Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества если нет места». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
- Шаг 1
Оформление смены фамилии в трудовой книжке
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.Иот менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
12.02.2018 /М.И. Петрова/
Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.
Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.
Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе. Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Основаниями для подобных изменяющих действий является паспорт, а также свидетельство о заключении брака (или, в случае если фамилия изменяется на прежнюю после расторжения брака, свидетельство о его расторжении) и иные документы. При этом в трудовой книжке должна быть сделана ссылка на реквизиты этих документов, а именно номер и дату.
Инструкция требует, чтобы запись в трудовой книжке об изменении фамилии была внесена следующим образом: по старой фамилии проводится черта и вписывается новая фамилия. Ссылки на реквизиты документов осуществляются на внутренней стороне обложки ТК. Затем они подписываются уполномоченным лицом и заверяются печатью организации или кадрового подразделения.
Также обращаем внимание, что трудовую деятельность работника помимо трудовой книжки сопровождают и иные документы, в которых указывается фамилия, соответствующая документу, удостоверяющему личность (например, трудовой договор, должностная инструкция, и т.п.).
Обязанность вносить в них соответствующие изменения трудовым законодательством не установлена. Следовательно, работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) вправе самостоятельно определить необходимость внесения либо невнесения изменений в такие документы.
Все записи о работе, переводе, квалификации, награждениях вносят в трудовую книжку на приказа, распоряжения или иного решения работодателя.
Все записи, кроме записи об увольнении, вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня подписания распорядительного документа руководителем компании,
Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка нужно вписать полное наименование организации и сокращенное (при его наличии).
Ниже под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.
В графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о том, в какое структурное подразделение принят работник с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Если временный перевод станет постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:
- в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи,
- в графе 2 ставится дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом,
- в графе 3 – наименование структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации,
- в графе 4 – дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.
По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесены запись о работе по совместительству. Такая запись делается на основном месте работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Если работник оказался безработным, запись о его прежней работе по совместительству может сделать непосредственно бывший работодатель.
Записи работе по совместительству, переводе и увольнении могут вноситься в хронологическом порядке или блоками (одновременно о приеме и увольнении).
Если за время работы меняется наименование организации, запись этом нужно внести отдельной строкой.
В графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись должна выглядеть так: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».
В графе 4 проставляется основание переименования: приказ, его дата и номер.
Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию
В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;
б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);
в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;
г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Сведений о награждении носятся в следующем порядке:
- в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
- ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
- в графе 2 указывается дата награждения;
- в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.
Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
В дубликат вносятся следующие сведения:
а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:
- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
- профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;
ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.
Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).
При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Перемена личных данных – явление нередкое. Чаще всего происходит это по причине вступления в брак или развода. Такие события стимулируют российских граждан принимать на себя новую фамилию или возвращаться к прежней. Часто случается и так, что фамилию приходится менять по каким-то другим причинам: например, из-за ее неблагозвучности или в случае неправильного ее написания в паспорте и нежелании замены последнего.
После того как получены новые документы с новыми личными данными, многие начинают задумываться над тем, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. Если обратиться к законодательству, то в нем говорится, что в связи со сменой фамилии этот документ замене не подлежит.
Процесс внесения новых сведений в трудовую книжку начинается с того, что работник готовит небольшой пакет документов и пишет соответствующее заявление. Все остальные действия выполнит кадровый отдел компании.
Что касается временных рамок, которые обязан соблюсти сотрудник предприятия, то здесь никаких четких ограничений закон не прописывает. Соответственно и никакими штрафами или иными санкциями работник не облагается.
Но нужно четко понимать, что предоставление достоверной информации в отдел кадров необходимо не только для ведения личной карточки работника, но и для отчисления налогов, выдачи заработной платы. Поэтому можно сделать вывод, что сообщение о смене фамилии в кратчайшие сроки скорее необходимость для самого работника.
Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества (образец)
Чтобы поменять фамилию после замужества в трудовой книжке, необходимо дождаться приказа, который будет издан на основании поданного сотрудником заявления. Как и все документы такого порядка, приказ непременно должен быть зарегистрирован и занесен в специальный журнал под присвоенным ему регистрационным номером.
В таком приказе руководитель компании дает указание отделу кадров обеспечить внесение необходимых изменений во все внутренние бумаги компании. В приказе обязательно должны быть указаны документы, которые были предъявлены в качестве основания для замены персональной информации.
Работнику отдела кадров стоит помнить, что личными данными принято считать сведения, внесенные в кадровую и бухгалтерскую документацию предприятия. А потому, как только поступит заявление от сотрудника компании, следует исправить информацию в таких бумагах:
- трудовая книжка,
- трудовой договор,
- личная карточка,
- лицевые счета,
- книга учета документов о труде,
- любые другие бухгалтерские и кадровые документы, содержащие личную информацию о сотруднике.
Персональные данные сотрудника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по ее заполнению содержит конкретные указания относительно того, как должна производиться запись о смене личных данных:
- вносятся все изменения на титульный лист – там, где обозначены прежние персональные сведения;
- фамилия, которая подлежит изменению, должна быть зачеркнута аккуратной ровной чертой. Рядом с ней нужно сделать запись в трудовую с новой актуальной информацией;
- на внутренней стороне обложки кадровик делает пометку о причинах произведенных изменений. В частности, речь идет о внесении данных о документе, который послужил основанием для этого. Например, свидетельство о браке или о разводе. Необходимо указать тип документа, его серию и номер, дату выдачи.
Фактически закон не прописывает, где именно на титульном листе должна стоять новая запись. На практике ее ставят там, где есть свободное место. Это может быть как над зачеркнутой фамилией, так и под ней или рядом. Любой из вариантов законом не отрицается.
Запись о смене фамилии обязательно заверяется подписью руководителя отдела кадров или ответственного лица, здесь же ставится печать предприятия.
Никаких особенных отличий в процессе внесения новой записи в трудовую книжку после замужества или после расторжения брака нет. Все, что необходимо сделать, это в пакет документов включить свидетельство, подтверждающее факт расторжения брачного союза.
Что касается порядка смены данных, он выглядит так:
- Сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает прежнюю фамилию.
- Вписывает новую.
- На обратной стороне обложки ставит отметку, что фамилия была изменена на основании свидетельства о разводе. Далее указываются реквизиты и дата выдачи документа.
- Данная запись скрепляется подписью и печатью уполномоченного сотрудника.
Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах
Наиболее распространенное основание для корректировки личных данных в трудовой книжке – замужество, когда вступив в брак, женщина принимает фамилию мужа. Об этом обстоятельстве сотруднице обязательно нужно уведомить администрацию предприятия и обратиться с вопросом о внесении обновленных данных в ее документы.
Как правило, к процессу смены информации кадровая служба приступает после замены паспорта и предъявлении нового удостоверяющего личность документа. При этом, помимо основного пакета документов, изменившей в связи с замужеством сотруднице фамилию необходимо предоставить Свидетельство о регистрации брака.
Развод также является основанием для внесения правок в трудовую книжку, но только при условии отказа от фамилии бывшего супруга и возвращения предыдущих персональных данных. В этом случае, чтобы изменить информацию в документе, потребуется Свидетельство о расторжении брака.
Вносить изменения в трудовую книжку – обязанность руководства предприятия. Чаще всего этим занимается начальник отдела кадров, а при его отсутствии – секретарь или главный бухгалтер, в зависимости от распоряжения директора. Запись в трудовую книжку безработного гражданина вносится после его трудоустройства на новом месте.
Независимо от причины необходимости корректировки личных данных, процедура смены фамилии в трудовой книжке всегда одинакова. Для успешного изменения информации необходимы 2 документа:
Заявление с просьбой внести правки в трудовую книжку;
Приказ о фиксации необходимых корректировок в персональных данных работника с подписью руководителя и печатью организации.
Действия специалистов Отдела кадров, как правило, выполняются по установленному образцу:
- внесение исправлений в специально предназначенную для этого графу, которая располагается на первой странице при развороте брошюры;
- внесение записи об основных параметрах из документа, подтверждающего смену фамилии, на внутреннюю сторону обложки документа;
- внесение личных данных, подписи и печати предприятия после подтверждающих изменение фамилии данных.
После совершения всех необходимых действий работник обязательно должен ознакомиться с приказом об изменении его персональных данных и проверить правильность корректировки внесенной в трудовую книжку информации.
Чтобы избежать ошибок при изменении фамилии в трудовой книжке, которые могут повлечь за собой недействительность документа, оформлять корректировки следует в строгом соответствии с Трудовым Кодексом РФ.
Обстоятельства для смены установлены законодателем. Меняют данные самостоятельно граждане РФ в возрасте от 14 лет при наличии уважительных причин (до 14 лет — родители). Особенности действий при изменении регулирует Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ. Поводом для изменения являются:
- Собственное желание. Чаще всего из-за сложного или неблагозвучного произношения или религиозных взглядов.
- Бракосочетание. Фамилию исправляют при наличии бумаг о бракосочетании.
- Расторжение брака. Замена — при предоставлении бумаг о разводе.
ВАЖНО! Помните, что замена трудовой книжки при смене фамилии не производится!
Перечень документов, которые позволяют оформить запись об изменении фамилии в трудовой книжке, установлены постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003. Пункт 2.3 утвержденной им инструкции определяет перечень документов-оснований:
- паспорт;
- свидетельство о рождении;
- свидетельство о браке или о его расторжении;
- документы с подтверждением изменения (с указанием номера и даты).
Наличие этих бумаг позволит специалисту по кадрам внести информацию в трудкнижку сотрудника.
Как правильно изменить фамилию в трудовой книжке?
Получив обращение сотрудника, работодатель издает локальный распорядительный акт, который дает возможность внести запись в трудовой при смене фамилии и утвердить необходимость скорректировать кадровые документы. Форма приказа законодательно не установлена, его оформляют произвольно.
С приказом знакомят всех упомянутых в нем работников.
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
ПРИКАЗ
27.01.2020
№ 4-лс
Москва
О внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой работником фамилии
В связи со сменой фамилии главного бухгалтера Викторовой Виктории Викторовны (новая фамилия — Никанорова)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю отдела кадров А.А. Александровой внести изменения в кадровые документы работника, а именно изменить личные и паспортные данные.
2. Контроль за исполнением приказа возложить на руководителя отдела кадров А.А. Александрову.
Основание:
- Заявление В.В. Викторовой от 21.01.2020.
- Копия свидетельства о заключении брака от 18.01.2020 IV-МЮ № 123456, выданного Кутузовским отделом ЗАГС Управления ЗАГС г. Москвы.
- Копия паспорта 45 19 № 562324, выданного ОМВД России по Даниловскому району г. Москвы 26.01.2020.
Директор Иванов И.И.
Иванов
С приказом ознакомлены:
Руководитель отдела кадров Александрова Александрова А.А.
27.01.2020
Внесение записи регулирует постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003. Запись вносят на 1-й (титульный) лист.
Действия работодателя:
- Имеющуюся запись с прежней информацией перечеркивают одной чертой синей ручкой.
- Рядом с перечеркнутой вносится новая информация. Это делают над записью, рядом, под записью — момент нормативно не урегулирован. На внутренней стороне обложки указывают документы-основания для корректировки. Строгая формулировка, как внести изменения фамилии в трудовую книжку, не утверждена. Вариантом является «Фамилия изменена на основании…». Работодатель указывает номер свидетельства-основания и его дату.
- Запись заверяет работодатель или лицо, которое им уполномочено (с расшифровкой), с указанием даты.
- Работодатель ставит печать учреждения или печать кадровой службы (если таковые имеются). Печать не должна перекрывать внесенные записи.
Все надписи производят разборчиво, без сокращений.
Ошибки, допускаемые при написании персональных сведений, встречаются нередко, и специалистам по кадрам важно знать, как поменять фамилию в трудовой книжке, если персональные данные сотрудника неверны.
Причина — запись на слух, невнимательное прочтение паспорта. Несовпадение в личных данных вызовет в дальнейшем проблемы с назначением пенсии. Сотруднику придется подтвердить принадлежность ТК в судебном порядке (п. 44 постановления правительства РФ от 24.07.2002 № 555).
Ошибки по п. 27 правил, установленных постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, устраняет работодатель, который:
- Допустил ошибку.
- Является действующим.
Первый вариант применяют, если трудовая находится на руках сотрудника, и он имеет возможность направить документ работодателю для корректировки.
Второй вариант возможен при предъявлении официальной бумаги от работодателя, нарушившего ранее правильность оформления (п. 27 правил постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Возможным подтверждающим документом для корректировки становится справка от допустившего ошибку предприятия на бланке с подписью руководителя, заверенной печатью.
Законодатель четко не определяет алгоритм исправления Ф.И.О. на титульном листе. Правила, утвержденные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и инструкция по постановлению Минтруда № 69 от 10.10.2003 впрямую не регулируют способ исправления ошибок в фамилии. Но из них следует возможный алгоритм:
- Для корректировки Ф.И.О. в книжке, имеющей иные записи, следует зачеркнуть некорректные сведения. Рядом пишут правильные.
- Вносить исправления следует ручкой со светостойкой и водостойкой пастой черного, фиолетового, темно-синего цвета. Применение корректора или ножа для зачистки не разрешено.
- Неверную запись зачеркивают одной сплошной линией. Рядом указывают верные данные и ссылку на реквизиты документа, который является основанием для исправления. В любом случае корректируют сведения при предоставлении документов-оснований (например, паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака).
Обстоятельства для смены установлены законодателем. Меняют данные самостоятельно граждане РФ в возрасте от 14 лет при наличии уважительных причин (до 14 лет — родители). Особенности действий при изменении регулирует Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ. Поводом для изменения являются:
- Собственное желание. Чаще всего из-за сложного или неблагозвучного произношения или религиозных взглядов.
- Бракосочетание. Фамилию исправляют при наличии бумаг о бракосочетании.
- Расторжение брака. Замена — при предоставлении бумаг о разводе.
ВАЖНО!
Помните, что замена трудовой книжки при смене фамилии не производится!Трудовая книжка – основной документ работающего человека. В ней содержатся сведения обо всех местах работы, вознаграждениях и взысканиях. Титульный лист заполняется точно так, как указано в паспорте оформляющегося. После оформления брака, женщине необходимо поменять основной документ. Осуществляется это по данным того свидетельства, которое выдают в ЗАГСе.
Но не только замужество может стать причиной изменения основных личных данных. После развода женщина также имеет право взять фамилию, которую она носила в девичестве. И снова придётся вносить корректирующие пометки в трудовую книжку.
О произошедших событиях (влекущих за собой смену фамилии) необходимо сразу же уведомить руководящее лицо. Работник кадрового подразделения, следящий за хранением и ведением трудовых книжек, в праве потребовать от сотрудницы бумаги, заверяющие факт смены личных данных. Об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225.
Внимание! Законом не предусмотрена ответственность за несвоевременное уведомление работодателя об изменении своих персональных данных. Но есть возможность применения наказания.
Сделать так можно при следующих причинах:
- Данная обязанность прописана в инструкции по занимаемой должности, в трудовом договоре, в ином нормативном акте по предприятию.
- В подписанных бумагах точно указан период времени, в течение которого оповещается начальство о личностных характеристиках.
- Трудящийся был ознакомлен с положениями вышеуказанных документов под роспись.
Когда человек трудоустраивается, начальник обязан ознакомить его со всеми положениями, которые имеют отношение к работе на данном предприятии. Происходит это под роспись в специальном журнале.
Если есть отметка, сотрудник читал все положения и согласен с ними. Своевременное внесение обновленных сведений необходимо не только самому человеку, но и его начальству и руководству. На прежние ФИО будут производиться отчисления в ФНС, в ПФР. Потом придётся разбираться, восстанавливать платежи и «перекидывать» их на обновлённые ФИО. Сделать это не сложно, но нужно будет заниматься подобными вещами именно работодателю после получения «свежей» информации.
Новая запись в трудовую о смене фамилии не вносится просто так. Работница сама должна обратиться в службу по кадрам с письменной просьбой занести обновлённые сведения о себе в её рабочие бумаги. Это происходит так:
- Женщина пишет заявление. В «теле» прописывает причины, по которым нужно обновить сведения.
- В качестве приложения выступают копии обосновывающих документов.
- Провдится проверка подлинности всех бумаг работников кадрового отдела.
- Происходит издание приказа на основе представленных бумаг и ознакомление с ним сотрудницы под роспись.
- Внесение корректив на титульный лист трудовой книжки.
Приказ подписывается руководством, а также начальником службы, заведующей кадрами. Оповестить о желании изменить личностные характеристики в главном документе по работе необходимо сразу же после получения нового паспорта.
Установлен определенный порядок внесения изменений фамилии в трудовой книжке. Последняя является документом, за который отчитывается ответственный сотрудник отдела кадров. Поэтому все коррективы вносятся им в соответствии с предписанными правилами после получения необходимой информации.
Отражение новой записи об изменении фамилии в трудовой книжке происходит так:
- Прежняя информация перечёркивается одной аккуратной чертой.
- Рядом прописываются новые сведения.
- Указывается причина исправления, а также данные документа, по которому переносятся корректировки. Сделать это нужно на левой стороне книжки.
Как поменять фамилию в трудовой книжке
Законодательный порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек не установлен. В случае обнаружения ошибок (в том числе после увольнения работника) можно руководствоваться следующим алгоритмом: — зачеркнуть ошибку одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать верный текст; — рядом с исправленной записью указать запись «Исправлено», поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес верную запись, и дату исправления.
Для корректировки неверно проставленной подписи рекомендуем придерживаться следующего порядка: — зачеркнуть подпись одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать: «Подпись в графе N 13 строки N… недействительна»; — поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес запись о недействительности подписи, и дату исправления; — пригласить уволенного работника для постановки его подписи в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки».
В ситуации смены фамилии по причине вступления в брак пройти процедуру обмена свидетельства можно лично либо через своего работодателя. Хотя жёсткая обязанность заменить его законом не установлена. Не забывайте, что в случае смены работницей фамилии по причине вступления в брак соответствующие коррективы необходимо внести и в её трудовую книжку. Приказ о смене фамилии На уровне закона форма приказа о смене работником фамилии и необходимости внести соответствующие коррективы в документы по кадрам и бухгалтерии законом не утверждена. Поэтому его можно составить в произвольной форме. При этом нужно обязательно учесть обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные законодательством (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).После оформления и утверждения приказа об использовании новой фамилии сотрудника необходимо произвести обновление записей в таких бумагах:
- в личном деле исправляют в карточке информацию о работнике;
- переоформляют документацию по лицевым счетам;
- обновляют измененную в отношении сотрудника персонализацию во всех других кадровых и бухгалтерских бланках, где есть индивидуальные данные трудящегося.
Внесение изменений в личную карточку может быть выполнено разными способами.
Рассмотрим подробнее пример:
Наиболее распространенный вариант, когда работница после свадьбы берет данные своего мужа, — например, была Анохина — стала Данильченко.
Девичью фамилию зачеркивают чертой и если позволяет место рядом вписывают новую.
Параметры о свидетельстве, в соответствии с которым изменяют запись с подтверждением достоверности ее подписью кадрового сотрудника, можно указать также в карточке, где есть место в разделе «Дополнительные сведения».
Иногда кадровики распечатывают бланк страницы из карточки трудящегося с новыми параметрами, а на старом листе оставляют пометку об его замене.
Не все кадровые служащие сходятся в едином мнении, что при смене личного параметра необходимо подписывать новый трудовой договор или оформлять дополнительное соглашение к нему.
Но есть противники таких действий, считающие что приложение к основному контракту должно быть заключено по причине произошедших перемен в персонализации трудящегося. Основание такого принципа действий описано в статье 57 ТК РФ.
В ней допускается редактирование текста только с целью несения недостающих сведений, а не измененных.
Поэтому при смене персональных данных работников нужно подписывать дополнительное соглашение.
Как пройти тестирование при приеме на работу? Узнайте тут.
Для чего нужна голограмма в трудовой книжке? Информация — здесь.
Для обновления информации в заполненном бланке трудовой книжки необходимо подготовить обоснование этого действия. Главный аргумент кадровика – приказ руководителя компании. Предлагаем алгоритм действий кадрового специалиста при актуализации персональных данных в трудовой:
- предыдущая фамилия зачеркивается одной линией;
- рядом с зачеркнутыми сведениями вписывается новая фамилия;
- на внутренней части обложки указывается причина, по которой произошла смена фамилии в трудовой книжке (пример – ссылки на документы сотрудника с обновленными данными);
- заверение новой записи кадровым специалистом (он ставит свою подпись и подтверждает достоверность данных печатью компании).
Применительно к трудовому договору и должностной инструкции работодатель самостоятельно решает, вносить в них правки или нет. Законодательной регламентации этого вопроса не существует. При внесении правок в базу данных кадрового делопроизводства необходимо ссылаться на приказ руководителя и на номера и даты бланков, предоставленных работником.
Смена фамилии в трудовой книжке
Перед тем как внести запись в трудовой книжке об изменении фамилии, надо обосновать эти действия, получив от работника документы, подтверждающие факт смены персональных данных.
В случае с замужеством опираться надо на оформленное в ЗАГСе свидетельство о браке (ст. 30 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Требования по ведению трудовых книжек и отражению в них корректировок зафиксированы в нескольких правовых актах:
- постановление Правительства от 16.04.2003 № 225;
- постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69.
На базе указанных нормативных материалов на титульном листе трудовой книжки делают отметки об обновлении персональных данных владельца формуляра. Свежая информация переносится из паспорта. Смена фамилии в трудовой книжке (образец см. в статье «Запись в трудовой книжке о смене фамилии: образец 2018 года») может быть отражена в документообороте после того, как работодатель получит паспорт с новой фамилией.
Инициировать правку данных во всем комплексе кадровой документации должен обладатель новой фамилии. Он подает на имя руководителя компании заявление, в котором сообщает о произошедших изменениях в персональных данных с идентификацией даты вступления в силу новшеств.
Чтобы была проведена замена фамилии в трудовой книжке, образец заявления подать недостаточно. К нему необходимо приложить такие документы:
- копия паспорта, выданного на новую фамилию;
- копия свидетельства, оформленного работниками ЗАГСа, которое подтверждает факт бракосочетания.
Если поводом для смены фамилии было не замужество, то вместо последнего бланка надо представить работодателю свидетельство о смене фамилии. Директор компании после получения заявления с приложенными к нему копиями оправдательных бланков визирует его и передает в кадровую службу.
Следующий шаг – издание приказа об изменении фамилии в трудовой книжке. На завершающей стадии вносятся корректировки в учет кадрового органа и в информационную базу бухгалтерии.
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
- Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
- Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
- Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
Все изменения в трудовых книжках должны иметь документальное подтверждение. Для того чтобы внести изменения, от сотрудника потребуются:
- Паспорт с новой фамилией (целесообразно обращаться к работодателю уже после того, как сотрудником был получен новый паспорт, хотя на это может уйти некоторое время).
- Свидетельство о заключении брака или свидетельство о расторжении брака, либо иные документы, которые подтверждают изменение фамилии.
Если в трудовой книжке неправильно была сделана запись о фамилии, то ее можно изменить на основании паспорта и свидетельства о рождении. Документы предоставляются работодателю в подлиннике. Работодателю следует снять с них копии и хранить их вместе с личным делом сотрудника.
Работнику необходимо только предоставить подтверждающие документы и написать заявление на внесение изменений. Сами же изменения вносятся работодателем. В трудовую книжку ему необходимо внести реквизиты документов, на основании которых делаются правки.
Помимо трудовой книжки, изменения фамилии стоит отобразить в иных важных документах: трудовом договоре, должностной инструкции, личной карточке и пр.
Но обязанность внесения таких изменений законодательно не установлена, поэтому работодатель может сам определить целесообразность таких правок.
Также работодатель может обратиться в ПФР для получения работником нового СНИЛСа.
Изменения в трудовую книжку не допускается вносить собственноручно, даже если на текущий момент работник не трудоустроен. Правки должны быть внесены у того работодателя, во время трудоустройства у которого произошла смена данных.
Если фамилия сотрудника изменилась, но изменения в трудовой не были сделаны до его увольнения, то изменить фамилию в его трудовой книжке допускается по его новому месту работу (у нового нанимателя).
Фамилия сотрудника находится на титульном листе трудовой книжки. Сюда, в отличие от разделов со сведениями о работе и награждениях, допускается вносить изменения путем исправления записи.
Процедура внесения изменений в трудовую книжку следующая:
- Сотрудник обращается к работодателю с заявлением на смену персональных данных. Оно составляется в свободной форме и содержит наименование работодателя, ФИО руководителя, ФИО сотрудника, его должность и подразделение работы, просьбу внести изменения, дату и подпись подачи заявления с расшифровкой.
- Работодатель издает приказ, в котором дает поручение кадровой службе внести изменения в кадровую документацию (это необходимо только в том случае, если за оформление трудовых не отвечает сам руководитель).
- Старая фамилия зачеркивается одной прямой линией.
- Рядом вписывается новая измененная фамилия. Где написать новую фамилию – не принципиально: это можно сделать сверху или рядом, либо под записью.
- Ссылка на реквизиты документов, на основании которых были внесены изменения, прописываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Четкая формулировка записи отсутствует. Можно прописать здесь, например, такую заметку: «Фамилия изменена на основании…».
- Под реквизитами документов ставится подпись должностного лица с расшифровкой, а также дата изменений.
- Запись заверяется печатью организации (при наличии, так как с 2015 года требование об обязательном использовании печати было упразднено). Печать нужно поставить таким образом, чтобы сохранить читаемость записей и не перекрывать их.
При внесении исправлений строго не допускается использование корректоров и ножей. Записи аккуратно вносятся ручкой. Все надписи стоит делать разборчивым подчерком, они должны быть хорошо читабельны.
Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон “Об актах гражданского состояния” (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке.
Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п.
12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).
Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.
В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:
На основании пп. “а” п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.
Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.
Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:
- ФИО;
- дата рождения;
- информация об образовании и квалификации.
Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение.
В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании.
Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.
При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:
- старая фамилия зачеркивается;
- рядом или над старой фамилией указывается новая;
- отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
- ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.
Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.
В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:
«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».
В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.
Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:
- личное дело;
- лицевые счета;
- трудовой договор;
- все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).
В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене.
Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать.
Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».
По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.
За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.
Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена.
Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты.
В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.
Чтобы произвести запись в трудовой о смене фамилии работнику кадровой службы потребуется ряд документов, на основании которых будет издан приказ о внесении исправлений и подготовлено допсоглашение к трудовому контракту.
При определении перечня, подтверждающего факт перемены в личных сведениях, руководствуются п.2.3 Инструкции по оформлению трудовых, утвержденной Постановлением Министерства труда №69 в 2003 году.
Список бумаг, предоставляемый в кадровую службу, включает:
- Новый паспорт.
- Свидетельство о рождении, о регистрации или расторжении брака.
- Подтверждающие справки, оформляемые государственными органами.
Ссылку на документ, давший основание для корректировки, указывают на внутренней стороне первой страницы формуляра. Если фамилия изменена на основании свидетельства о браке, внутри бланка трудовой пишут серию, номер свидетельства, дату оформления.
Корректируя личную информацию и документы работницы, работодатель и сотрудник дополнительно оформляют:
Похожие записи: