Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прошу направить в командировку образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для оформления служебной поездки действуют всего 2 документа:
- распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
- отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).
О распоряжении, оформляемом работодателем, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».
Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.
В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
- при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
- при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.
О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».
Служебная записка о направлении в командировку
Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:
- На служебном автомобиле.
- Личном транспорте.
- Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.
Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.
О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках — образец 2021».
Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.
Нужна ли служебная записка на командировку, если в служебную поездку направляется руководитель? По сути, необходимости в такой служебке нет – достаточно приказа о командировке.
Служебная записка о продлении командировки: образец
Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.
В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.
На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.
Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:
- Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
- Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
- Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.
В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании. Правила оформления:
- В правом верхнем углу указываем должность, фамилию и инициалы руководителя, который будет принимать решение о деловой поездке.
- Ниже пишем наименование подразделения, которое выступает инициатором поездки.
- Указываем текущую дату и присваиваем порядковый номер.
- В левом верхнем углу указываем наименования подразделений, которые либо примут участие в этой поездке, либо будут ее обеспечивать тем или иным образом.
- Кратко озаглавливаем документ.
- Далее подробно и обоснованно расписываем причины, послужившие основанием для командирования. Кроме причин, указываем, кто должен ехать, на какой срок, а также какое количество денежных средств необходимо выделить для обеспечения этой поездки.
- Подписываем и отправляемся к руководству на утверждение.
В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:
- В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
- Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
- Краткий заголовок.
- Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов).
В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить. - Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
Служебная записка о командировке оформляется в следующих случаях:
- работник отправился в командировку на личном транспорте либо на служебной или арендованной машине;
- работник не сохранил документов, которые подтверждают расходы на проезд и проживание.
И в первой, и во второй ситуации документ оформляет сам работник после своего возвращения.
Руководитель, который работает по трудовому договору, также является наемным работником. В законе нет нормы, которая бы говорила о том, что директора не обязаны отчитываться перед работодателем за свои расходы по служебным поездкам.
Но Роструд придерживается другой позиции – на практике руководителям разрешили не составлять служебки, аргументируя это тем, что руководящее лицо и так подписывает приказы о служебных поездках, продлениях или отменах командировок.
При этом с точки зрения налогообложения не оформление служебной записки на директора может негативно отразиться на компании. Ведь документ прежде всего составляется для того, чтоб подтвердить расходы и снизить налогооблагаемую базу.
В любом случае принятое решение должно быть зафиксировано во внутренних актах. А как именно поступить – решает работодатель. Например, он может установить:
- что руководитель не обязан оформлять служебную записку о командировке;
- что руководитель отчитывается о произведенных расходах по общей схеме (в таком случае образец служебной записки для генерального директора будет таким же, как и для остальных работников).
Индивидуальные предприниматели не оформляют служебные записки, поскольку они не состоят в трудовых отношениях и не должны отчитываться сами перед собой. Однако ИП все равно вправе включить в свои расходы траты:
- на проезд;
- на аренду жилья;
- суточные;
- на оформление паспорта, визы;
- на оплату консульских и транзитных сборов.
Образец служебной записки о командировке
Врио директора ООО “Пуля” Грибоедову Р.А. от руководителя отдела продаж Привалова А.А. 11.01.2022 г.
В связи с необходимостью расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж ООО “Пуля” прошу командировать старшего менеджера по продажам Коновалову Ирину Сергеевну в филиал ООО “Пуля” в г. Мурманске для проведения переговоров с потенциальными контрагентами о заключении договоров на поставку продукции. Период командировки: с 20 января по 25 января 2022 года. В ходе переговоров считаю целесообразным несение представительских расходов в размере, не превышающем 50 000 руб. по причине отсутствия места для переговоров с потенциальными контрагентами в здании филиала ООО “Пуля” в г. Санкт-Петербурге.
Руководитель отдела продаж Привалов Привалов А.А.
Врио директора ООО “Пуля” Грибоедову Р.А. от менеджера по продажам Коноваловой И.С.
В соответствии с приказом № 4к от 18.01.2022 г. в период с 20.01.2022 г. по 25.01.2022 г. я, Коновалова Ирина Сергеевна, находилась в служебной командировке. Для прибытия в место командирования и обратно к месту основной работы был использован личный автомобиль Missan Reva, государственный регистрационный знак А478НН 97, Копию документа, подтверждающего право собственности на транспортное средство, прилагаю.
Место командирования – филиал ООО “Пуля”, г. Санкт-Петербург
Дата и время командировки:
- начало – 20.01.2022 г. в 8 ч 00 мин.;
- окончание – 25.01.2022 г. в 23 ч 10мин.
Продолжительность поездки составила 5 (пять) дней. Совокупный пробег автомобиля пройденный в служебных целях составил 640 км. Общий расход топлива 98АИ на указанный и пройденный пробег – 60 л.
Путевой лист и иные документы, подтверждающие служебные расходы, представлены вместе с авансовым отчетом в качестве приложений к нему. На основании ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации прошу возместить служебные расходы, связанные с использованием моего личного автотранспорта.
Приложение:
1. Кассовые чеки АЗС № 46476948 от 20.01.2022 г., № 468749687 от 24.01.2022 г.
2. Путевой лист от 20.01.2022 г.
Менеджер по продажам Коновалова Коновалова И.С.
Хотя, в соответствии с новыми положениями ряд документов переведен в разряд необязательных, это вовсе не означает необходимость их полного исключения из внутреннего документооборота компании.
Как и ранее ответственные должностные лица могут придерживаться «классического» оформления с сохранением логической цепочки документов.
Однако, стоит учитывать, что теперь служебное задание на командировку не может выступать в качестве официального подтверждения факта, цели и расходов рабочей поездки.
Тем не менее, выход из положения есть. С учетом того, что приказ на командировку является обязательным, можно использовать его унифицированную форму Т9, в которую добавить пункт, посвященный цели служебной поездки.
Итак, для соблюдения текущего законодательства составление письменного служебного задания не требуется. Тем не менее, если организация сохранила прежнюю структуру внутреннего документооборота и формирует полный пакет командировочных бумаг, предусмотренных локальным приказом, то задание на поездку будет формироваться в следующей последовательности:
1. Принятие решения о направлении работника в служебную поездку. Как правило, это прерогатива руководящего состава.
2. Заполнение бланка служебного задания по установленной форме.
3. Информирование убывающего в командировку о целях, месте и сроках поездки.
Чтобы оформить служебное задание, целесообразно использовать унифицированную форму Т10а, которая содержит основные разделы, отражающие суть поездки. В документ вносятся следующие данные:
- Наименование учреждения, которое организовывает командировку;
- Внутренний номер документа, а также дата его заполнения;
- ФИО работника, отправляющегося в поездку и его табельный номер;
Подводя итог, можно отметить следующее. Начиная с 2015 года оформлять служебное задание на командировку стало не обязательно. Тем не менее, для соблюдения правил отчетности по внутреннему регламенту допускается заполнения прежнего перечня документов для поездки.
Чтобы отразить цель и финансирование служебной поездки можно применять дополнительные строки в приказе.
Если требуется выделенный документ, то для этого подойдет форма 10а унифицированной формата, в которой содержится табличная часть с перечислением основных атрибутов планируемой и завершенной командировки.
Служебная записка от работника: цели и образец
В соответствии с п. 7 положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) для отчета о сроке пребывания в командировке сотруднику, который был направлен туда на личном или служебном транспорте, необходимо заполнить служебную записку.
Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездные билеты в случае использования авто представить не получится.
Но в этом случае важно приложить иные подтверждающие документы, такие как путевые/маршрутные листы, чеки/квитанции и пр.
, что докажет следование командированного по намеченному пути к цели для выполнения задания (письмо Министерства финансов от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.
Однако в абз. 4 упомянутого выше п. 7 положения указывается, что фактический срок командировки можно подтвердить и при отсутствии доказательных документов о проезде и проживании. Это можно сделать при помощи той же служебной записки или другого документа, содержащего отметку принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командировки и убытия из него.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле.
Служебная записка на командировку образца 2019-2020 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.
К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).
В случае с индивидуальными предпринимателями существует ряд особенностей. В связи с тем, что ИП не может быть направлен в командировку, т. к. не относится к категории наемных работников, то, по мнению финансового ведомства, ему нет смысла оформлять самому себе приказ и служебную записку (письмо Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166).
Оформление служебной командировки
Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:
- путевой лист;
- чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
- при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.
При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.
По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.
Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.
Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.
Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере – дубликатами.
Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.
Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:
- Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
- Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.
[docs]
Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.
Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.
Отдел бухгалтерии ООО «Пион»
руководителю Горбань О. О.
Служебная записка
об организации командировки
от 02.02.2018 №208/07
Уважаемый Олег Олегович!
В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:
- 6000 рублей для проживания в гостинице;
- 6000 рублей в качестве суточных;
- 6000 рублей на топливо для заправки авто.
Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.
Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.
В документе также излагаются основные факты:
- цель поездки;
- дата отбытия и прибытия;
- данные об авто.
Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.
Отдел бухгалтерии ООО «Пион»
руководителю Горбань О. О.
Служебная записка
о командировочных расходах
02.02.2018 №208/07
Уважаемый Олег Олегович!
Согласно приказу №334 от 03.02.2018, я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.
Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.
Отдел бухгалтерии ООО «Пион»
руководителю Горбань О. О.
Служебная записка
об отмене командировки
от 02.02.2018 №208/07
Уважаемый Олег Олегович!
В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А. С.
Главный бухгалтер Сазонова Е. Е.
В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.
Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки.
Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов. Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:
- расходов на гостиницу – аренда помещения;
- расходов на топливо – затраты на материалы.
Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса, например, встреча с поставщиками или партнерами для решения глобальных вопросов.
Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:
- Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
- Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.
Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное – количество затраченных на данное задание часов.
Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.
Служебную записку (далее также СЗ) о направлении в командировку оформляет, как правило, работник, которого предстоит направить в поездку. Или же данную служебку подает непосредственный руководитель командируемого сотрудника.
Обязательной формы СЗ не установлено. В конкретной фирме может быть утверждена своя форма служебки на командировку.
На основании служебной записки, согласованной директором компании, отдел кадров готовит приказ о направлении сотрудника в командировку. А на основании подписанного приказа бухгалтерия перечисляет аванс на командировочные расходы на карту сотрудника или выдает наличными.
Служебная записка о командировке
СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.
Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.
Служебная записка обязательно должна дополняться:
- путевым листом;
- квитанциями о произведенной оплате парковки;
- кассовыми чеками на топливо.
Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.
Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.
Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. Какие расходы на командировки примет налоговая инспекция
Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами.
Но когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте либо личной или арендованной машине, таких документов у него нет. Поэтому документ для подтверждения размера суточных — это служебная записка.
А вот оформлять служебную записку о направлении в командировку не обязательно. Действующее законодательство не требует составлять такой документ.
Но если руководитель компании решит, что составлять служебки целесообразно, это правило можно закрепить внутренним документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Например, приказом директора или Положением о командировках. Составлять такие документы власти не запрещают.
Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.
Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.
Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.
- Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.
- Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.
- Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.
- Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.
Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.
Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:
- Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
- Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.
Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.
Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.
Отдел бухгалтерии ООО «Пион»
руководителю Горбань О. О.
Служебная записка
об организации командировки
от 02.02.2018 №208/07
- Уважаемый Олег Олегович!
- В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
- Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:
- 6000 рублей для проживания в гостинице;
- 6000 рублей в качестве суточных;
- 6000 рублей на топливо для заправки авто.
Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.
Служебная записка на командировку: образец 2021
Служебная записка о командировке подтверждает факт проезда и проживания работника. Документ также потребуется в случае поездки на личном, служебном и арендованном авто либо когда человек задержался в командировке. Рассмотрим образцы служебок на 2019 год.
Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются:
Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.
Сравнить тарифы и цены ⟶
Она позволяет удостоверить факт пребывания работника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Ее составляют:
- Когда работник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном авто. В данном случае в документе указывают фактический срок пребывания в месте командирования. По возвращении он представляет служебку работодателю вместе с документами, которые подтверждают использование авто:
- путевой лист;
- счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.
- Когда работник не может представить документы, подтверждающие проезд и проживание. В этой ситуации оформляют служебку, которая содержит подтверждение принимающей стороны о моменте прибытия и выбытия к ней работника. В качестве приложения составляют документ о том, что принимающая сторона подтверждает время нахождения по месту командирования. Работник оформляет его самостоятельно по прибытии.
- При направлении в командировку. Служебную записку о направлении в командировку оформлять не обязательно. Но ее разработка и применение не запрещены. Если компания решит, что составление документа целесообразно, данное правило закрепляют в локальных нормативных актах.
- Когда работник задержался в командировке по уважительной причине. Такой причиной может быть производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). Служебка на имя директора позволяет продлить срок командировки.
Важная функция служебной записки о командировке — подтверждение затрат работника за время командировки.
Также она потребуется для начисления суточных. Ведь для определения их суммы требуется знать количество времени, проведенного в поездке.
Служебная записка на командировку 2019 – это важный документ, который в отдельных случаях сможет послужить основанием или доказательством нахождения работника в другом городе по заданию фирмы. Образцы записки и правильность ее оформления мы готовы предложить вам в этой статье.
Служебная записка на командировку 2019 – это один из документов, используемый внутри организации. Он не относится к разряду обязательных. Тем не менее, играет несколько ролей сразу, что говорит о его целесообразности:
- Во-первых, может служить первоисточником для назначения человека в командировку;
- Во-вторых, при определенных условиях является доказательством, что работник там был, если отсутствуют проездные билеты. Например, служащий воспользовался личной машиной;
- В-третьих, с его помощью можно увеличить время поездки. В данной ситуации записка обоснует задержку.
Далее мы подробно поговорим о назначении служебной записки на командировку и покажем ее образцы.
Порядок направления сотрудников в командировки утвержден на законодательном уровне. Основной нормативный документ, раскрывающий правовые аспекты этой процедуры – Положение «Об особенностях направления сотрудников в командировки».
П. 7 указанного положения гласит о том, что если работник отправляется к месту командирования (или обратно) на служебном либо собственном транспорте, то фактический срок пребывания в рабочей поездке должен указываться в служебной записке. В дополнение к ней работник должен приложить другие документы, которые выполняют функцию подтверждения использования этого транспорта.
Служебная записка на командировку
Нормативные сроки сдачи служебки не предусмотрены. Согласно действующему Положению № 749, ее нужно составить и сдать руководству сразу же после возвращения.
Однако такое требование действует только в том случае, если записка нужна для отчетности. Если служебку составляют как извещение начальства, то ее нужно предъявить до отправки сотрудников в поездку.
Такая разновидность служебки нужна для последующего издания приказа о направлении сотрудников в рабочую поездку. Она может составляться промежуточным руководителем, начальником отдела или непосредственным нанимателем этих сотрудников.
В записке указываются:
- Наименование отдела, представители которого командируются
- ФИО руководителя (которому направляется записка)
- ФИО сотрудника, от имени которого составляется бумага
В теле записки описывают просьбу о направлении сотрудника в командировку. Обязательно нужно ввести отметку о том, что поездка осуществляется на служебном транспорте. Также включается запрос на выделение средств для покрытия расходов.
Индивидуальные предприниматели в правовой сфере рассматриваются как самозанятые граждане. Поэтому они не могут отправить в командировку самих себя. По этой причине прямой обязанности оформлять служебку или иные документы у них нет.
Однако за счет записки ИП могут уменьшить расходы, связанные с уплатой налогов. Налогооблагаемая база снижается, если во время рабочей поездки предприниматель понес расходы на проживание в гостинице либо на топливо. Такие затраты также нужно подтвердить чеками и квитанциями. Кроме этого, в записке предпринимателю потребуется указать причину, которая подтверждает, что поездка в командировку была необходимой.
Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.
Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.
Чтобы не возникали проблемы на случай проверки контролирующими органами, следует в локальные акты предприятия внести положения о нюансах поездки в командировку руководителя.
Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку
Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:
- Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
- Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.
Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное — количество затраченных на данное задание часов.
Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.
В законодательстве не написано условий, которым необходимо следовать при составлении этого документа, по этой причине служебную записку можно составлять в свободной форме, однако с учетом конкретных условий:
- Служебную записку оформляют на листе А4. Если у фирмы имеется фирменный бланк, в таком случае разъяснения правильнее составлять непосредственно на нем.
- Документ адресуется лицу, который берет на себя решение о направлении в командировку, руководителю компании. Его должность и ФИО прописываются в верхнем правом углу.
- Далее следует уточнить, кто именно считается автором служебной записки, командированным. Кроме того вписывается его должность и индивидуальные данные.
- Приблизительно во 2-й трети листа по центру нужно указать название документа.
- Затем идет развернутый документ, где детально разъясняется, по каким именно причинам, с какими целями, кто именно и в какой период был направлен в командировку.
- Дополнительно следует определить, использовался ли личный или рабочий автотранспорт. В случае если да, вписываются регистрационные номера транспорта, а также данные о водителе.
- Помимо этого, в данном разделе нужно более точно определить период отправки и возврата, так как это даст возможность четко установить продолжительность поездки.
- Последующий пункт – приложения. В нем необходимо написать, какие непосредственно первичные документы предоставлены, для того чтобы доказать командирование. Это может быть как путевой лист, так и кассовые чеки с заправок, и квитанции на парковку, и отчет о проделанной работе, а также документы, подтверждающие продление или отмену командировки, если такое произошло.
ВНИМАНИЕ! Так как список оправдательной документации ничем не регламентирован, то чем больше чеков, квитанций, а также счетов будет приложено, тем легче бухгалтеру списать затраты на произведенную командировку. - Последнее, что необходимо сделать, – установить дату формирования записки и подписать ее.
Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.
В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:
- В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
- Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
- Краткий заголовок.
- Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов). В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить.
- Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:
- Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
- Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.
Документы для скачивания (бесплатно)
- Образец служебной записки на командировку
Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.
Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.
Отдел бухгалтерии ООО «Пион»
руководителю Горбань О. О.
Служебная записка
об организации командировки
от 02.02.2018 №208/07
Уважаемый Олег Олегович!
В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:
- 6000 рублей для проживания в гостинице;
- 6000 рублей в качестве суточных;
- 6000 рублей на топливо для заправки авто.
Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.