Образец расходного кассового ордера 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец расходного кассового ордера 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2), действующий в 2021 году:

• cкачать бланк в формате word;
• скачать бланк в формате excel.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) в 2021 году

Документ готовит кто-то из сотрудников бухгалтерии в единственном примере за подписью начальника фирмы, главбуха, кассира и того, кто получает деньги.

РКО применяется при выдаче наличных:

• Для передачи на банковский счет;
• Подотчетную выдачу денег;
• Покрытие перерасхода по авансам для работников;
• Выплате зарплат, командировочных или суточных;
• Оплата заказов.

Какого-то установленного к применению образца РКО не существует. Шаблон готовит зачастую на каждом предприятии свой, или же можно скачать бесплатно бланк расходного кассового ордера, предложенный по ссылке ниже.
Но есть некие правила, которым необходимо следовать при составлении бланка. В частности, обязательно указывать название компании, что выдает наличные, кому и в какой сумме. Подписи руководства, главного бухгалтера и кассира также неотъемлемая часть такого вида документа. Бумага готовится в единственном экземпляре. Заполняет бланк лично тот человек, что предоставляет наличные. Но определенные данные необходимо внести и получателю.

Образец заполнения расходного кассового ордера можно условно поделить на две части.

1.В первой из них, верхней, содержится название компании, код Общероссийский классификатор предприятий и организаций, внутренний номер и дата, которая всегда соответствует той, когда выдаются из кассы деньги. Бланк расходного кассового ордера скачать можно по ссылке ниже.

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.

Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.

С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.

Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.

Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.

Заполнение РКО может осуществляться как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — с использованием уже распечатанного бланка (п. 4.7 указаний № 3210-У). Также могут быть задействованы автоматизированные решения — в этом случае распечатка РКО необязательна (файлы ордеров сохраняются в памяти соответствующих программ и подписываются с помощью ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить подпись на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам).

Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче денежных средств из кассы. Правила его заполнения строго регламентированы и регулируются по большей части указанием № 3210-У. В 2021 году заполнять РКО нужно по хорошо всем знакомым правилам.

Источники:

• указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У
• постановление Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88

Расходный кассовый ордер — бланк и образец

РКО выписывается на один день. Деньги должны быть получены именно в дату его оформления. Если не успели — заполните бланк РКО в word или excel заново.

Указаний по поводу присвоения порядковых номеров ордерам нет. Нумерацию ПКО и РКО с начала года обновлять не обязательно — это можно делать и ежеквартально. Главное — хронологический порядок.

Всего на ордере должны быть четыре подписи: директора, главного бухгалтера, кассира и того, кто получил деньги.

Ставить печать на бланке не надо, так как он относится ко внутренней документации организации.

Сегодня журнал регистрации ПКО и РКО не обязателен. Информацию по ордерам нужно отражать только в кассовой книге.

Код целевого назначения в расходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если такие коды в компании не применяются, поставьте прочерк.

Вам могут понадобиться и другие документы:

Приходный кассовый ордер

Лимит кассы

Платежное поручение

• Онлайн-кассы в 2021 году. 54-ФЗ в вопросах и ответах
• Лимит кассы
• Приходный кассовый ордер

• Работа с маркетплейсами: как выбрать площадку и с чего начать продажи
• Штрафы за нарушения по онлайн-кассам в 2021 году
• Ozon или Wildberries: где выгоднее торговать? Сравниваем маркетплейсы
• Вопросы и ответы про маркировку товаров
• Обязательные реквизиты чеков ККТ и БСО в 2021 году
• Переход на новый ФФД 1.2: сроки, изменения, реквизиты чеков
• Кому нужно ставить кассовый аппарат?

РКО: скачать бланк в Word или Excel

Для оформления документа используется форма КО-2 (код по ОКУД: 0310002). Документ составляется в одном экземпляре. На ордере проставляются подписи кассира, главного бухгалтера, руководителя предприятия, а также лица, которому передаются денежные средства из кассы.

Для выдачи денег из кассы по расходному кассовому ордеру кассир обязан запрашивать у лица, которому передаются средства, удостоверяющий его личность документ. Ордер остается в кассе и служит подтверждением того, что деньги были выданы на законных основаниях.

Для оформления документа по форме КО-2 необходимо внести сведения в следующие поля:

• Организация – правовая форма и название предприятия.
• Код ОКПО по уведомлению из Росстата.
• Наименование структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
• Номер – порядковый номер ордера.
• Дата составления – дата, когда из кассы были выданы наличные средства.
• Код структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
• Корреспондирующий счет, субсчет – номер счета, по которому отражается операция выдачи наличности из кассы.
• Код аналитического учета (при наличии).
• Кредит – номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается факт выдачи наличных средств из кассы.
• Сумма – сумма выдаваемых из кассы наличных денег (цифрами).
• Код целевого назначения (при наличии).
• Выдать – ФИО частного лица или название организации, которым должны быть переданы денежные средства из кассы.
• Основание – причина для выдачи наличных денег из кассы.
• Сумма – сумма поступивших в кассу денег прописью.
• Приложение – реквизиты прилагаемой первичной документации (при наличии).
• Получил – сумма полученных денег, дата и подпись (заполняется лицом, которому выдаются средства из кассы).
• Выдал кассир – подпись кассира с расшифровкой.
• При заполнении ордера нельзя делать какие-либо исправления.

Формат, в котором вы скачаете бланк ордера для заполнения, не имеет существенного значения. Вы выбираете более удобный вам вариант.

Более универсальным считается бланк в Экселе, так как его удобней заполнять на компьютере. Благодаря наличию ячеек бухгалтер не ошибется при введении данных. В Ворде можно случайно нарушить форматирование и тем самым испортить структуру.

Скачать РКО бесплатно можно прямо на нашем сайте. Для этого достаточно выбрать интересующий формат и перейти по ссылке.

Обратите внимание: у файла не должно быть атрибута «Только для чтения», в противном случае вы не сможете внести свои данные в бланк.

Распечатать бланк можно на разных этапах.

1. Вы можете распечатать пустой бланк и заполнить его вручную.
2. Вы можете ввести все данные на компьютере и распечатать уже полностью готовый документ.

Если вы пользуетесь специальными программами, автоматизирующими бухгалтерские процессы, распечатывать РКО необязательно. Достаточно заполнить на компьютере и подписать с помощью ЭЦП. Если ЭЦП для нужных сотрудников нет, вы не сможете воспользоваться данным вариантом.

• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
• Указание ЦБР от 11 марта 2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

• Бухгалтерский баланс
• Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии)
• Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения
• Отчет о финансовых результатах
• Платежная ведомость
• Приходный кассовый ордер
• Расчет по страховым взносам
• Справка-подтверждение основного вида экономической деятельности

Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему оформляется выдача наличных денежных средств из кассы. Кассовый ордер — это расчетный регистр, он формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. Печать в этом случае не является обязательной и используется только при наличии в организации.

Скачать бесплатно бланк расходного кассового ордера в word

Скачать бесплатно образец расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер не должен содержать исправлений, иначе он признается недействительным. Если ошибка допущена, кассовый ордер необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Ведение бизнеса также подразумевает формирование кассового ордера для взаимного расчета подотчетного лица и кассира компании.

Нельзя просто скачать бесплатно бланк расходно-кассового ордера 2020 года и заполнить его. Для этого должно быть законное основание. Для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, и выдачи кассового ордера таким основанием может быть:

• приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
• выдача наличных на командировочные расходы;
• выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет правильность заполнения (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
• соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

ВАЖНО! В Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 № 4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А расходный кассовый ордер может оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи.

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку в течение календарного года.

В строке «Дата» указывается дата выдачи из кассы.

Заполняем расходный кассовый ордер

РКО является первичным документом, а значит, требует корректного заполнения. Если регистр заполнен неправильно или не заполнен вообще, то на учреждение могут выписать штраф в размере 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Основание — неправильный учет доходов и расходов налогоплательщика в течение одного налогового периода.

Если налогоплательщик не предоставляет в составе отчетности ИФНС подтверждающие затраты РКО, то инспектор вправе отказать в признании таких расходов для целей налогообложения.

Оформление формы КО-2 осуществляется во всех случаях, когда имеет место выдача наличных из кассы. При оформлении документа необходимо учитывать такие особенности их составления:

• при сдаче наличности в банк обязательно указывают такой факт в графе, предназначенной для отражения назначения. Так, напротив строки «Основание» необходимо будет указать «Инкассация»;

• при выдаче денег под отчет необходимо учитывать определенный порядок предоставления наличности.

  Порядок заполнения РКО включает в себя отражение необходимых данных в каждой отдельной строке документа. Соблюдение правил оформления бухгалтерской документации позволит прозрачно вести отчетность и не допускать ошибок в ведении документации, которые впоследствии могут спровоцировать наложение штрафных санкций на ООО или ЧП.

  Алгоритм заполнения:

  Поле	Информация
  Организация	Отображается наименование ИП, ООО, ОАО, которое оформляет выдачу денег
  Номер документа	Отражается порядковый номер РКО в соответствии со сквозной нумерацией. Не допускается пропуск номеров или их дублирование – в таком случае подобное действие может быть признано незаконным. В начале календарного года нумерация начинается с первого номера.
  Дата составления	Дата, в которую происходит оформление ордера. Непосредственно выдача денег и проведение РКО должны совпадать по датам.
  Код структурного подразделения	Такое поле заполняется, если предприятие или организация включают в себя несколько подразделений и РКО оформляется в одном из них
  Корреспондирующий счет, субсчет	Отражается счет (дебетовый) производимой операции, который указывается исходя из основания выдачи наличных
  Код аналитического учета	Указывают специализированный код учета
  Кредит	Указывается счет по бух. операции, который выбирается на основании ордера, оформляемого при движении денежных средств
  Сумма	Указывают величину денежных средств (в рублях и копейках), которая выдается из кассы организации
  Выдать	Отражают данные лица (сотрудника, представителя другой фирмы и т.д.), которому передаются денежные средства
  Основание	Указывают основание, по которому происходит передача наличности. Это может быть выдача заработной платы, оплата поставщику (тогда основанием будет являться товарная накладная), оплата за оказание услуг, выдача средств подотчет и т.д.
  Сумма	Отражается прописью сумма средств, выдаваемая по РКО. При этом слова пишутся полностью – даже «рубль, копейка» в таком случае не подлежат сокращению. В том случае, если средства выдаются в иной валюте, то слово «рубль» обязательно изменяют на наименование той валюты
  Приложение	В этом поле указывается список документов, которые прилагаются к ордеру в качестве оснований для выдачи или подтверждения расходов
  Получил	Отражается величина средств прописью. Такое поле в большинстве случаев заполняет лицо, которое получает наличность на основании выписанного РКО. Величина средств отображается полностью – в рублях и копейках
  По…	Отражается документ, который предоставляется лицом, получающим средства, в качестве удостоверения личности

  В зависимости от состава ИП или ООО к оформлению РКО, подтверждающего выдачу средств из кассы, могут допускаться следующие лица:

  • главный бухгалтер ИП, ООО;
  • сотрудник бухгалтерии или другой работник, уполномоченный отдельным приказом или должностной инструкцией. При этом необходимо согласование с главбухом организации;
  • руководитель (если должности главбуха или бухгалтера в ИП или ООО нет);

  Ведение отчетности в большинстве организаций, функционирующих на территории РФ, осуществляется в форме специализированных программ. Одной из возможностей таких программ является ведение документации, в частности, РКО, в электронной форме.

  Оформление типовой формы РКО КО-2 возможно в таких программах, как 1С: Бухгалтерия, 1С:Предприятие, Бухсофт онлайн и их аналогах.

  Расходный кассовый ордер: когда применяется и как оформляется

  Оформление РКО должно осуществляться по нормам и правилам, которые определяют составление кассовой документации. В частности, нарушениями, которые могут стать причиной привлечения к ответственности являются:

  • отсутствие факта оформления РКО. В таком случае при проведении инвентаризации денежных средств в кассе организации будет выявлена недостача, которая в соответствии с внутренними положениями должна будет погаситься за счет виновного лица, несущего материальную ответственность;
  • наличие ошибок при оформлении РКО;
  • задвоение нумерации КО, внесение в него неверных данных.

  Расходный кассовый ордер – это документ, применяемый для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Он используется при выдаче из кассы организации наличных денег на следующие цели:

  • для выдачи работникам зарплаты и иных выплат (в частности, материальной помощи);
  • для выдачи денег под отчет работникам и иным физлицам;
  • для выдачи денег обособленному подразделению организации для проведения кассовых операций;
  • на иные разрешенные законом цели.

  Расходный кассовый ордер (или сокращенно РКО) применяется при любых способах ведения бухучета (вручную на компьютере, в специальной программе, с использованием бумажных регистров).

  Унифицированная форма РКО (№КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.

  Документ оформляется в одном экземпляре. Нумерация ордеров осуществляется по порядку в строгой хронологической последовательности, при этом отсчет начинается с 1 января каждого нового года.

  РКО может оформить:

  • Работник компании (кассир, бухгалтер и др.), назначенный приказом руководителя;
  • Главный бухгалтер;
  • Сам руководитель (если в штате фирмы отсутствует главбух или бухгалтер).

  На ордере должны стоять подписи:

  1. Руководителя (если на прилагаемых к РКО документах уже имеется разрешительная подпись руководителя организации (ИП), ордер у директора можно не визировать, а поле «подпись руководителя» оставить пустым);
  2. Главного бухгалтера;
  3. Кассира;
  4. Лица, получившего деньги.

  Если директор фирмы (ИП) самостоятельно оформляет первичную документацию, то от лица фирмы (ИП) на РКО ставится только подпись директора (ИП).

  РКО должен быть оформлен на дату фактической выплаты денег.

  Бланк можно заполнить следующими способами:

  1. Вручную на бумаге.

  2. На компьютере с обязательной распечаткой:

  • с использованием редакторов Word, Excel и пр.
  • с помощью бухгалтерских программ и сервисов, представленных на специализированных сайтах.

  3. В электронной форме. Такой способ возможен только при условии наличия квалифицированных электронных подписей у всех лиц, обязанных подписывать РКО.

  Допускается подписывать РКО «комбинированным» способом (письмо ЦБ РФ от 11.08.14 № 29-1-1-ОЭ/3002):

  • Главный бухгалтер, рабочее место которого территориально удалено от кассы, направляет бланк, подписанный квалифицированной электронной подписью, кассиру.
  • Кассир, убедившись, что бланк подписан, распечатывает документ, заручается подписью получателя и подписывает РКО сам.

  Ошибки и исправления при оформлении РКО не допустимы!

  Кассовый работник при выдаче денежных средств по расходному ордеру обязан следовать следующим правилам:

  1. Проверить РКО на наличие подписей руководителя и главного бухгалтера;
  2. Произвести сверку данных паспорта лица, получающего наличность, с данными, указанными в ордере;
  3. Проверить все приложения, поименованные в РКО;
  4. Убедиться, что получатель произвел пересчет полученной суммы денег в присутствии кассира и расписался на ордере;
  5. Поставить свою подпись на РКО.

  Печать на расходном кассовом ордере не ставится.

  Приложенные к ордеру документы нужно погасить штампом «Оплачено» с указанием текущей даты.

  Оформленный РКО остается у компании и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги). Запись о выданных деньгах вносится в кассовую книгу хозяйствующего субъекта.

  Выдача наличных представителю поставщика возможна только при наличии правильно оформленной доверенности. Оригинал доверенности остается у компании-покупателя и подшивается к расходному ордеру.

  Если доверенность рассчитана на несколько выплат, то ее оригинал должен храниться в кассе компании-покупателя. При каждой выплате к ордерам следует подшивать заверенную копию доверенности, а при осуществлении последнего платежа приложить к РКО оригинал.

  Если деньги выдаются руководителю фирмы-поставщика или ИП-поставщику, доверенность не нужна.

  Следует помнить, что в день получения выплаты организация-поставщик обязана сформировать кассовый чек на сумму произведенного расчета и передать его компании-покупателю (в печатном или электронном виде).

  Расходный кассовый ордер (форма КО-2)

  Изменения в применении ККТ, в частности, введение онлайн-касс, повлекло за собой ряд корректировок в порядке учета кассовых операций (указание от 19.06.2017 № 4416-У, которое вступило в действие с 19.08.2017). Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ установлен Банком России. Он является единым и обязательным для юрлиц.

  Необходимо распорядительным документом (приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с указанием Банка России.

  ВАЖНО! Субъекты малого предпринимательства и ИП, в соответствии с письмом ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338, вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег.

  Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один приходный и один расходный ордер после закрытия смены).

  Поступление и выдача наличных денежных средств отражаются в кассовой книге, записи в ней делаются по каждому приходному и расходному ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по кассовой книге, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в книге не делается.

  Выдача наличных подотчет	осуществляется на основании распорядительного документа юрлица или ИП или заявления работника; авансовый отчет составляется не позднее трех дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги подотчет, или со дня выхода на работу; может осуществляться до полного погашения ранее выданных подотчет сумм.
  Сдача наличной выручки в банк	без инкассации: лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк, назначается распоряжением руководителя. На такого работника выписывается расходный кассовый ордер с отражением в кассовой книге, в графе 2 Ф.И.О. работника с надписью «Для зачисления на расчетный счет организации в таком-то банке»; с участием инкассатора: оформляется расходный ордер на работника, передавшего инкассаторам сумку с деньгами. В строке «Основание» пишем «Для передачи инкассаторам для зачисления на расчетный счет в банке (название банка)». Составляется препроводительная ведомость (состоит из ведомости, накладной, квитанции). Ведомость вкладывается в сумку с наличными, которая опломбируется и передается инкассаторам с накладной. У работника останется квитанция с печатью и подписью инкассатора.
  Выдача наличных на зарплату	сумма, необходимая для выплат заработной платы, устанавливается на основании платежной ведомости; срок выдачи денег определяется руководителем и указывается в ведомости; выдача производится с проставлением подписи в ведомости.
  Прочие выдачи	кассир требует паспорт или доверенность у получателя денег (оригинал или копия доверенности остаются в кассе).

  Все операции по выдаче наличных из кассы оформляются расходным ордером по унифицированной, необязательной для применения с 01.01.2013, в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», форме № КО-2. Расходный ордер оформляется с внесением записи в книгу днем фактической выдачи денег.

  Для правильного оформления расходника используется форма КО-2. Этот документ используется во многих ситуациях:

  • при переводе средств на банковский счет. Его номер обязательно указывается в расходнике;
  • когда сотрудник берет подотчетную сумму. Здесь указывается не только сумма, но и срок, по истечению которого получатель должен за нее отчитаться;
  • при получении мат.помощи, на командировку, в других целях;
  • когда деньги получает работник, который будет использовать их в интересах компании, например, приобретать товар, оплачивать услуги и др.

  После оформления РКО документ подписывается директором фирмы и кассиром. К расходнику могут прилагаться дополнительные документы, например, заявление на выдачу средств. Стоит отметить, если заявление подписано руководителем организации, его подпись на расходнике не является обязательной.

  Заполняя форму, необходимо позаботиться о том, чтобы здесь не было допущено ошибок. Также недопустимы и исправления. Если это и произошло, бланк считается недействительным и подлежит уничтожению. Оформляя РКО, обязательно нужно указать определенные данные:

  • название компании;
  • код налогоплательщика, который присвоен организации;
  • дата оформления расходника;
  • порядковый номер;
  • сумма, выдаваемая кассиром;
  • ФИО лица, получающего деньги;
  • получатель повторно должен прописать сумму своей рукой;
  • подпись получателя;
  • данные документов, с помощью которых кассир убедился, что дает деньги тому человеку;
  • подписи кассира предприятия или других уполномоченных лиц.

  Бумажный носитель − это не единственный вариант оформления расходника. Для этого разрешается использовать и более современные средства для быстрой обработки данных и заполнения бланков. Если в этих целях был использован персональный компьютер, после оформления ордер распечатывается на принтере. Оформляется данный документ именно в тот день, когда были выданы наличные средства.

  • В строку «Организация» вписывается название компании;
  • Ниже вы увидите строку «Структурное подразделение». Она используется для указания подразделения, выдающего документ. Во многих компаниях данное подразделение отсутствует, поэтому они ставят прочерк в этой строке;
  • Обязательно нужно проставить номер документа и дату его составления. Эта информация должна быть такой же, какая занесена в регистрационный журнал;
  • Заполняя графу «Дебет», нужно проставить соответствующие коды. В некоторых организациях они просто отсутствуют. Тогда нужно поставить прочерки;
  • В графу «Кредит» заносится номер бухгалтерского счета;
  • «Код целевого назначения» является подтверждением того, для каких целей касса выдает наличные. Если компания его не применяет, здесь достаточно поставить прочерк;
  • Сумму, которую сотрудник получает на руки, нужно прописать цифрами в соответствующей строке;
  • Далее указывается, кому именно выдаются деньги;
  • Пункт «Основание» используется для того, чтобы указать, куда именно направляются деньги, к примеру, командировочные расходы, материальная помощь и др.;
  • Ниже строка «Сумма». Она предназначена для указания суммы прописью. Она указывается с заглавной буквы с начала строки. Слово «рублей» сокращать нельзя, его нужно написать целиком. Если имеются копейки, они прописываются при помощи цифр. Если копейки отсутствуют, ставится прочерк;
  • В «Приложение» нужно вписать данные первичных документов, по которым из кассы выдаются наличные.

  После заполнения документа, он подписывается ответственными лицами. Причем подписи должны иметь обязательную расшифровку.

  Далее ордер заполняется получателем наличных. Здесь он указывает, какую сумму ему выдает касса, устанавливает дату. Получение денег сотрудник подтверждает своей подписью.

  После этого в обязанности кассира входит тщательная проверка заполненного бланка. Он должен убедиться, что в расходнике правильно указаны дата составления, сумма и место выдачи. Также проверяются данные о получателе и наличие его подписи. Если заполнение не вызвало у кассира никаких нареканий, он проставляет на документе штамп «Оплачено».

  После выполнения всех вышеперечисленных действий расходник считается оформленным. Получателю денег не зачем иметь ордер на руках. Документ необходимо оставить в кассе на хранение. Здесь он должен находиться не менее пяти лет, как и многие другие кассовые документы.

  Как заполняется расходный кассовый ордер КО-2 в 2021 году

  При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.

  Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.

  Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.

  Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.

  После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.

  Существующий порядок ведения кассовых операций определяет все нормы оформления бланка.

  Заполнением граф документа вправе заниматься руководитель компании, старший бухгалтер или индивидуальный предприниматель.

  Составлять кассовый ордер допускается машинописными текстом, но ограничения по поводу иного способа заполнения в законе не обозначены.

  Право подписи кассовых документов (ПКО и РКО) имеют главный бухгалтер или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. А также кассир. Если руководитель самостоятельно ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы. Он же эти документы и подписывает (пп. 4.3 п. 4 Указания N 3210-У).

  Образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Их надо выдать кассиру для сверки с подписями на кассовых документах, оформляемых на бумажном носителе. Если руководитель сам ведет кассовые операции. И оформляет кассовые документы. Образцы подписей оформлять не нужно. (подпункт 4.4 п. 4 Указания N 3210-У).

  В расходном кассовом ордере подпись руководителя предусмотрена унифицированной формой N КО-2. Наряду с подписями главного бухгалтера и кассира. Однако она обязательна только в случаях, когда главный бухгалтер (бухгалтер) отсутствует. Или руководитель самостоятельно ведет кассовые операции. И оформляет кассовые документы (пп. 4.3 п. 4 Указания N 3210-У).

  Последняя унифицированная форма расходно-кассового ордера КО-2 была утверждена 18 августа 1998 года Постановлением №88 Госкомстата РФ.

  В настоящее время унифицированные формы в большей части не обязательны к применению, а потому предприятия и организации вправе выбирать между последней унифицированной формой Госкомстата (вполне функциональной, а потому удобной для применения) или бланком собственной разработки.

  В рамках данной статьи вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера формы КО-2 и ознакомиться с образцом его заполнения. В процессе заполнения в графы бланка расходно-кассового ордера в него потребуется внести следующие сведения:

  1. наименование предприятия;
  2. код ОКПО (опционально);
  3. номер расходно-кассового ордера;
  4. дата составления ордера (должна соответствовать дате выдачи денег).

  В таблицу вписываются следующие сведения:

  1. код структурного подразделения (опционально, если код используется на предприятии);
  2. бухгалтерский субсчет;
  3. код аналитического учета (опционально);
  4. бухгалтерский счет, на котором будет отражена выдача наличных;
  5. сумма на выдачу цифрами.

  Вторая часть расходно-кассового ордера включает в себя:

  1. ФИО получателя;
  2. основание, по которому выдавались деньги из кассы (в подотчет, возврат стоимости товара, аванс и т.д.)
  3. сумму к выдаче прописью;
  4. список документов, прилагаемых к расходно-кассовому ордеру (в расходно-кассовому ордеру могут прилагаться доверенности, договоры, заявления, приказы и т.д.).

  Получатель денег подписывается в ордере в знак подтверждения факта получения, а также указывает прописью и цифрами сумму, которую он получил, и дату получения денег.

  В 2019 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту — РКО) обязаны все организации независимо от их организационно-правового статуса и используемой системы налогообложения. Это правило указывается в п.4 ст.346.11, п.5 ст.346.26 НК РФ. Таким образом, определённый порядок учёта и ведения кассовых операций распространяется на:

  • Организации, без учёта формы собственности (государственная, частная и т.д.);
  • Предприятия и ИП, которые осуществляют работу с кассовой техникой;
  • Индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные;
  • Организации и ИП, использующие бланки строгой отчётности.

  Это интересно! Узнайте тонкости заполнения книги кассира по форме КО5. Подробнее по ссылке: https://dela.biz/svoy-biznes/5339-zapolnyaem-knigu-kassira-po-forme-ko-5.html

  Со временем законодатель упростил порядок ведения кассовых операций для определённых категорий предпринимателей. В 2019 году на послабления могут рассчитывать:

  • Индивидуальные предприниматели;
  • Малые предприятия и организации, имеющие статус микропредприятий.

  Ведение кассы в упрощённом порядке зафиксировано в п.1 Указаний Банка России №3210-У от 11.03.2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями».

  Особенности упрощённого порядка состоят в следующих моментах. Микропредприятиям и ИП разрешено не устанавливать кассовый лимит. Ввиду этого они могут не озадачиваться ведением приходных и расходных ордеров, кассовых книг. Это положение утверждено в абзаце 10 п.2 и абзаце 9 п.4.6 Указаний Банка России.

  Порядок ведения кассовых операций регулируется Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Последние поправки к нему утверждены указанием ЦБ от 05.10.20 № 5587-У и вступают в силу с 30 ноября 2020 года. Эти изменения касаются следующих категорий:

  • юридических лиц и ИП, в том числе из реестра МСП;
  • работодателей, которые выдают сотрудникам деньги под отчёт;
  • организаций с обособленными подразделениями.

  Чтобы было удобнее сравнивать, мы собрали все последние изменения в таблицу. Далее рассмотрим их подробнее.

  Изменение	Было	Стало
  Документы для выдачи подотчётных	Заявление работника содержит сумму, период, на который они получены, подпись руководителя и дату Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных	К заявлению нет требований Достаточно одного документа на несколько выдач наличных и подотчётников
  Срок сдачи авансового отчёта	Три рабочих дня со дня выхода на работу или со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги	Устанавливает руководитель или ИП самостоятельно
  Приём наличных	Нет контроля платежеспособности	Обязателен контроль платежеспособности. Все платежеспособные деньги нужно принять
  Выдача наличных	Проверка качества банкнот перед выдачей не предусмотрена	Кассир не может выдавать банкноты даже с одним повреждением. Их нужно сдать в банк
  Проверка получателя наличных	Обязательна проверка удостоверения личности, предусмотрен особый порядок проверки доверенности	Кассир сам решает, как проверить личность получателя
  Кассовая книга в обособленных подразделениях (далее — ОП)	Кассовые книги обязательны для всех ОП	Можно не вести кассовую книгу, если после каждой смены наличные ОП передаются в кассу юрлица
  Кассовые операции без кассира	Использование программно-технических средств	Использование автоматических устройств, которые принимают и выдают наличные, а также проверяют наличие защитных признаков на банкнотах

  Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель). Сделать это не так сложно, как разобраться с тонкостями счетов-фактур на аванс.

  Расходно-кассовый ордер представляет собой учётный документ, имеющий унифицированную форму ОКУД 0310002 (согласно Постановлению №88 от 18.08.1998 года). Основанием для расходования наличных средств, исключая выдачу заработной платы, согласно действительных законодательных норм, считают:

  • Приказ руководителя организации о выделении денежных средств для нужд компании;
  • Заявление наёмного сотрудника о выдаче денежных средств под отчёт;
  • Выдача наличных средств на командировочные расходы;
  • Выдача денег, предназначенных наёмному работнику в качестве материальной помощи.

  Выдача наличных средств из кассы предприятия осуществляется на основании расходного кассового ордера. Получив РКЛ, кассир обязан проверить правильность оформления, наличие всех подписей должностных лиц. Также при обработке РКО кассиру предстоит проверить соответствие сумм, написанных в цифровом варианте и прописью. Если по итогам проверки будут выявлены какие-либо замечания (неправильно оформленный документ, отсутствие подписи главного бухгалтера и т.д.), кассир вправе отказать в выдаче наличных.

  Перед тем, как выдать наёмному работнику на руки наличные средства, кассир обязан запросить у получателя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. После этого он сверяет информацию, указанную в РКО с данными паспортных реквизитов, вписывает в соответствующие графы необходимую информацию. Также на платёжном документе ставится личная подпись лица, который выдал наличные, и печать организации с надписью «Оплачено». После заполнения РКО кассир передаёт средства получателю. Тот обязан пересчитать их, не отходя от кассы, расписаться в РКО.

  Важно! Хотите зарегистрировать ООО? Узнайте, как правильно заполнить и подать заявление Р11001. Подробности в нашей публикации https://dela.biz/yurisprudenciya/5355-kak-pravilno-zapolnyat-zayavlenie-r11001-na-registratsiyu-ooo.html

  
  

  Похожие записи:

  • Типовой договор строительного подряда между физическими лицами образец
  • Санатории министерства обороны в 2021 году для военных
  • Приказ о доплате водителю за ненормированный