котором далеко не всегда принадлежит крупным игрокам мирового рынка.

Использование программного обеспечения системы управления персоналом позволяет создать в компании единое информационное пространство и значительно повысить эффективность работы кадровой службы. Статистика утверждает, что более половины рабочего времени менеджеры по персоналу тратят на подготовку, заполнение и учет документов. Программный продукт от этих рутинных операций полностью избавляет.

На практике считается, что наибольшую потребность во внедрении HRM-систем испытывают предприятия с численностью свыше 1000 человек. Это не означает, что меньшим компаниям автоматизация не нужна — просто эффект от ее использования будет заметен позже.

Существует некий обобщенный портрет пользователя HRM-системы в России. Это компания, которая:

• занимается производственной, торговой, проектной или образовательной деятельностью;
• имеет большую численность сотрудников;
• практикует сложную систему формирования заработной платы;
• имеет территориально распределенные офисы и подразделения;
• внедряет современные стили управления;
• испытывает потребность в широком привлечении высококвалифицированных кадров;
• объединяет работников с профессиональными знаниями высокой ценности.

Если к вашему предприятию имеют отношение хотя бы два из перечисленных пунктов, это означает, что необходимость автоматизации процессов уже назрела.

Как автоматизировать кадровое делопроизводство

Выбору автоматической системы управления персоналом на предприятии должно предшествовать глубокое изучение рынка, анализ функциональных возможностей разных программных продуктов и соотнесение их с потребностями компании. Следовательно, еще до ознакомления с предложениями от разработчиков HRM-систем, руководитель должен эти потребности определить. Помочь в этом могут ответы на следующие вопросы:

1. Действительно ли система необходима? Не следует гнаться за модой на автоматизацию. Покупка программного продукта должна быть обоснована экономически. В противном случае расходы окажутся нецелевыми.
2. Позволит ли автоматизация решить существующие проблемы? Важно понять, насколько программа повысит эффективность управления персоналом. Это как минимум позволит определить именно те функции системы управления персоналом, которые будут востребованы.
3. Какова цель проекта? Цели должны звучать конкретно. Например: «Увеличение средней продолжительности работы сотрудника в компании до 5-ти лет». Это позволяет конкретизировать представление о функциональных возможностях продукта.
4. Каков бюджет?
5. Поддержит ли проект высшее руководство? Иначе «войн» на разных уровнях управления и недовольства персонала не избежать.
6. Каковы автоматизируемые бизнес-процессы и как их можно оптимизировать? Составить описание этих процессов необходимо до приобретения программного обеспечения.
7. Какие продукты включить в первоочередной список? Есть необходимый минимум требований. Программа должна быть русифицирована, соответствовать актуальному трудовому и налоговому законодательству, подходить предприятию по численности и организационной структуре. Немаловажно оценить репутацию разработчика и его прежний опыт.

Предварительный список сформирован. Следующий этап — отбор с точки зрения соответствия выделенному бюджету. Те системы, которые укладываются в отведенные рамки, имеет смысл протестировать лично, оценить степень удобства, надежности, производительности. И снова убрать лишнее. Та HRM-система, которая выдержит все этапы испытания, скорее всего, окажется для вас идеальной.

Надежность разработчика и вендора относится к числу обязательных критериев при подборе потенциального программного продукта. Как выбрать надежного партнера для развития системы управления персоналом, рассказал Сергей Тихонов, руководитель проектов «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп:

«Прежде всего нужно обратить внимание на репутацию компании, с которой вы планируете сотрудничать, ее известность на рынке и прочность позиций. Это гарантирует поддержку установленного программного обеспечения на протяжении как минимум нескольких лет. Хорошо, если у разработчика существует обширная база успешно завершенных проектов. Для примера: число проектов, реализованных специалистами КСК групп, превышает 4000. Такой объем позволяет нам претендовать на звание экспертов автоматизации во многих отраслях экономики. Одна из прогрессивных разработок КСК групп — уникальная система «Первая Форма» — комплексная автоматизация управления бизнес-процессами компании. Она включает обширный перечень направлений, в том числе и управление персоналом, внутренние коммуникации, электронный документооборот. Система легко адаптируется под текущую информационную инфраструктуру фирмы и любые бизнес-задачи. Срок развертывания минимальный — от одной недели. Интерфейс простой, понятный специалисту любого уровня. Кроме того, программа имеет закрепленную стоимость и не потребует от вас расходов в процессе использования. «Первая Форма» уже реализована в сотнях компаний. У некоторых наших клиентов, по их собственному заявлению, скорость документооборота возросла в целых 10 раз! Производительность сотрудников — на треть. На 40% увеличилась точность планирования и на 50% — общая эффективность работы компании».

В основе программ по учету кадров лежат структурные особенности компании и используемое в ней штатное расписание. Следующий информационный уровень предполагает данные о сотрудниках, включая персональные данные, образовательный уровень, семейный состав и так далее.
События в кадровом учете, происходят в компаниях регулярно, поэтому существует потребность в их документальном отражении. Прием новичков, переводы по должности, отпуска, оформление листов нетрудоспособности, все это оказывает влияние не только на рабочие процессы, но и начисление заработной платы сотрудникам. Оформляемые документы вносят коррективы в итоговые суммы, начисляемые работникам по итогам отчетного периода. Они же сохраняются для последующего проведения аналитической работы и предоставления отчетности в Налоговую службу.

Одним из основных трендов России последних лет становится цифровизация экономики. Масштабы внедрения в деятельность бизнеса программных продуктов, призванных обеспечить рост эффективности, поражают своим размахом.
В полной мере это касается и ведения кадрового учета на любых крупных предприятиях. Всего за несколько лет на электронный формат была переведена отчетность, больничные листы и трудовые книжки. Если ранее взаимодействие с государством в электронном формате носило добровольный характер, то сегодня это обязанность любого участника экономических отношений.

На сегодняшний день в области программных продуктов для бизнеса на российском рынке ведущее место принадлежит отечественному предприятию 1С. В сфере управления персоналом она предлагает свой фирменный продукт 1С:ЗУП 8 КОРП.
Тем не менее, в продаже можно найти и программные продукты других производителей. Среди популярных решений можно выделить:

Система «КАДРЫ» — автоматизированное кадровое делопроизводство

Разработка отечественных специалистов с узкой специализацией для ведение дел по кадровому учету. Функционал программы обеспечивает пользователям выполнение следующего набора работ:
— Построение организационно-штатной структуры и учет внештатного персонала.
— Трудоустройство на работу, назначения.
— Учет персональных данных.
— Ведение реестра больничных листов и графика отпусков.
— Отражение переводов персонала по должностям.
— Учет аттестаций, допусков и разрешений на выполнение работ персонала.
— Ведение и передача кадровой отчетности.

Босс-Кадровик

Еще один российский продукт, объединяющий в себе автоматизацию работы по кадровому учету с управлением персоналом и расчетом зарплат.
— Расчет зарплат персонала.
— Учет аттестаций, обучения работников.
— Составление кадровой отчетности.
— Создание инструментов мотивации персонала.
— Организация охраны труда.
— Плановая деятельность с кадрами, подбор, учет сотрудников.
— Ведение кадрового резерва и управление им.

Еще один импортный продукт, направленный на автоматизацию в кадровом учете и управления персоналом. При покупке дополнительного модуля возможна автоматизация процессов расчета зарплат персонала. Система решает следующие задачи:
— Подбор сотрудников и их последующее совершенствование.
— Ведение корпоративной организационно-штатной структуры.
— Кадровый учет и организация делопроизводства.
— Планирование мотивации, расчет показателей KPI.
— Расчет зарплат (опциональный модуль).
— Реализация кадровой политики, составление отчетной документации.

Программный продукт для профессиональной организации кадровой службы, адаптированный для удовлетворения потребностей представителей малого бизнеса. Возможности системы обеспечивают:
— Простоту установки и регистрации пользователя с доступом к работе сразу после завершения регистрации.
— Возможность бесплатного ведения при небольших объемах проводимых операций (не более 5 работников и оформленных приказов). Далее систему потребуется приобрести.
— Возможность бесплатных обновлений системы для покупателей базового программного пакета.
— Привлекательные ценовые условия владения для начинающих предпринимателей.
Возможности платформы обеспечивают полноценное документальное сопровождение деятельности персонала с момента приема на работу. Наличие «Календаря кадровика» позволяет получать в удобном формате всю необходимую информацию о персонале (списочный состав, учет рабочего времени, персональные данные и так далее).

Сегодня все большее внимание со стороны руководителей и топ-менеджеров уделяется вопросам кадрового менеджмента. Другими словами появилась потребность в использовании современной системы управления персоналом. Кадровое делопроизводство, переведенное на аутсорсинг с передачей функций по кадровому учёту на обслуживание другой компании, имеет весомые выгоды:

• сокращение расходов на зарплату в связи с тем, что электронная система управления персоналом работает автономно;
• высокое качество результата;
• техподдержка и др.

Знаменитая фраза — «Кадры решают всё!» — очень точная и верная. Поэтому кадровое делопроизводство должно производиться профессионально.

В настоящее время рынок предлагает автоматизировать кадровое делопроизводство с помощью разных программ: одна другой лучше. Кому доверять? Ответ очевиден: тем, кто имеет успешный опыт и даёт 100% гарантии качества своему продукту!

Компания «Электронные Офисные Системы» разработала специальную систему «КАДРЫ». Она автоматизирует и оптимизирует кадровое делопроизводство:

• ведение штатного расписания;
• ведение личных карточек;
• оформление командировок;
• оформление отпуска;
• табельный учет рабочего времени;
• формирование и ведение приказов по личному составу и др.

Система «КАДРЫ», обеспечивающая кадровое делопроизводство, успешно используется в ведомственных структурах с подчиненными и территориально распределенными организациями, позволяя обрабатывать кадровую информацию во всех этих организациях.

Автоматизированная система управления персоналом

Система кадрового делопроизводства «КАДРЫ» разработана компанией ЭОС в 2002 году.

Она демонстрирует:

• неизменно высокое качество;
• эффективность работы как в государственных, так и в коммерческих организациях.

Наши клиенты уже оценили по достоинству удобство ведения кадрового делопроизводства с помощью программы «КАДРЫ — ПРЕДПРИЯТИЕ».

• Судебный Департамент при Верховном Суде;
• Суды общей юрисдикции;
• Гостехнадзор Московской области;
• Аппарат Правительства Республики Мордовия;
• Администрации Липецкой и Калининградской областей;
• Архэнерго;
• ИНВЕСТТРАСТБАНК;
• Приазовнефть;
• Лебединский горно-обогатительный комбинат;
• Алмнефть и др.

• консалтинговые услуги в области построения систем кадрового учёта;
• услуги по внедрению и обучению работе с системой кадрового учёта «КАДРЫ»;
• услуги по поддержке и сопровождению системы кадрового учёта «КАДРЫ».

Система «КАДРЫ» может поставляться как для многопользовательской работы для автоматизации кадрового делопроизводства крупных и средних организаций (в качестве СУБД может применяться MS SQL Server или Oracle), так и на одно рабочее место для небольших организаций, обслуживаемых одним кадровиком (в качестве СУБД может использоваться MS SQL Server Express Edition).

Обучение кадровому делопроизводству вместе с электронной системой управления персоналом принесёт вам уверенность в завтрашнем дне!

Автоматизация системы управления персоналом

Большинство кадровых программ в основном ориентированы на расчёт зарплаты. Контур.Персонал, кроме решения этой задачи, делает акцент именно на работе кадровика и кадровом учёте.

Есть версии программы, адаптированные под конкретные типы предприятий: Контур.Персонал Медицина, Контур.Персонал Производство, Контур.Персонал Госслужба, Контур.Персонал Образование.

В своем развитии ЭВМ прошли несколько поколений, аналогично и программное обеспечение, используемое в контуре автоматизации деятельности предприятий и организаций, прошло такой же путь: от отдельных расчетных программ к комплексам программ, к АРМам, комплексам АРМов и, наконец, к интегрированным автоматизированным системам обработки информации и управления, представляющим собой вершину системной интеграции. В настоящее время комплексные системы автоматизации обеспечивают планирование всех ресурсов, но уже явно наметился переход к корпоративным системам, в которых производится реинжиниринг и перестройка бизнес-процессов предприятия.

Аналогичный путь прошли и системы автоматизации кадрового делопроизводства.

Первую группу образуют свободно распространяемые программы, написанные непрофессионалами. (“WDATEOK”, “Кадры”, “Отдел кадров и ДОУ”, “Табель”). Они обеспечивают автоматизацию отдельных функций и не сопровождаются авторами.

Во вторую группу входят программы, которые разрабатываются собственными программистами для своей организации с целью экономии средств. Можно упомянуть такие системы, как “SLS-Кадры”, “STAFF-Кадры”, “Triamant” и др. Более чем двадцатилетний опыт разработки и эксплуатации системы “Кадры” в Московском государственном автомобильно-дорожном институте показал, что сама по себе система непрерывно развивалась и совершенствовалась, а затраты на ее эксплуатацию и сопровождение превышали затраты на приобретение готового программного обеспечения. Ситуация не изменилась при переносе данной концепции в среду Windows.

Третья группа образована бухгалтерскими системами, в состав которых включен функциональный модуль “Кадры”. Основной целью программ данной группы является обеспечение бухгалтерского учета, где наличие некоторых функций кадрового модуля необходимо для их полноценной работы. Кадровые модули могут отличаться между собой полнотой учетной карточки, наличием тех или иных выборок. Причем эти кадровые модули в составе бухгалтерии не только не помогают менеджеру по персоналу, а порой и мешают, так как эти отделы имеют слишком разные задачи.

Наиболее яркими представителями систем такого класса являются “1С Зарплата и кадры”, “Platinum”, “Ultima-S”, “Scala”, “Галактика”, “БОСС-Кадровик” и др. Для систем этой группы характерна узость базовой версии, что требует достаточно большой доработки и ведет к несовместимости с новыми версиями системы. Сюда же можно отнести системы автоматизации деятельности предприятий с включенными в них модулями “Кадры”. К чести авторов системы 1С следует отнести быстрый прогресс в развитии и улучшении кадрового модуля, что вместе с возможностью использования накопленных ранее данных и стоимостью делает эту систему весьма привлекательной для вузов и организаций среднего размера.И, наконец, четвертая группа представлена комплексными системами автоматизации деятельности предприятия, основанными на использовании системы баз данных, охватывающих все сферы деятельности предприятия. Среди предлагаемых на рынке систем на первый план выдвигаются “Orakl-Кадры” и “NS2000”, представляющие собой системы четвертого поколения и достаточно полно отражающие современный уровень развития программно-аппаратного обеспечения автоматизации деятельности предприятий. Основные отличия зарубежных интегрированных систем управления предприятием от российских заключаются в следующем:

• ориентация на хорошо структурированную иерархическую систему процессов, выполняемых на предприятии;
• опора на наборы стандартов, которым процессы должны удовлетворять, например стандарт ММAS;
• поддержка полного набора управляющих функций (в рамках процесса или предприятия): планирование – контроль отклонений (учет) – регулирование;
• наличие приложений, использующих методы, позволяющие оптимизировать решение ряда частных управленческих задач.

Фирмы и люди, разрабатывающие различные программы автоматизации кадрового документооборота, ориентируются на определенные задачи, на какой-то круг пользователей со своими потребностями, предпочтениями и вкусами. С потребительской точки зрения, автоматизированные системы управления предприятием различаются своей направленностью. Например, для “Бэст” или “Парус-5” приоритетной является сфера торговли; “Инфософт” – один из лидеров в области автоматизации учета на производстве. Кроме того, существуют универсальные “системы управления предприятием”: “Парус-4”, “Инфин”, “Абакус”, БОСС”, “Галактика”, “Supermanager-6-7” и др. Однако целью настоящей статьи является оценка возможностей систем по автоматизации кадрового документооборота, причем лишь наиболее перспективных, принадлежащих к системам четвертого поколения.

Интегрированная система М-2 основана на применении современных технологий. М-2 представляет собой единый программный комплекс на основе централизованной корпоративной базы данных. В то же время открытость системы М-2 позволяет использовать уже существующие базы данных предприятия с интеграцией в единый комплекс, а также современные программные пакеты (Microsoft Office 97).

Система М-2 разработана на основе сервера баз данных Oracle 7.3, что обеспечивает высокие скоростные характеристики и высокую степень надежности и защиты данных. Клиентские места разработаны на программной системе Delphi 3.0 и могут функционировать в операционных системах Windows NT или Windows’95.

Принципиальное отличие интегрированной системы от сколь угодно сложного комплекса АРМов состоит, прежде всего, в идеологии проектирования. АРМы проектируются как автоматизация существующих рабочих мест, и в дальнейшем осуществляется их увязка между собой. При этом, естественно, подобная информационная система может реализовать только те управленческие технологии, которые имелись на предприятии на момент ее создания, поскольку само проектирование модулей осуществлялось исходя из конкретных существующих рабочих мест.

Интегрированная система проектируется сразу как единый комплекс, ориентированный на современные управленческие технологии; рабочие места создаются на втором этапе в уже созданной интегрированной среде.

Кроме того, АРМы, созданные в рамках архитектуры файл-сервер, не отвечают современным требованиям ни по скоростным характеристикам, ни с точки зрения безопасности и надежности систем. При этом следует отметить, что работа, которая была проведена по созданию АРМов, не пропадет. Во-первых, многие элементы созданных рабочих мест могут быть использованы в качестве модулей для создания рабочих мест в рамках новой системы, особенно если учесть, что проектирование рабочих мест занимает, по крайней мере, 50 % времени их создания. Во-вторых, у пользователей появились навыки работы с компьютерами, без чего невозможно внедрить никакую систему. В-третьих, в рамках этой работы сформировались кадры программистов, знающих специфику предприятия, которые также понадобятся при написании рабочих мест в среде новой интегрированной системы. Поэтому вложения в прежние разработки, безусловно, окупятся. В отличие от комплекса АРМов, при внедрении интегрированной системы происходит не просто автоматизация имеющихся рабочих мест, а осуществляется реконструкция всей системы обработки информации с проектированием новых рабочих мест применительно к новым технологиям.

Одновременно с внедрением системы М-2 производится обучение специалистов с выдачей им соответствующих сертификатов. Подготовленные таким образом специалисты получают право на создание собственных модулей в системе М-2, а также изменение существующих модулей в рамках, оговоренных сертификатом. Таким образом, предприятие не попадает в зависимость от фирмы – разработчика системы и способно поддерживать функционирование системы самостоятельно.

Система корпоративного учета NS2000 отвечает требованиям функциональной полноты и является лауреатом шестого Международного конкурса программного обеспечения в области финансов и бизнеса. Система спроектирована и разработана с использованием средств BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.

Схема комплекса, таким образом, представляет собой набор модулей, все они могут быть сгруппированы по трем основным направлениям: управление, финансы, логистика.

В состав системы R/3 входит модуль “Управление персоналом Oracle Applications” (Oracle Human Resources), который позволяет добиться максимальной отдачи от сотрудников за счет эффективного набора персонала, управления кадрами, обучения, оплаты труда и планирования карьеры. На сегодняшний день в своем классе продуктов модуль “Управление персоналом Oracle Applications” является одной из наиболее функционально полных систем для организации работы отдела кадров современного предприятия.

Его использование позволяет решать следующие задачи:

• планирование организационных изменений, включая моделирование структурных и должностных иерархий организации;
• планирование структурных подразделений, описание разряда, должности, позиции, ведение справочников и т. д.;
• персональный учет сотрудников и кандидатов с полной записью их профессиональных качеств (для оптимального использования трудовых ресурсов), данных для начисления зарплаты, данных об использовании рабочего времени, послужного списка сотрудников, потребности в повышении квалификации и результатов обучения сотрудников;
• анализ и ведение отчетности по типовым государственным формам, по нестандартной отчетности при помощи средств разработки Oracle, оперативный анализ данных и п��ддержку принятия решений.

Каждый потенциальный потребитель программного обеспечения, предназначенного для автоматизации деятельности предприятия, естественно, свободен в своем выборе и оценках. Для такой категории клиентов целесообразно предложить некий инструмент, позволяющий оценить ту или иную программу среди их большого многообразия, т. е. предложить ему ряд критериев, позволяющих выбрать программу для своих требований. Причем критерии должны носить достаточно общий характер, а второстепенные критерии (объемы словарей справочников данных, удобство интерфейса и т. д.) при этом не учитываются. К таким критериям относятся:

• функциональная полнота системы;
• возможность работы в сети. Все программы должны работать как в локальных, так и в глобальных информационно-вычислительных сетях. При этом стоимость программного обеспечения не должна резко возрастать с ростом количества рабочих мест;
• наличие сервисных функций.Разрабатывать дополнения и расширения к программе (даже если это называется настройкой) – задача не менеджеров по персоналу и даже не системных администраторов, а только самих разработчиков. Ведь менеджеры по персоналу в большинстве своем простые пользователи ПК, а не программисты и они должны иметь возможность доступа к дополнительным сервисным модулям и модулям расширения;
• наличие системы помощи и “защиты от дурака”. В большинстве современных систем должны быть предусмотрены развитая система контекстно-зависимой помощи и система защиты от ошибочных действий. Все люди, все могут ошибаться. Важнейшие записи внутри программы должны иметь окно подтверждения, а в случае ошибочных действий программа вообще должна их блокировать;
• интуитивно понятный “дружественный” интерфейс. Внешний вид должен быть интуитивно понятен, а работа с программой должна доставлять удовольствие. Нелогичность, непонятность размещения кнопок, отсутствие надписей и т. п. как правило, начинает замечаться только в процессе работы. Поэтому мы обращаем Ваше внимание на них заранее. Интерфейс должен характеризоваться максимально упрощенным доступом к различным пунктам меню внутри разделов;
• возможность стыковки. Имеется в виду не только стыковка с другими модулями системы (бухгалтерия, снабжение и т. д.), но и возможность связи с другими кадровыми системами (тестирования, анкетирования, обучения и т. п.).

Подводя итоги, можно сказать, что для долговременной удобной работы необходима многофункциональная, самостоятельная сетевая кадровая программа, созданная для “Windows 95/95OSR*/98/NT/2000”, с развитым сервисом и возможностью стыковки с другими системами, мощным штатным расписанием, комплектом шаблонов и простым интерфейсом, что значительно сужает круг подходящих предложенийТаким образом, в крупных организациях предпочтение может быть отдано интегрированным системам, и, прежде всего, системе “Orakl-Кадры”, основными отличительными чертами которой являются:

• модульный принцип построения, ориентированный на работу нескольких пользователей с разделением учета по функциональным участкам. Такой подход характерен для многих современных западных систем;
• сквозное перетекание данных, что позволяет с максимальным удобством для пользователя работать с программой;
• наличие реально работающих версий 1.0* “Orakl-Кадры” в среде Windows95/98/NT.

Данная программа самая простая из рассмотренных. «ARUS Заработная плата и Кадры» можно использовать бесплатно, если бухгалтерский учет ведется в компании, в штате которой не более трех сотрудников. Наличие бесплатной версии и малый размер установочного файла делают эту программу привлекательной для малых компаний. Нужно учесть, что установка под Windows может вызвать некоторые затруднения, которые легко преодолеть, используя эту инструкцию.

Похожие записи: