Служебный акт составляет и подписывает

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебный акт составляет и подписывает». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

08 апреля 2017 г. № 1 г. Иркутск о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «ЛандышСМИ».

Акт служебного расследования на предприятии

В нашем примере используется утвержденная форма акта об уничтожении. Тем не менее на ее основе и знании изложенных ниже нюансов Вы сможете подготовить любой служебный документ для фиксации событий или действий.

Служебный акт может составляться на официальном бланке организации. Может составляться на простом листе формата А 4, но содержать графу: утверждаю, согласовано (подписывается руководителем). Некоторые виды актов (по финансовым вопросам) приобретают юридическую силу только после заверения грифа «утверждаю» печатью.

К обязательным реквизитам служебного акта, помимо указания на организацию, относятся:

1. название документа (Акт), номер (при наличии) и дата
2. место составления
3. основание (проверка, факт, событие, указание начальника, ссылка на норму закона)
4. суть установленных фактов, результаты и выводы, предложения
5. подписи сторон (председатель и члены комиссии или сотрудники организации, присутствующие при составлении документа).

Когда кто-то из обязательных членов комиссии при составлении служебного акта не согласен с какими-то выводами, он вправе приобщить к документу в качестве приложения особое мнение в письменном виде.

Количество экземпляров (когда оно не утверждено законом) определяется практической необходимостью. Обратите внимание, что служебный акт, как правило, отдельно не хранится, а приобщается к материалам того дела, с которым связан зафиксированный факт.

Вообще, неприятную ситуацию служебного расследования может инициировать работодатель при малейших своих подозрениях на какое-либо отклонение. Чаще всего служебные расследования возникают в следующих отклоняющихся от нормальной работы случаях:

• При проведении плановой инвентаризации были выявлены недостачи. Будут предприняты действия, для того чтобы выяснить ее причины.
• При приеме обращения от работников или постоянных клиентов организации. Это могут быть также постоянные жалобы от какой-либо категории обращающихся клиентов.
• Нарушение одним или группой работников принятых правил. Это могут быть нормы, прописанные в трудовых договорах, должностных инструкциях. Например, прогул – отсутствие на работе какого-либо сотрудника в рабочее время более 4 часов.
• Выход сотрудников за рамки, очерченные локальными актами, например, техники пожарной безопасности.
• В случае, когда принципиально важная для ведения бизнеса информация каким-то образом попала к конкурирующим организациям.
• Был нанесен моральный или материальный вред отдельным сотрудникам или компании в целом.
• Был установлен факт получения, дачи взятки.

Естественно, это далеко не все причины, побуждающие к проведению расследования. Но большая часть случаев в них вписывается. Некоторые из ситуаций подробно описаны в существующем законодательстве. Например, 247 статья Трудового кодекса посвящена действиям работодателя, если ему был нанесен ущерб.

После того как состав комиссии утвержден, она приступает к выполнению своих обязанностей. В частности, она вправе в письменной форме попросить дать виновного в каком-либо проступке пояснения относительно своих действия.

Но стоит иметь в виду, что сотрудник может (и имеет на это право) уклониться или отказаться от дачи каких-либо показаний. В таком случае комиссия составляет акт об отказе. Его должны подписать все члены комиссии.

Помимо этого, комиссия собирает документы о произошедшем. Ими могут являться акты замеров измерительного оборудования, акты инвентаризации с выявленной недостачей, служебные записки от других сотрудников организации, которые были очевидцами случившегося и пр.

Формулировки в теле документа будут зависеть от специфики сферы работы предприятия, а также от вида нарушения. В любом случае заполняющему акт необходимо придерживаться делового тона, не быть голословным. Для того чтобы бумага имела вес, в ней должны приводиться точные и достоверные данные.

Начинается акт стандартно: с указания реквизитов предприятия. Обычно его печатают на бланке организации. В середине находится наименование документа, ниже – город и дата составления.

Основная часть приложенного примера заполнения акта содержит:

• Основание. В этой графе должна приводиться ссылка на приказ о формировании комиссии.
• Перечисление должностей и ФИО председателя и членов комиссии в графах «составлен комиссией».
• Дату, когда началось описываемое действие (нарушение).
• В чем состоит суть предъявляемых претензий.
• Какие действия были приняты обвиняемым.
• Кто еще мог принимать участие в описываемых действиях.
• Выводы комиссии. Чаще всего они формулируются как виновность конкретного лица в прогуле, растрате или ином проступке. При этом меры наказания в акте не перечисляются. Принятие такого рода решения – за руководителем организации. В особо сложных ситуациях все бумаги передаются в судебные инстанции.

Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:

акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).

Основные характеристики акта:

• фиксация фактов и событий в акте производится оперативно: в день их выявления/наступления или в специально обозначенный, но ограниченный период времени;
• чтобы избежать субъективных оценок, факты/события устанавливаются не одним человеком, а коллегиально. Считается желательным, чтобы число принимающих участие в этом процессе лиц было от 3 человек. Это могут быть специально назначенные сотрудники или комиссия ², каждый при этом наделяется равными полномочиями, которые прекращаются после полного выполнения поручения и оформления акта. Полномочия могут предоставляться и по должности, прежде всего сотрудникам, осуществляющим контрольно-надзорную деятельность как во внешней среде, так и внутри организации (руководитель службы внутреннего контроля, заведующий архивом, начальник отдела кадров и т.п.) с целью оперативного документирования выявленных нарушений, фактов, фиксации результатов проверок;
• для организации работы комиссии из числа ее членов назначается председатель, который по обычаю делового оборота имеет право решающего голоса в процессе оценки фактов, т.е. практически в акте фиксируется та оценка, которую четко формулирует председатель. Такая практика заимствована из деятельности постоянно действующих комиссий, которые создаются, как правило, в статусе коллегиальных совещательных органов;
• поскольку факты устанавливаются коллегиально, в акте оформляются подписи всех участников, но каждый член комиссии имеет право на особое мнение, которое может быть оформлено:
• на самом акте ниже подписи (см. Пример 7);
• как самостоятельный документ, прилагающийся к акту (в форме служебной записки или документа с наименованием «особое мнение», «замечания», см. Пример 8). Он может быть также направлен непосредственно тому должностному лицу, на основании решения которого была создана данная комиссия;
• в процессе работы специально образованной комиссии любой ее член (например, в порядке очередности) может документировать факты – для составления актов секретарь в комиссии, как правило, не назначается;
• текст акта должен быть кратким и точным, при изложении текста не допускаются канцеляризмы («Мы, нижеподписавшиеся…», «…настоящий акт о следующем:» и др.);
• результаты работы комиссии могут утверждаться руководителем, по поручению которого она работала. На основании коллегиально установленных фактов часто принимаются управленческие решения, которые фиксируются уже в последующих распорядительных документах.

Если говорить о разновидностях акта, то их множество. Коллегиально могут устанавливаться факты (события, действия), относящиеся как к основной деятельности организации (приемка-сдача основных средств, инвентаризация, прием-передача результатов исполнения договоров и т.п.), так и к оперативным вопросам (нарушение трудовой дисциплины конкретным работником, прием-передача документов и дел по должности и т.п.) ³.

В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.

Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.

Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:

1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.

Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:

• Государственный герб Российской Федерации или
• герб субъекта Российской Федерации,
• эмблема, товарный знак.

2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:

• в деятельности внутренних структурных подразделений (например, акт проверки трудовой дисциплины, непредставления работником объяснений и т.п.), а также
• в деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений, если их руководители создают комиссии для фиксации фактов по основным направлениям деятельности (акт инвентаризации, аттестации, установления квалификации работников и т.п.).

3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).

4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).

5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного…

• Свежие
• Посещаемые

С 1 июля 2018 г. начнет действовать новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-20162.

Кадровикам нужно принять к сведению, что некоторые реквизиты документов общего делопроизводства рекомендовано оформлять по-новому. В отделе кадров эти документы также создаются.

Речь идет:

• о деловых письмах;
• служебных и докладных записках;
• приказах по основной деятельности;
• приказах по личному составу, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности;
• локальных нормативных актах и др.

Применительно к актам новый ГОСТ говорит следующее: в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

Статья 192 ТК РФ предусматривает, что работодатель применяет дисциплинарные взыскания за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Таким образом, чтобы у работодателя было основание для увольнения работника:

1) работник должен совершить действие (бездействие);

2) это действие или бездействие должно быть противозаконным (нарушать законы, подзаконные акты или локальные нормативные акты);

3) работник должен быть виновен в совершении этого проступка.

Первое, что работодателю нужно будет доказать в случае спора в суде, — это фактическое совершение того или иного запрещенного действия или отсутствие требуемых действий (бездействие) работника.

Как указал Верховный Суд РФ3, именно работодатель должен доказать, что совершенное работником нарушение, явившееся поводом к увольнению, в действительности имело место и могло являться основанием для расторжения трудового договора.

Основания для дисциплинарного взыскания могут быть разными, однако любое из нарушений должно быть зафиксировано документально.

Судебная и правоприменительная практика свидетельствует об использовании двух документов для фиксации нарушений работников: акт и (или) служебная (докладная) записка. Их отличие в том, что служебная записка, как правило, пишется одним человеком, а акт составляют несколько, обычно три человека.

Чем детальнее будут составлены акты и служебные записки, чем тщательнее описаны в них события, тем легче работодателю будет доказать факт нарушений работника в случае возникновения спора.

Обратите внимание: фиксация нарушения еще не означает, что работник действительно виноват. Ведь его вину еще необходимо установить. Это уже следующий шаг в процедуре привлечения к дисциплинарной ответственности, который мы в данной статье не рассматриваем.

Приведем несколько примеров оформления актов о фиксации наиболее частых нарушений.

• Прогул, как известно, это отсутствие на рабочем месте более 4 ч либо в течение всего рабочего дня без уважительной причины (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В этом случае, как правило, комиссия из трех человек оформляет акт отсутствия работника на рабочем месте (пример 1). Важное условие: все подписавшиеся должны были действительно наблюдать отсутствие работника на рабочем месте в течение 4 ч. Причина отсутствия на данном этапе не рассмат­ривается, фиксируется лишь факт отсутствия работника.
• Опоздание, в отличие от прогула, — отсутствие работника на рабочем месте до 4 ч. Это тоже нарушение трудовой дисциплины, но в отличие от прогула за него уволить нельзя, только объявить выговор. Фиксируется опоздание также с помощью акта.
• К сожалению, появление на работе в состоянии опьянения не такое редкое явление, особенно в рабочих коллективах. Чаще всего это алкогольное опьянение, но возможно также наркотическое и другое токсическое опьянение.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 1, 2018.

Он представляет собой один из видов первичной документации. Эта бумага подтверждает, что обязательства, которые были предусмотрены условиями соглашения, полностью исполнены.

Акт является двусторонним документом и подписывается обеими сторонами оформленного ранее договора — исполнителем и заказчиком. Документ будет иметь юридическую силу и в том случае, если он подписан только одной стороной (имеется в виду подрядчик), но с обязательным отображением в нем факта отказа от подписания противоположной стороной. Но в этом случае дополнительно потребуются подписи свидетелей.

Акт выполненных работ — это защита от возникновения возможных споров и различных разногласий между контрагентами.

Если конфликт все же произошел, этот документ будет являться основным доказательством в суде.

Если заказчик недоволен результатом, все его претензии отображаются в акте.

Форма акта может утверждаться предварительным соглашением между сторонами (так делается при контрактах на большие суммы) либо же создаваться непосредственно перед составлением документа.

В любом случае, качественный акт выполненных работ обязан отвечать как минимум двум ключевым требованиям:

• в нем должно быть отображено наименование договора, на основании которого он сформирован;
• обязательно указание четкого и полного перечня выполненных работ. При этом список работ в приложении к договору (смете) и акте должен совпадать.

В акте необходимо также отобразить способ проверки заказчиком количества и качества выполненных подрядчиком действий.

Сюда входят визуальный осмотр, проверка функционала и др.

Не стоит забывать об указании места и дате приемки выполненной работы. При наличии у одной из сторон каких-либо замечаний к качеству либо количеству, крайне важно отразить все это в документе.

Заказчик обязан приступить к приемке выполненных работ после получения сообщения от подрядчика о готовности их сдачи. Ст. 720 и ст. 753 ГК РФ не делают исключений для действий, выполненных некачественно.

Если обязательства были выполнены с нарушениями, может быть оформлен документ одного из трех видов:

• с замечаниями;
• о недостатках;
• о существенных недостатках.

После устранения недостатков подрядчику необходимо не только уведомить об этом заказчика, но и обязательно подготовить новый акт приемки и пригласить заказчика на сдачу части работ с устраненными недостатками.

Если заказчик уклоняется от приемки, в его адрес следует направить односторонний акт.

В случае уклонения заказчика от приемки, подрядчик вправе обратиться в суд. Арбитражный суд, рассматривая дело, может руководствоваться односторонним актом сдачи-приемки и считать, что все необходимые действия выполнены качественно и в указанном объеме.

Юридическую силу одностороннему акту в отношении строительного подряда придает ст. 753 ГК РФ, а в отношении иных договоров — практика арбитражных судов.

Абсолютно неважно, что послужило причиной подписания акта задним или будущим числом — если это обнаружится, документ будет недостоверным. Если заказчик откажется платить, не избежать споров по мелочам, затрат на экспертизу, юристов и судебный процесс.

Заодно подписание документа задним числом будет считаться подделкой документа, а за неё штрафуют по ст. 19.23 КоАП.

Кто и как подписывает акт — указывают в договоре. Если это не оговорено, акт подписывает руководитель компании, лично предприниматель или лицо, которое имеет право такой подписи по доверенности. На практике же бывает, что акты подписывает кто угодно, но не тот, кто должен: бухгалтеры, мастера и т.д.

Отдельный разговор — комиссионный порядок приёмки работ. В этом случае в акте должны стоять подписи всех членов комиссии. И пока порядок не соблюден, работы считаются не принятыми, даже если составлен акт.

Многие акты составляют в свободной форме. Для них нет установленного порядка, кроме того, который указан в договоре. На практике часто используют типовые формы или образцы из интернета.

Однако есть сделки, в которых закон обязывает применять унифицированные формы. Пример — формы КС2 и КС3, которые используют в строительстве. Замена таких форм на свободные — нарушение закона, что уже делает акты недействительными. Неправильное заполнение унифицированных форм — тоже нарушение.

Даже если используется свободная форма, в акте должны быть отражены:

1. Вид договора, по которому составляется акт.

2. Место и дата составления документа.

3. Стороны сделки и их представители, уполномоченные подписывать акт.

4. Перечень и описание выполненных работ.

5. Срок выполнения работ — установленный договором и фактический.

6. Другие сведения, определённые условиями договора о порядке сдачи и приёмки работ (объем, качество работ, мероприятия по оценке работ и пр.)

7. Цена и стоимость работ, НДС.

8. Сведения об авансовом платеже, его зачёт в окончательную оплату, итоговая сумма, подлежащая выплате исполнителю.

9. Выявленные недостатки.

10. Наличие/отсутствие претензий, их суть.

11. Подписи сторон.

Документы имеют большое значение в отношениях работодателя и сотрудника: с помощью приказов и заявлений стороны фиксируют устные договоренности или информируют друг друга о намерениях.

Самые распространенные поводы для оформления приказа:

• отпуск;
• прием на работу и увольнение;
• перевод на другую должность или работу;
• назначение взыскания;
• привлечение к сверхурочной работе и пр.

Иногда сотрудник не готов принимать неприятные известия, и кадровикам приходится едва ли не бегать за ним, чтобы убедить поставить подпись. Не всегда работники понимают, что отсутствие подписи не изменит намерений работодателя.

В разных ситуациях мы можем занимать позицию Ребенка, Родителя или Взрослого. Часто, когда человек не знает, что делать, когда нет навыков взрослого поведения или ресурсов решить проблему, он использует стратегии, которые в детстве дали успешный результат. Позиция «я в домике», то есть игнорирование проблемы, — вариант такой стратегии. Человек, с одной стороны, понимает, что увольнение неизбежно, а с другой, включает внутреннего Ребенка, — комментирует ситуацию социальный педагог, психолог Татьяна Ходжаева.

Надо помнить, что отношения между работодателем и работником — это не только про соблюдение норм закона. Многое зависит от того, какие отношения выстраивают руководитель и кадровик с коллективом, с каким посылом знакомят с изменениями.

Не стоит занимать такую же детскую позицию: «А я сейчас начальнику пожалуюсь!». Ошибкой будет и разговор с позиции Родителя: «Как вам не стыдно? Вы обязаны подписать!». В переговорах займите позицию Взрослого: аргументируйте, опирайтесь на законодательные нормы, озвучивайте их собеседнику, — советует Татьяна Ходжаева.

Чтобы принять взвешенное решение, сотрудник должен понимать последствия своего отказа, знать, какие шаги предпримет работодатель, если не получит подписи под приказом. И об этом ему должны рассказать вы.

Составление и подписание акта выполненных работ

В ситуации, когда после всех разъяснений сотрудник все же отказывается подписывать приказ, пригласите руководителя и двух свидетелей и еще раз предложите работнику ознакомиться с документом. Если снова отказ, вы должны составить акт (ст. 193 ТК РФ). Документ включает в себя:

• реквизиты: дату, номер, ссылку на приказ, в котором сотрудник не хочет ставить свою подпись, и состав комиссии с указанием должностей;
• изложение фактов и шаги работодателя, например: «Комиссия подтверждает, что главный специалист службы снабжения Евгений Иванович Сидоров отказался подписывать приказ об увольнении»;
• подписи членов комиссии и указание на количество экземпляров.

Предложите сотруднику подписать акт. Если тот отказывается и здесь ставить подпись, сделайте об этом запись и заверьте ее у свидетелей.

Обратите внимание: акт должен быть составлен в полном соответствии с законом. Если в документе будут искажены факты или не будет подписей свидетелей, это может стать поводом оспорить акт и сам приказ в суде. Сотрудник уже настроен на конфликт, и ваши ошибки будут ему только на руку.

Обязательно предупредите сотрудника, что отсутствие подписи не отменит действия самого приказа. Если работодатель решил уволить, то он сможет сделать это и без согласия работника. А отказ подписывать, например, приказ о направлении на медосмотр или в командировку может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины и повлечет меры административного воздействия.

Бывает и так, что ситуация переросла в острый конфликт, когда работник и вовсе отказывается прийти в отдел кадров или даже на рабочее место. На этот случай в Трудовом кодексе нет четких указаний, но опытные кадровики советуют так же при свидетелях составить акт о попытке ознакомить работника с приказом. В акте указать все действия руководителя, сотрудников кадровой службы и самого сотрудника.

Если в процессе работ собственники выявили ненадлежащее их качество и вовремя заявили об этом, то они могут потребовать уменьшения стоимости выполненных работ (ст.723 ГК РФ). Чтобы для УК или подрядной организации наступила ответственность за некачественные работы, собственники должны выявить недостатки и заактировать сей факт.

В течение 6 месяцев с момента обнаружения дефекта собственники имеют право подать в свою управляющую организацию письменное заявление о перерасчёте (Приложение к ПП РФ №491).

Иными словами, сначала нужно выявить дефект и заактировать его, а потом на основании акта писать в УК, а не наоборот. То есть, у собственников не получится такая схема, что спустя месяц или два они решат сделать перерасчёт за неубранный вовремя или плохо убранный подъезд, составив акт с опозданием.

Акт о выявленных нарушениях составляется и подписывается в присутствии представителя УК и уполномоченного собственника помещений в МКД либо председателя совета дома (ПП РФ №354). Выходит, что если нет акта о выявленных нарушениях, значит нет и самого дефекта. Из этого следует, что нет акта о дефектах — нет перерасчёта.

Причём, перерасчёт делается только за период с момента составления акта о ненадлежащем качестве выполненных работ по дату составления акта об устранении выявленных нарушений (пп.111,112 ПП РФ №354).

Можно отметить следующие важные моменты:

• собственники помещений в МКД могут на правах заказчика контролировать выполнение работ и услуг, оказываемых УК по договору;
• при выявлении дефекта или ненадлежащего качества выполняемых работ должен быть сразу же составлен соответствующий акт и подписан в присутствии собственников и представителей УК;
• с момента составления и подписания акта о выявлении нарушений собственники имеют право в течение 6 месяцев в письменной форме потребовать от своей управляющей организации перерасчёта за выполненные ненадлежащим образом работы;
• при отсутствии вовремя и грамотно составленного акта о выявлении нарушений УК вправе отказать в произведении перерасчёта за выполненные работы.

Написать комментарий

Акт проверки по факту недостачи материальных ценностей

Документ составляется произвольным образом и состоит из 3 частей:

• Вводной;
• Основной;
• Резолютивной.

В шапке документа:

• Указываются реквизиты фирмы;
• Место и дата составления.

После слова «Акт» указывается основная часть:

• Перечень членов комиссии – ФИО, должность.
• Перечень выявленных фактов правонарушения;
• Выводы экспертов;
• Результаты бухгалтерского учета;
• Указание на факт причастности подозреваемого лица;
• Свидетельские показания;
• Материальные доказательства.

В последнем условном разделе подводятся итоги всего расследования и делаются соответствующие выводы. После чего всем членам комиссии следует поставить подпись.

Для составления акта применяются те же правила, что и для прочей подобной документации.

Для его формирования доступно взять обычный лист формата А4 или фирменный бланк.

Шапку расположить в правом верхнем углу. Обоснованное наименование документа указывается посредине листа.

Далее следует описать само правонарушение, после чего детальное описание каждого проведенного этапа расследования.

Обвинение работника в служебном преступлении достаточно серьезное мероприятие, и для его исполнения и принятия последующих мер наказания необходимо собрать достаточное и правдивое число улик и доказательств, чтобы впоследствии составленный акт невозможно было оспорить в суде и его составление было оправдано.

Акт же в свою очередь, как и прочая первичная документация имеет произвольную форму без применения какого-либо унифицированного бланка, однако во время его формирования необходимо руководствоваться общепринятыми правилами составления внутренней документации.

Должностная инструкция любого работника содержит раздел, в котором прописывается ответственность за те или иные нарушения. Обычно здесь есть пункты о:

• причинении ущерба компании,
• порче товарно-материальных ценностей,
• несоблюдение трудовой дисциплины,
• халатное выполнение трудовых функций,
• разглашение коммерческой тайны и т.п.

Все эти проступки могут повлечь за собой достаточно серьезные последствия для организации и стать причиной служебного расследования. И если это случилось, то внутреннее «следствие» поможет установить истинную причину происшествия и определить степень виновности того или иного сотрудника.

5 ошибок в акте сдачи‑приёмки работ, которые мешают вовремя получить оплату

Нужно знать, служебное расследование – это достаточно серьезная процедура. Именно поэтому она не проводится при выявлении незначительных проступков. Впрочем, насколько «тяжелой» является ситуация решает сам руководитель. Даже в том случае, если у него появились лишь подозрения в отклонениях от нормы и возникновении нестандартных ситуаций, он может назначить поверку. К наиболее частым ситуациям, при которых назначается расследование, можно отнести:

• обнаружение недостатки при плановой инвентаризации;
• поступил сигнал или жалоба от сотрудников или клиентов, которые постоянно работают с этой компанией;
• серьезное нарушение должностных инструкций. Например, непосещение рабочего места в течение длительного времени;
• нарушение правил пожарной безопасности и пренебрежение защитными и страховочными средствами;
• сотрудник разглашает важные фирменные секреты, в том числе и среди конкурирующих организаций;
• компания или отдельные ее сотрудники получили материальный или моральный урон;
• имеются подозрения в даче или получении взяток.

Конечно, это лишь основные причины, по которым наиболее часто директор решает проводить служебную проверку. Существует еще достаточно много серьезных нарушений, которые могут стать основанием для проведения расследования.

При некоторых видах правонарушений проведение расследования является обязанностью работодателя, в других же случаях оно является добровольной инициативой руководителя. Если такое расследование не провести, то сотрудник в дальнейшем сможет обжаловать дисциплинарное наказание, которому был подвергнут.

Однако процедура расследования достаточно трудоемкая и ответственная, поэтому для нее отдельным приказом назначается специальная комиссия. Основная ее задача: выяснение обстоятельств случившегося, беседы с предполагаемыми виновниками, установление степени их вины, подсчет нанесенного организации ущерба.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек из разных подразделений компании. Все они должны быть достаточно квалифицированными и грамотными специалистами, чтобы провести расследование качественно, на должном уровне, разобрав все мотивы, причинно-следственные связи и прочие обстоятельства. При этом действовать нужно предельно аккуратно, не допуская нарушения прав работников. Как правило, в комиссию включаются:

• представитель внутренней службы безопасности,
• юрист,
• сотрудник бухгалтерского отдела или экономист,
• технический работник, например, инженер и т.п.

В комиссию может входить и руководитель компании.

Четкое определение служебных расследований в Трудовом кодексе отсутствует. Но на практике предполагают установление фактов, связанных с правонарушением. Процедура имеет свой формализованный порядок.

Внутренние расследования проводят для достижения нескольких целей:

• Своевременное применение взысканий.
• Выявление того, насколько законно само взыскание.
• Установление факта совершения проступка конкретным лицом.

В законодательстве не приводят и конкретного перечня с дисциплинарными взысканиями, внутренними расследованиями. Руководители имеют право самостоятельно контролировать данный вопрос. Их закрепление проводят с помощью локальных нормативных актов.

Случаи, когда применяют взыскания, могут выглядеть так:

1. Материальный ущерб работодателю. В этом случае без внутренних расследований не обойтись.
2. Нарушение правил по технике безопасности.
3. Невыполнение трудовых обязанностей.
4. Нарушения в сфере трудовой дисциплины.

Если обнаружено преступление, административное правонарушение – администрация предприятия имеет право сообщить о произошедшем правоохранительным органам.

После проведения расследования комиссия в специальном акте выносит свое решение, которое в случае доказательств виновности сотрудника служит основанием для назначения ему дисциплинарного наказания.

Обычно в таких случаях наказание наступает в виде выговора или даже увольнения, редко кому удается отделаться замечанием. Кроме того, сотрудник может понести и материальную ответственность (если были доказаны факты умышленной порчи имущества предприятия).

В особых ситуациях внутреннее расследование может послужить основанием к возбуждению административного или даже уголовного дела, а также привести к подаче против виновника гражданского иска.

Сроки проведения служебного расследования по Трудовому кодексу (статья 193 ТК РФ) не должен превышать 1 месяц с обнаружения события, которое послужило его причиной. Обычно срок прописывается в самом приказе. Следует учесть, что существует срок давности привлечения работника к ответственности, в который не входит:

• время болезни работника;
• время пребывания работника в отпуске;
• время, необходимое на учет мнения профсоюза или иного представительного органа работников.

По совокупности привлечь виновного к дисциплинарной ответственности можно не позднее чем через шесть месяцев (а по делам, связанным с коррупционными проявлениями, — три года). По истечении этого срока привлечь к ответственности уже не получится. По результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки такой срок составляет не более двух лет со дня совершения или обнаружения проступка. В эти сроки не входит период производства по уголовному делу (если оно было открыто).

Сотрудник отказывается подписывать приказ

18 мая 2021 г. город Геленджик

Председатель: Начальник отдела кадров П.Р. Малахов

1. Специалист по охране труда С.С. Выхина
2. Ведущий юрисконсульт Д.В. Федосеева

Факт нарушения: невыполнение администратором Синициной Анастасией Владимировной возложенных обязанностей по уведомлению миграционного подразделения ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике о прибытии иностранных граждан в место временного пребывания в течение суток (нарушение ст. 20 Федерального закона «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства» от 18.07.2006 г. № 109-ФЗ).

Акт служебного расследования составляется в случаях причинения ущерба работодателю действиями работника или выявления нарушений трудовой дисциплины. Такой документ необходимо составлять и после Акта об отсутствии на рабочем месте при намерении уволить работника за прогул.

Проведение служебного расследования или проверки инициируется резолюцией руководителя – первого лица организации. Состав комиссии утверждается приказом, а срок проведения проверки ограничен 30 календарными днями. С приказом должны ознакомиться члены и председатель комиссии. Кстати, это должны быть лица, не связанные с происшествием.

Комиссия собирает, изучает документы, связанные с происшествием, истребует объяснения у сотрудника (обязательно). При отказе – составляется соответствующий Акт (по аналогии с Актом об отказе от получения). По результатам проверки составляется Акт служебного расследования, который подписывается всеми членами комиссии и работником, в отношении которого она проводилась (Акт об отказе от подписи).

Комиссией по проведению служебного расследования должны быть установлены следующие факты:

• причинен ли ущерб компании, имело ли место происшествие или факт нарушения трудовой дисциплины работником
• обстоятельства, при которых это произошло
• последствия произошедшего и причинно-следственная связь между действиями работника (работников) и причиненным ущербом
• чья вина, в чем она выразилась
• обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность (факт нарушения трудовой дисциплины ранее и т.п.)
• вывод комиссии: установлен ли факт нарушения работником своих обязанностей. Вид дисциплинарного взыскания может устанавливаться отдельно приказом руководителя по его усмотрению, а может быть выражен в акте служебного расследования.

Вообще, неприятную ситуацию служебного расследования может инициировать работодатель при малейших своих подозрениях на какое-либо отклонение. Чаще всего служебные расследования возникают в следующих отклоняющихся от нормальной работы случаях:

• При проведении плановой инвентаризации были выявлены недостачи. Будут предприняты действия, для того чтобы выяснить ее причины.
• При приеме обращения от работников или постоянных клиентов организации. Это могут быть также постоянные жалобы от какой-либо категории обращающихся клиентов.
• Нарушение одним или группой работников принятых правил. Это могут быть нормы, прописанные в трудовых договорах, должностных инструкциях. Например, прогул – отсутствие на работе какого-либо сотрудника в рабочее время более 4 часов.
• Выход сотрудников за рамки, очерченные локальными актами, например, техники пожарной безопасности.
• В случае, когда принципиально важная для ведения бизнеса информация каким-то образом попала к конкурирующим организациям.
• Был нанесен моральный или материальный вред отдельным сотрудникам или компании в целом.
• Был установлен факт получения, дачи взятки.

Естественно, это далеко не все причины, побуждающие к проведению расследования. Но большая часть случаев в них вписывается. Некоторые из ситуаций подробно описаны в существующем законодательстве. Например, 247 статья Трудового кодекса посвящена действиям работодателя, если ему был нанесен ущерб.

Результаты выполнения некоторых мероприятий, обследований, осмотров завершаются составлением итоговых документов. Одним из них считается «Акт технической комиссии». Он заполняется с целью урегулирования всех спорных вопросов.

Составляется материал на определенном бланке в нескольких экземплярах. Как правильно составлять «Акт технической комиссии»? Деловые бумаги должны включать реквизиты:

• название организаций;
• наименование документов;
• реквизиты заказчиков;
• дата, номер, место составления;
• перечень работ или услуг;
• список членов комиссии по приемке работ, их персональные данные или реквизиты;
• основания, согласно которым работы или услуги выполнялись;
• этапы работ;
• затраченные средства;
• заключения комиссии, в которых выполняется оценка выполненных работ, приводятся замечания, подводятся итоги мероприятия;
• выводы и предложения;
• подписи членов комиссии, печати.

После того как состав комиссии утвержден, она приступает к выполнению своих обязанностей. В частности, она вправе в письменной форме попросить дать виновного в каком-либо проступке пояснения относительно своих действия.

Но стоит иметь в виду, что сотрудник может (и имеет на это право) уклониться или отказаться от дачи каких-либо показаний. В таком случае комиссия составляет акт об отказе. Его должны подписать все члены комиссии.

Сроки проведения служебного расследования по Трудовому кодексу (статья 193 ТК РФ) не должен превышать 1 месяц с обнаружения события, которое послужило его причиной. Обычно срок прописывается в самом приказе. Следует учесть, что существует срок давности привлечения работника к ответственности, в который не входит:

• время болезни работника;
• время пребывания работника в отпуске;
• время, необходимое на учет мнения профсоюза или иного представительного органа работников.

По совокупности привлечь виновного к дисциплинарной ответственности можно не позднее чем через шесть месяцев (а по делам, связанным с коррупционными проявлениями, — три года). По истечении этого срока привлечь к ответственности уже не получится. По результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки такой срок составляет не более двух лет со дня совершения или обнаружения проступка. В эти сроки не входит период производства по уголовному делу (если оно было открыто).

При проведении проверки выясняются следующие обстоятельства:

• суть нарушения;
• размер причиненного ущерба;
• причины и условия, повлекшие проступок;
• лицо, совершившее проступок;
• степень вины;
• смягчающие и отягчающие обстоятельства;
• меры по привлечению к ответственности виновных лиц;
• профилактические мероприятия по предотвращению подобных нарушений.

Когда круг потенциально виновных лиц определен, а в некоторых случаях он может быть достаточно широк, комиссия собирает письменные объяснения. При этом объяснения могут собираться как с виновных лиц, так и с работников, которые так или иначе могут пояснить случившееся.

Объяснительная записка составляется работником на основании уведомления, которое оформляет комиссия. В уведомлении описывается происшествие, может быть приведен список вопросов, на которые должен ответить сотрудник. В том экземпляре уведомления, который остается в делах комиссии, сотрудник должен указать дату получения уведомления и расписаться.

Статья 16. Порядок оформления результатов проверки

Разбирательство проводится при выявлении серьезного дисциплинарного нарушения, содеянного сотрудником. Например, в следующих случаях:

• при отсутствии трудящегося на рабочем месте свыше 4 часов без уважительной причины (т.е. прогул);
• когда выявлены факты нанесения материального вреда организации;
• если работник злоупотребил должностным положением и т.д.

Во время СР устанавливается степень виновности человека в произошедшем и выявляются обстоятельства, побудившие его повести себя не лучшим образом.

Права работника, в отношении которого проводится разбирательство, закреплены в инструкции организации о проведении служебных расследований. Но существуют общие положения, вытекающие из прав человека и гражданина. Расследование должно быть объективным и независимым, с соблюдением интересов работника, в отношении которого проводится проверка. Это значит, что сотрудник имеет право давать показания, менять их, приводить доказательства своей невиновности, знакомиться со всеми документами в отношении него, которые будут собраны во время проверки.

Приказ составляется на основании унифицированного образца. Но в него допускается вносить свои корректировки. Обязательно в распоряжении должны иметься сведения:

• наименование компании
• личные данные специалиста, который написал докладную записку
• сведения о работнике, подозревающегося в совершении правонарушения
• ссылка на записку
• сведения о лицах, ответственных за проведение расследования и включенных в состав комиссии

На приказе обязательно проставляется дата составления и подпись руководства.

С целью защиты своих интересов предприятие должно максимально качественно отражать совершенные действия в составляемых документах. В особенности, если речь идёт о возможном применении дисциплинарного взыскания.

При составлении приказа о служебной проверке необходимо учитывать организационную форму предприятия. Если в ведомственном документе, регулирующем проведение проверок, указан образец, то отступление от него недопустимо.

Ниже будет приведён пример оформления в том случае, если на предприятии не установлена чёткая форма приказа о служебной проверке.

Такой документ составляется на фирменном бланке организации, где должно находиться полное её наименование, адрес, идентификационный номер и так далее.

Обычно документ составляют, когда обнаружен факт причинения материального ущерба, многочисленных дисциплинарных проступков. Такое допустимо даже при отсутствии на работе, если потом за это действие планируют уволить.

Руководитель должен выпустить свою резолюцию, только в этом случае дополнительные проверки начинают. Выпускается отдельный приказ с утверждением состава комиссии. Члены комиссии, её председатель должны изучить приказ в обязательном порядке. Главное – назначить лиц, которые с происшествием никак не связаны.

Комиссия отвечает за сбор и изучение любой документации, которая связана с происшествием. В её задачи входит предъявление требований к сотруднику написать объяснительную. При отказе составляют отдельный акт.

Похожие записи:

• Модные оправы очков 2021 для зрения женские женщин
• Условия прохождения техосмотра в 2021 году
• Арестовали квартиру за долги судебные приставы что нужно делать