Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Взыскание материального ущерба с работника отражается проводкой». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб в соответствии с нормами трудового законодательства и иными федеральными законами (ст. 238 ТК РФ).
При этом неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
В силу статьи 22 ТК РФ работодатель вправе потребовать возмещения ущерба, причиненного работником.
Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в указанной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 ТК РФ).
По общему правилу работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
При этом совокупный размер удержаний не может превышать 20% от выплачиваемой заработной платы, оставшейся после удержания налогов (ст. 138 ТК РФ, Письмо ФНС России от 14.08.2018 N АС-4-20/15707).
Таким образом, если, к примеру, размер ущерба, причиненного работником, составил 45 000 руб., а его заработная плата — 50 000 руб., то ежемесячно работодатель сможет удерживать из его зарплаты не более 8 700 руб. ((50 000 руб. — (50 000 руб. x 13%)) x 20%).
В этом случае ущерб в размере среднемесячного заработка будет возмещен за 6 месяцев.
При этом сумма последнего удержания составит 1 500 руб. ((45 000 руб. – (8 700 руб. x 5 мес.)).
В случае обнаружения ущерба работодатель обязан установить его размер и причину возникновения (ст. 247 ТК РФ).
В соответствии со статьей 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.
Как вести бухгалтерский учет возмещения ущерба
По итогам служебного расследования комиссии надо составить заключение или акт.
Так как на сегодня нет стандартного унифицированного образца акта или заключения, то документ можно быть составить в произвольной форме или по шаблону, действующему внутри организации.
Вот какие сведения нужно обязательно отразить в таком документе:
1. Дата, номер и место написания, название организации.
2. В основной части документа следует:
-
описать причиненные имуществу повреждения;
-
указать наименование и количество пострадавших товарно-материальных ценностей;
-
оценить приблизительную сумму ущерба.
3. Также нужно внести:
-
информацию о виновнике: его должность, фамилию-имя-отчество; и
-
причины, по которым произошла порча или утрата имущества (этот пункт очень важен для определения точной степени вины и вынесения наказания).
4. Далее в документе следует написать выводы о последствиях нанесенного имуществу вреда: можно ли это имущество починить или его нужно списать.
Отметим, что работодатель не обязан самостоятельно знакомить сотрудника с материалами служебного расследования. Однако, согласно ст. 247 ТК РФ, он должен предоставить их подчиненному по его требованию.
Материально-производственные запасы (товар, материалы, готовая продукция) учитываются по фактической себестоимости на счетах 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» (п. п. 2, 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
Испорченное или утраченное имущество подлежат списанию с учета.
Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено списание недостающего или испорченного имущества со счетов 10 «Материалы», 41 «Товары» или 43 «Готовая продукция» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по их фактической себестоимости.
Расчеты с работниками по возмещению причиненного ими ущерба учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (Инструкция по применению Плана счетов).
При удержании суммы причиненного ущерба из заработной платы работника в учете организации производится запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73, субсчет 73-2 (Инструкция по применению Плана счетов).
- Возмещение ущерба по решению суда фиксируется в учете с использованием счета 91. Для учета по каждому контрагенту и претензии целесообразно использовать счет 76 с открытием соответствующего субсчета.
- Выплаты, возмещающие ущерб контрагента по решению суда, проводятся с использованием счета 96.
- Госпошлины и судебные издержки включаются как в доходы, так и в расходы по налогу на прибыль.
- В отношении включения сумм задолженности в доходы по ОСНО и начисления НДС вопрос до конца не решен и предполагает спор с фискальными органами.
Заявление для возмещения ущерба, причиненного работником имуществу работодателя, составляется в произвольной форме. В нем работник подтверждает факт причинения ущерба, его размер, при необходимости указывает график погашения такой задолженности.
Приведем пример заполнения заявления о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю.
Заявление о возмещении ущерба работодателю
- Пошаговая инструкция
- Отнесение суммы недостачи на виновное лицо
- Нормативное регулирование
- Учет в 1С
- Декларация по налогу на прибыль
- Начисление зарплаты
- Проводки по документу
- Удержание ущерба из зарплаты сотрудника
- Нормативное регулирование
- Расчет
- Учет в 1С
- Контроль
Если организация взыскивает ущерб с сотрудника, удерживать НДФЛ не нужно, так как в этом случае дохода у сотрудника не возникает. Это следует из статьи 41 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ, если организация отказалась взыскать с сотрудника материальный ущерб?
Ответ: да, нужно.
НДФЛ облагается доход сотрудника, полученный в денежной или натуральной форме (ст. 209, п. 1 ст. 211 НК РФ). К доходам в натуральной форме относится, в частности, оплата организацией за сотрудников товаров, работ, услуг (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Обязанность сотрудника возместить работодателю причиненный ему прямой материальный ущерб прописана в статье 238 Трудового кодекса РФ. Так, если вина сотрудника в причинении материального ущерба доказана, и сумма ущерба определена, у сотрудника возникает обязательство перед организацией возместить данный ущерб. Однако руководитель может полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного (ст. 240 ТК РФ). В такой ситуации получается, что организация возместила ущерб (себе или третьим лицам) вместо сотрудника. И соответственно, у последнего возникает доход в натуральной форме. С этого дохода удержите НДФЛ (ст. 210, 211 НК РФ).
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183, от 8 ноября 2012 г. № 03-04-06/10-310.
При этом НДФЛ рассчитайте с суммы прямого ущерба, который включает:
– стоимость уничтоженного (поврежденного) имущества;
– затраты на приобретение, восстановление имущества (например, на ремонт);
– затраты на возмещение ущерба, причиненного сотрудником третьим лицам (например, на возмещение ущерба при ДТП).
Вместе с тем ФНС России считает, что удерживать НДФЛ с суммы уплаченного за сотрудника штрафа за нарушение ПДД не нужно.
Ситуация: нужно ли удерживать НДФЛ, если административный штраф за сотрудника заплатила организация (например, за нарушение ПДД на машине организации)?
Ответ: да, нужно. Хотя разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу неоднозначны.
По мнению представителей финансового ведомства, расходы на оплату административного штрафа являются ущербом, нанесенным работодателю. Отказ от взыскания суммы штрафа с виновного сотрудника приводит к возникновению у последнего дохода в натуральной форме. Следовательно, в такой ситуации организация должна удержать НДФЛ (письма Минфина России от 17 июня 2014 г. № 03-04-05/28925, от 12 апреля 2013 г. № 03-04-06/12341, от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183, от 8 ноября 2012 г. № 03-04-06/10-310).
Однако, по мнению ФНС России, в данном случае удерживать НДФЛ не нужно. Ведь если организация не взыскивает сумму штрафа с сотрудника, допустившего нарушение, он не получает доход в натуральной форме. Значит, оснований для начисления НДФЛ нет.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 18 апреля 2013 г. № ЕД-4-3/7135.
Стоит отметить, что право разъяснять законодательство о налогах и сборах возложено на Минфин России (п. 1 ст. 34.2 НК РФ). При этом налоговые инспекции обязаны руководствоваться письменными разъяснениями специалистов финансового ведомства по вопросам применения законодательства о налогах и сборах (подп. 5 п. 1 ст. 32 НК РФ).
Таким образом, при решении вопроса об удержании НДФЛ в случае, когда организация не взыскала с виновного сотрудника сумму административного штрафа, руководствуйтесь позицией Минфина России. Например, в случае уплаты административного штрафа за сотрудника, который нарушил ПДД на машине организации. При этом неважно, как зафиксировано нарушение: камерой фотовидеофиксации или непосредственно сотрудником полиции.
Совет: есть факторы, позволяющие не удерживать НДФЛ с административного штрафа, который организация не взыскала с виновного сотрудника. Они заключаются в следующем.
Из писем Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-04-06/12341, от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183 следует, что в некоторых случаях НДФЛ удерживать не нужно. Это возможно, если:
- сотрудник совершил нарушение при обстоятельствах, исключающих материальную ответственность (ст. 239 ТК РФ);
- работодатель не обеспечил сотруднику условия для сохранности имущества;
Если организация взыскивает ущерб с сотрудника, начислять страховые взносы не нужно. Ведь в данном случае объект обложения взносами отсутствует (ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы, если административный штраф за сотрудника заплатила организация (например, за нарушение ПДД на машине организации)?
Ответ: да, нужно.
По общему правилу административный штраф должен заплатить тот, кого привлекли к ответственности (ч. 1 ст. 32.2 КоАП РФ). То есть в данном случае это сам сотрудник.
Если же штраф за него заплатила организация, то в таком случае у сотрудника возникает доход. При этом в перечне сумм, освобожденных от взносов, уплата административного штрафа за сотрудника не предусмотрена. Значит, взносы надо начислять в общем порядке (ст. 7 и 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.1 и 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Данные правила применяются и при уплате административного штрафа за сотрудника, который нарушил ПДД на машине организации. При этом неважно, как зафиксировано нарушение: камерой фотовидеофиксации или непосредственно сотрудником полиции.
При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ).
При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде (п. 2 ст. 273 НК РФ).
При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом. Если организация добивается возмещения ущерба через суд, датой признания дохода является день вступления судебного решения в законную силу. Об этом сказано в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через месяц после вынесения (п. 1 ст. 209, п. 2 ст. 321 ГПК РФ). В этом случае доходы признаются в размере, указанном в судебном решении.
Ситуация: можно ли включить сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником организации, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль? Сотрудник возмещает ущерб полностью.
Ответ: да, можно, если его размер обоснован и документально подтвержден.
В Налоговом кодексе РФ прямо не сказано, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть материальный ущерб в составе расходов, его размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (п. 3 ст. 250 НК РФ). Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму материального ущерба можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Такая позиция подтверждается и письмом Минфина России от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245.
Совет: есть аргументы, позволяющие учесть расходы, даже если ущерб с сотрудника не взыскали. Они состоят в следующем.
Если сотрудник своими действиями нанес ущерб организации, расходы по возмещению этого ущерба можно учесть при расчете налога на прибыль. И неважно, были эти убытки взысканы с сотрудника или оплачены из собственных средств организации. Налоговое законодательство не обязывает для принятия таких расходов истребовать их с виновного лица. Важен лишь сам факт возмещения ущерба (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). А требовать возмещения убытков с виновного сотрудника или нет, зависит от волеизъявления организации.
К такому выводу приходят судьи в постановлениях ФАС Московского округа от 16 июня 2014 г. № Ф05-5735/2014 и Уральского округа от 13 марта 2009 г. № Ф09-1303/09-С2.
Со стоимости утерянного (украденного) имущества восстановите входной НДС, ранее принятый к вычету.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержаний в счет погашения материального ущерба организации, нанесенного сотрудником. Организация применяет общую систему налогообложения
ЗАО «Альфа» применяет общую систему налогообложения. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,2 процента. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по общим тарифам. В марте по вине менеджера организации А.С. Кондратьева вышел из строя ксерокс. По заключению специалистов, аппарат восстановлению не подлежит.
Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.
Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.
Средняя зарплата сотрудника составляет 44 000 руб. Договор о полной материальной ответственности с Кондратьевым не заключен.
Сумма облагаемых взносами выплат виновному сотруднику не превысила с начала года установленный лимит. Детей у Кондратьева нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.
Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.
Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).
Общая сумма ущерба, взыскиваемая с сотрудника, равна 40 700 руб.
Руководитель организации принял решение взыскать материальный ущерб с виновного сотрудника.
Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то суммы, удержанные с сотрудника в возмещение ущерба, увеличивают налоговую базу (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Сумму внереализационного дохода учтите в момент удержания из зарплаты, при внесении денег в кассу и т. д. (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).
При расчете единого налога расходы в виде сумм нанесенного ущерба не уменьшают налоговую базу организации на упрощенке. Этих затрат нет в перечне расходов, которые можно учитывать при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Пример, как учесть на упрощенке («доходы минус расходы») удержание в счет погашения материального ущерба, нанесенного сотрудником
ООО «Альфа» применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами.
В марте по вине менеджера организации А.С. Кондратьева вышел из строя ксерокс. По заключению специалистов, аппарат восстановлению не подлежит.
Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.
Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.
Средняя зарплата сотрудника равна 44 000 руб.
Договор о полной материальной ответственности с Кондратьевым не заключен.
Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.
Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).
Общая сумма ущерба равна 40 700 руб. (остаточная стоимость имущества признана его рыночной ценой).
Размер материального ущерба меньше средней зарплаты сотрудника, поэтому Кондратьев возмещает потери в полной сумме.
Максимальная сумма удержания в месяц составляет:
(45 000 руб. – 45 000 руб. × 13%) × 20% = 7830 руб.
Ежемесячно до полного погашения задолженности сотрудника на эту сумму бухгалтер «Альфы» будет увеличивать внереализационные доходы организации. Сумма материального ущерба при расчете единого налога не учитывается.
Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с доходов, то суммы, удержанные с сотрудника в возмещение ущерба, тоже увеличивают налоговую базу (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Сумма самого ущерба на расчет единого налога не влияет.
Пример, как учесть на упрощенке («доходы минус расходы») удержание в счет погашения материального ущерба, нанесенного сотрудником
ООО «Альфа» применяет упрощенку. Объект налогообложения – доходы.
В марте по вине менеджера организации А.С. Кондратьева вышел из строя ксерокс. По заключению специалистов, аппарат восстановлению не подлежит.
Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.
Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.
Средняя зарплата сотрудника равна 44 000 руб.
Договор о полной материальной ответственности с Кондратьевым не заключен.
Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.
Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).
Общая сумма ущерба равна 40 700 руб. (остаточная стоимость имущества признана его рыночной ценой).
Размер материального ущерба меньше средней зарплаты сотрудника, поэтому Кондратьев возмещает потери в полной сумме.
Максимальная сумма удержания в месяц составляет:
(45 000 руб. – 45 000 руб. × 13%) × 20% = 7830 руб.
Ежемесячно до полного погашения задолженности сотрудника на эту сумму бухгалтер «Альфы» будет увеличивать внереализационные доходы организации. Сумма материального ущерба при расчете единого налога не учитывается.
ЕНВД
Удержание из зарплаты ущерба за недостачу
Одной из обязанностей работника является бережное отношение к имуществу работодателя (ст. 21 ТК РФ). Если работник в результате виновного противоправного поведения причинит ущерб работодателю, а работодатель докажет факт и размер такого ущерба, работник понесет материальную ответственность (ст. 233 ТК РФ).
В общем случае материальная ответственность работника ограничена его средним месячным заработком (ст. 241 ТК РФ), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.
В ст. 243 ТК РФ поименованы случаи полной материальной ответственности, когда работник обязан возместить нанесенный ущерб в полном размере. К случаям полной материальной ответственности относится:
- нанесение ущерба умышленно или в состоянии алкогольного опьянения;
- недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
- причинение ущерба в результате административного правонарушения, установленного соответствующим государственным органом.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Если работник в результате виновного противоправного поведения причинит ущерб работодателю, а работодатель докажет факт и размер такого ущерба, работник понесет материальную ответственность.
2. Договор о полной материальной ответственности можно заключить только с работником, достигшим 18 лет и обслуживающим материальные ценности.
3. Суммы, полученные от работника в качестве возмещения убытков или ущерба, увеличивают налоговую базу по налогу на прибыль у работодателя.
4. Работодатель может простить работнику его нарушение и не требовать возместить сумму причиненного ущерба. Облагаемого НДФЛ дохода при этом у работника не возникает.
5. Если лицо, нанесшее ущерб компании, остается неизвестным, то убытки могут уменьшить базу по налогу на прибыль организации.
Договор о полной материальной ответственности можно заключить только с работником, достигшим 18 лет и обслуживающим материальные ценности.
Есть категории работников, договор о полной материальной ответственности с которыми обязателен к заключению. Перечень должностей и работ с полной материальной ответственностью утвержден Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
Если должность работника не входит в Перечень, работодатель имеет право взыскать ущерб только в размере среднего месячного заработка, даже если был заключен письменный договор о полной материальной ответственности (Определение Верховного суда РФ от 19.11.2009 № 18-В09-72).
Суммы, полученные от работника в качестве возмещения убытков или ущерба, увеличивают налоговую базу по налогу на прибыль у работодателя. Такие доходы (средства, удержанные из зарплаты сотрудника) являются внереализационными (п. 3 ст. 250 НК РФ).
Если организация считает прибыль кассовым методом, то доходы определяются в момент возмещения работником нанесенного работодателю ущерба и в сумме удержаний из заработной платы (п. 2 ст. 273 НК РФ).
При подсчете прибыли методом начисления доход определяется на дату признания ущерба работником.
Обратите внимание! При выплате зарплаты общий размер удержаний из нее не может превышать 20%. В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, размер удержаний может доходить до 50% заработной платы работника (ст. 138 ТК РФ). Нельзя полностью лишить работника зарплаты в счет погашения нанесенного им ущерба. Если возмещение ущерба производится в судебном порядке, то датой получения дохода является день вступления в законную силу решения суда (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Судебное решение вступает в законную силу через 10 дней после его вынесения, если не будет обжаловано сторонами (ст. 321 ГПК РФ).
У упрощенцев сумма полученных в возмещение ущерба средств также увеличит налогооблагаемую базу. Учесть сумму возмещения ущерба от работника следует на дату поступления денежных средств на расчетный счет и (или) в кассу организации (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).
В ряде случае лицо, нанесшее ущерб компании, остается неизвестным. В таком случае убытки могут уменьшить базу по налогу на прибыль организации.
Стоимость утраченного (похищенного, сломанного, поврежденного, уничтоженного) имущества может быть учтена в составе внереализационных расходов в полном объеме. Главное здесь – подтвердить факт отсутствия виновных лиц документом, выданным уполномоченным органом власти (письмо Минфина РФ от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65418).
Организации на УСН учитывают расходы в соответствии с перечнем из п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расход в виде хищения имущества в списке не значится. Следовательно, расходы в виде хищений при определении налоговой базы по упрощенному налогу не учитываются (письмо Минфина РФ от 19.12.2016 № 03-11-06/2/76035).
Что касается НДС, то при хищении имущества объекта налогообложения налогом не возникает (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Хозяин ценностей меняется, но передача права собственности на имущество не происходит, поэтому такое выбытие имущества не является его реализацией (ст. 39 НК РФ).
Между тем в п. 10 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33 сказано, что факт хищения или прочего выбытия имущества без передачи его третьим лицам должен быть зафиксирован документально, как этого требует п. 1 ст. 54 НК РФ. Иначе компании придется исчислить и уплатить в бюджет НДС по правилам п. 2 ст. 154 НК РФ, как если бы компания это имущество передала похитителю самостоятельно в виде подарка или в порядке обмена.
С восстановлением НДС по украденному имуществу ситуация неоднозначная.
В п. 3 ст. 170 НК РФ перечислены случаи, когда суммы НДС, ранее принятые к вычету, следует восстановить. НК РФ не дает однозначного ответа, как поступать с НДС в отношении утраченных (при хищении, ДТП, бое, ломе, порче) вещей.
Хищение не входит в перечень случаев, когда нужно восстанавливать суммы НДС, ранее принятые к вычету. Список является закрытым. ФНС РФ в письме от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@ говорит, что в отношении похищенного работником имущества НДС восстанавливать не нужно
Но похищенное имущество организация не использует и не может использовать для облагаемых НДС операций. Поэтому по правилам п. 2, 3 ст. 170 НК РФ и ст. 171 НК РФ налог подлежит восстановлению (письма Минфина РФ от 21.01.2016 № 03-03-06/1/1997, от 04.07.2011 № 03-03-06/1/387).
При этом можно учесть сумму восстановленного НДС в составе расходов на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ или на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Так можно сделать, если убытки от списания товаров учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли (ст. 170 НК РФ). Датой признания в расходах сумм восстановленного НДС является дата начисления налога (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Если же впоследствии лицо, причинившее ущерб, будет установлено и возместит его компании, то в декларацию за период, в котором было произведено восстановление НДС, следует внести исправления (письмо Минфина РФ от 01.11.2007 № 03-07-15/175).
По итогам проверки составляется акт работы комиссии. Он будет основным документом для привлечения к ответственности. Что нужно указать в акте работы комиссии, нам в том числе, подсказывает Пленум Верховного суда (Постановление от 16.11.2006 г. N 52), ведь это придется доказывать в суде. Поэтому лучше не ограничиваться 2-3 предложениями, а привести подробную информацию. Например, следующее:
- Кто, когда, где обнаружил нарушения.
- Дату, место и точное время составления акта.
- Основание и время проведения проверки.
- ФИО и должности членов комиссии.
- Какие документы рассматривались, сведения о проделанной работе.
- Время, место и обстоятельства нарушения.
- Описание противоправности поведения (указанием пунктов нарушенных документов).
- Причины и условия совершения нарушения.
- Был ли заключен договор о материальной ответственности, как были переданы материальные ценности работнику, как соблюдались компанией условия хранения (при полной материальной ответственности — для материально-ответственных лиц).
- Что указывает в объяснительной записке работник.
- Что показывают свидетели (при наличии).
- Отсутствие (наличие) обстоятельства, исключающих ответственность работника.
- Причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом.
- Размер причиненного ущерба и то, как он был определен.
- Предлагаемые меры наказания (учитывая личные и деловые качества виновных лиц) или иные дальнейшие действия.
- Выводы комиссии: рекомендует ли комиссия привлечь работника к ответственности или нет.
Акт подписывается всеми членами комиссии. С актом нужно ознакомить работника под подпись. В случае его отказа или уклонения от ознакомления составляется соответствующий акт.
Возмещение ущерба работником проводки
Компенсация рассчитывается:
- с учетом фактических потерь по рыночной стоимости на день нанесения ущерба;
- с учетом реального износа на основании бухотчетности. Это вариант применяется в том случае, если рыночная стоимость материальных ценностей ниже покупной.
При помощи общего порядка наниматель может высчитать из зарплаты сотрудника в целом не более одного месячного заработка
Если сумма ущерба превышает одну зарплату, оставшаяся часть компенсации погашается предприятием, в том числе за счет страховых взносов, если испорченное или утерянное имущество было своевременно застраховано.
Внесудебное возмещение ущерба происходит после издания работодателем соответствующего приказа. Должны быть соблюдены обязательные условия:
- трудовые отношения между работником и нанимателем должны продолжаться на протяжении всего периода взыскания ущерба;
- размер компенсации не может быть больше месячного дохода сотрудника;
- после обнаружения факта утраты материальных ценностей или их порчи не должно пройти более одного месяца.
Возмещение причиненных убытков в судебном порядке возможно, если:
- сумма ущерба превышает месячную зарплату виновной стороны;
- после обнаружения факта прошло более месяца;
- работодатель доказал факт причинения его предприятию ущерба, указав конкретную сумму и определив степень вины каждого сотрудника, при наличии договора о коллективной ответственности.
Все эти обстоятельства должны быть отражены в исковом заявлении.
Наниматель вправе обратиться в судебные органы в течение 12 месяцев с момента обнаружения ущерба. Этой датой считается день, когда работодатель установил наличие недостающего или поврежденного имущества, или день окончания проводимой инвентаризации.
При подписании сторонами письменного соглашения о выплате компенсации и внесении сотрудником, который уже уволился, очередного платежа, днем начала отсчета срока станет первый пропущенный день выплаты. В случае нарушения периода исковой давности работодатель утрачивает право взыскать деньги с работника, независимо от наличия его вины.
Как отразить в учете удержание материального ущерба из зарплаты сотрудника
Взыскать материальный ущерб, который сотрудник нанес своему работодателю, можно в добровольном, внесудебном и судебном порядке. Во всех случаях должен быть своевременно издан приказ.
Если вас обвиняют в таком проступке, но вы не согласны с действиями работодателя, у вас есть возможность оспорить их в судебном порядке. Помочь разобраться в этой ситуации смогут опытные юристы нашей компании.
Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ч. 3 ст. 392 ТК РФ). Момент обнаружения ущерба надо зафиксировать актом. Такой акт важен, ведь часто от него отсчитывают годичный срок предъявления иска к работнику. Название у акта может отличаться в зависимости от вида ущерба: о недостаче, об обнаружении ущерба, о порче имущества (Пример 1).
- Свежие
- Посещаемые
Коллективная ответственность применяется к работникам, которые совместно выполняют отдельные виды работ, связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого сотрудника за причинение ущерба. Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность, приведен в постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» (далее-Постановление № 85).
Договор заключается одновременно со всеми работниками бригады: имущество вверяется заранее установленной группе лиц, на которую возлагаются полная материальная ответственность за недостачу. Члены коллектива обязуются бережно относиться к материальным ценностям и предпринимать меры по предотвращению ущерба.
Но кроме обязанностей у них есть и права:
- участвовать в приеме материальных ценностей и осуществлять контроль за хранением, обработкой, продажей, перевозкой, а также применением в процессе производства;
- требовать от работодателя проведения инвентаризации либо иной проверки сохранности имущества и принимать в ней участие;
- знакомиться с отчетами о движении и остатках переданных бригаде ценностей;
- обращаться к работодателю с просьбой об отводе членов коллектива, которые не могут обеспечить сохранность имущества.
Привлечь бригаду к ответственности можно только после проведенной инвентаризации, в ходе которой был обнаружен ущерб.
Если ущерб возмещается добровольно, то степень вины каждого из членов бригады определяется по соглашению между ними и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого сотрудника должны определить служители Фемиды.
Материальный ущерб у работодателя: возмещение и налоговые последствия
Прежде чем привлечь работника к материальной ответственности, работодатель должен провести проверку, в ходе которой необходимо установить размер ущерба и причины его возникновения, степень вины работника в порче имущества.
При этом работодатель во время проверки может провести инвентаризацию. Также сотрудник должен представить письменные объяснения о том, что послужило причиной возникновения ущерба. Если работник отказывается их представить, необходимо составить соответствующий акт.
Обратите внимание
Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат
(ст. 238 ТК РФ). Это ограничение не распространяется на руководителей организации
(ч. 2 ст. 277 ТК РФ, ч. 2 ст. 15 ГК РФ).
Размер ущерба определяется по фактическим потерям, которые исчисляются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. При коллективной материальной ответственности работодатель обязан учесть степень вины каждого члена бригады, а не делить причиненный ущерб поровну.
После завершения проверки на основании ее результатов (оформляются протоколом или актом) и акта инвентаризации, если она проводилась, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Данное решение оформляется приказом не позднее одного месяца со дня установления размера ущерба, а не с момента обнаружения факта порчи имущества.
Сотрудник, причинивший ущерб, может его добровольно возместить полностью или частично, может с согласия работодателя передать в возмещение ущерба равноценное имущество или исправить повреждение. По соглашению сторон возмещение ущерба возможно с рассрочкой
по письменному обязательству работника. При этом работодатель имеет право освободить сотрудника от возмещения ущерба. Также при наличии договора о полной ответственности
сумма ущерба должна быть взыскана с работника в соответствии с его условиями.
Если месячный срок истек, то ущерб можно взыскать только в судебном порядке. Работодатель имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. Суд может уменьшить размер взыскиваемых сумм, но не вправе полностью освободить сотрудника от возмещения ущерба. Суд не имеет права снижать сумму возмещения, если ущерб причинен в корыстных целях.
1. Вправе ли сотрудник отказаться подписывать договор о материальной ответственности и можно ли его уволить?
Стоит помнить, что заключение соглашения о полной ответственности с сотрудниками, чья должность или выполняемая работа не перечислены в Постановлении № 85, является нарушением трудового законодательства (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1).
Целесообразно также обратиться к постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Трудового кодекса Российской Федерации». В пункте 36 указано: если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, что было оговорено при приеме на работу, и он знал, что с ним может быть заключен договор о полной ответственности, то отказ от заключения такого соглашения следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей.
Если же необходимость оформить договор возникла после заключения с работником трудового договора и обусловлена изменениями в законодательстве, то при отказе сотрудника подписывать данное соглашение работодатель обязан предложить ему другую работу.
При отсутствии альтернативы либо отказе от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).
Обратите внимание
Договоры о полной материальной ответственности распространены в торговле, общественном питании и другой деятельности, связанной с обслуживанием. При этом такие договоры должны заключаться только с сотрудниками, которые постоянно работают с материальными ценностями и осуществляют их прием, обработку, хранение и отпуск.
2. Работник, испортивший имущество «в благих целях», не считает себя виновным. При каких обстоятельствах работник может отказаться от возмещения ущерба и будет прав?
К обстоятельствам, исключающим ответственность, относятся: обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, политические коллизии и т. п.); нормальный хозяйственный риск; причинение вреда имуществу в целях устранения опасности или в целях необходимой обороны; неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества.
3. Материально ответственный сотрудник, у которого, как выяснилось, больше месяца назад украли ТМЦ, обещает возместить убытки, но руководство настаивает на его увольнении. Как это лучше оформить, и не откажется ли увольняемый возмещать ущерб? Кстати, сам сотрудник увольняться не хочет.
В сложившейся ситуации, безусловно, самый подходящий выход – это увольнение по собственному желанию. Но, учитывая тот момент, что работник не желает писать заявление, у работодателя есть вариант подумать о расторжении трудового договора вследствии утраты доверия (ст. 81 ТК РФ). Хотя это и сопряжено с определенными трудностями, связанными с юридическим оформлением. Есть и иные варианты.
Если с сотрудником, который причинил ущерб и не возместил его, был расторгнут трудовой договор, то работник не освобождается от материальной ответственности. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Но прежде нужно провести инвентаризацию и оформить акт передачи ТМЦ на другого ответственного. Взять объяснительную и предложить ему самостоятельно возместить недостачу либо удержать сумму недостачи за счет причитающейся ему заработной платы.
4. Может ли работодатель не отпустить работницу (кладовщик), являющуюся материально ответственным лицом, в отпуск по уходу за ребенком без передачи склада?
Законных оснований нет… В статье 256 Трудового кодексе РФ есть обязанность работодателя предоставить отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет по заявлению сотрудницы без каких-либо оговорок. Непредставление отпуска по уходу за ребенком будет в данной ситуации нарушением трудового законодательства.
Если материально ответственный сотрудник перед уходом в отпуск по уходу за ребенком не передавал должным образом вверенные ему материальные ценности, то в этом случае работодатель вправе взыскать с него недостачу, возникшую по его вине и во время его работы (если таковая обнаружится и вина работника будет доказана), поскольку в силу 235 статьи Трудового кодекса РФ, ограничений для привлечения к материальной ответственности работника в виде его заявления на отпуск нет.
5. Работаем на «упрощенке» (доходы минус расходы). Обязательно ли в акте на списание ТМЦ нужна строчка «Подпись материально ответственного лица»?
Да, обязательно. В акте должно быть обязательно зафиксировано для чего используются материалы, кто получил и кто отпустил. В графе «отпустил» как раз и расписывается материально ответственное лицо. Подпись нужна для контроля сохранности вверенных ему ТМЦ. Кроме того, таким образом сотрудник снимает с себя ответственность за сохранность данных материалов.
Сейчас бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» вы можете купить на 9 месяцев всего за 10 980 рублей вместо 16 980 рублей. То есть вы получите скидку 6 000 рублей и доступ к бератору на 3 месяца в подарок.
У вас будет:
- Бератор
«Практическая энциклопедия бухгалтера» - Материалы электронного журнала
«Нормативные акты для бухгалтера» - Материалы электронного журнала
«Практическая бухгалтерия» - Онлайн-сервисы «Учетная политика» и «Алгоритмы для бухгалтера»
Просто заполните форму, и мы вышлем вам на почту письмо с льготным счетом.
- Правильно рассчитать налоги, без пеней и штрафов.
- Без ошибок заполнить документы и отчеты.
- Оптимизировать свой бухучет и сэкономить на налогах.
- Сократить время работы с бухгалтерской рутиной.
- Уверенно действовать при проверках и в судах.
Вопрос о том, можно ли удерживать из зарплаты работника суммы, которые работодатель потратил на уплату штрафа в результате правонарушения, совершенного работником при исполнении им должностных обязанностей, является спорным.
Например, в случаях, когда водитель организации нарушил правила ПДД, а штраф в таком случае получает работодатель. Относятся ли суммы штрафа к прямому действительному ущербу в таком случае?
Судебная практика говорит, что нет.
Поскольку понятие прямого действительного ущерба по статье 238 Трудового кодекса не идентично понятию убытков, о которых говорит статья 15 Гражданского кодекса.
В связи с этим законодательство не предусматривает обязанности работника возмещать работодателю уплаченные им суммы штрафа за нарушение действующего законодательства.
Штраф — мера административной ответственности. Она применяется к юридическому лицу за совершенное им административное правонарушение.
Требовать с работника возмещения суммы оплаченного штрафа означает переложение ответственности с нарушителя на иное лицо.
Поэтому, по мнению суда, сумма уплаченного штрафа не может быть признана ущербом, подлежащим возмещению в порядке привлечения работника к материальной ответственности (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 7 июля 2020 года по делу № 2-949/2020).
Аналогичную точку зрения высказывают суды и по делам о взыскании денежных средств с бухгалтеров, из-за действий которых, приведших к налоговым нарушениям, фирма получила штраф (определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 9 февраля 2021 года № 88-30984/2020).
Однако, Минфин и Роструд считают иначе.
По их мнению, из-за действий работника причиняется ущерб организации в виде затрат по оплате суммы штрафа.
Штраф, который уплачен работодателем, относится к прямому действительному ущербу.
Поэтому, в силу статьи 22 Трудового кодекса работодатель вправе потребовать возмещения ущерба, причиненного работником (письма Минфина России от 22 августа 2014 года № 03-04-06/42105, от 19 октября 2006 года № 1746-6-1).
Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения ущерба третьим лицам.
Размер ущерба при утрате и порче имущества определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.
Трудовое законодательство предусматривает:
- ограниченную материальную ответственность;
- полную материальную ответственность.
Материальная ответственность работника исключается, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника.
При ограниченной материальной ответственности работник должен возместить прямой ущерб в пределах своего среднего месячного заработка.
При полной материальной ответственности работник должен возместить всю сумму расходов организации на восстановление поврежденного или приобретение нового имущества.
Сумма ущерба, которая не превышает среднемесячный заработок работника, удерживается из его заработной платы.
Сумма ущерба, которая превышает среднемесячный заработок работника, взыскивается только в судебном порядке.
Если сумма причиненного ущерба не превышает среднемесячный заработок работника, взыскание производится на основании приказа руководителя.
Приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма ущерба превышает его среднемесячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.
Приказ может выглядеть так:
скачать
|
АО «АКТИВ» ПРИКАЗ
Об удержании суммы В связи с недостачей, выявленной на складе организации, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Бухгалтеру Н.Я. Трошевой удержать сумму недостачи из заработной платы кладовщика А.Н. Иванова в сумме 3000 руб. 2. Заведующему складским хозяйством С.С. Петрову довести текст настоящего приказа до А.Н.Иванова.
С приказом ознакомлены:
|
Ограниченная материальная ответственность наступает, если работник:
- допустил брак в работе;
- испортил имущество по небрежности или неосторожности;
- потерял или неправильно оформил документы (например, работник неправильно составил акт приемки товаров, и из-за этого организации было отказано во взыскании с поставщика выявленной недостачи).
Брак в производстве может возникнуть как по вине работника, так и по вине работодателя.
С работника может быть удержан ущерб, который понесла организация из-за выпуска бракованной продукции, только при условии, что брак возник по его вине.
О том, как рассчитать заработную плату при выпуске продукции, оказавшейся браком, смотрите ситуацию «Оплата труда при выпуске бракованной продукции» (раздел «Основная зарплата»).
Для определения размера ущерба, который должен компенсировать работник, необходимо выяснить, является ли брак исправимым.
Исправимый брак – это бракованная продукция, которую технически возможно и экономически целесообразно исправить в организации.
Если брак исправим, то с виновника удерживаются все расходы организации по его исправлению (стоимость использованных материалов, заработная плата работников, начисленная за исправление брака, и т. д.).
Неисправимый (окончательный) брак – это продукция с дефектами, устранить которые невозможно или экономически нецелесообразно.
Если брак неисправим, с работника удерживается стоимость испорченных материальных ценностей.
Общая сумма удержания за допущенный брак не может превышать среднемесячный заработок работника.
Размер ежемесячного удержания за допущенный брак не может превышать 20% заработной платы работника, причитающейся к выплате.
Порядок отражения в учете операций по удержанию ущерба, возникшего из-за выпуска бракованной продукции, зависит от того, исправим брак или нет.
Если работник допустил исправимый брак, то при отражении расходов на его исправление необходимо сделать записи:
ДЕБЕТ 28 КРЕДИТ 10
– списана себестоимость материалов, израсходованных на исправление брака;
ДЕБЕТ 28 КРЕДИТ 70
– начислена заработная плата работникам, занятым в исправлении брака;
ДЕБЕТ 28 КРЕДИТ 69
– начислены взносы на ОПС, ОСС и ОМС и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с заработной платы работников, занятых в исправлении брака.
Сумма, подлежащая удержанию с работника (в пределах его среднемесячного заработка), отражается проводкой:
ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 28
– учтена сумма, подлежащая удержанию с работника.
Затраты на исправление брака, превышающие среднемесячный заработок работника, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.
Разницу между затратами на исправление брака и суммой, подлежащей взысканию с работника, отразите записью:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 28
– списана разница между затратами на исправление брака и суммой, подлежащей взысканию с работника.
Если сумма расходов по исправлению брака удерживается из заработной платы работника, сделайте проводку:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-2
– сумма расходов по исправлению брака удержана из заработной платы работника.
Если для компенсации расходов по исправлению брака работник вносит денежные средства в кассу, сделайте запись:
ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 73-2
– сумма расходов по исправлению брака компенсирована работником.
Пример. Как удержать с работника расходы по исправлению брака
Работник АО «Механик» С.С. Петров в январе отчетного года допустил брак 100 деталей.
Средний заработок Петрова равен его окладу и составляет 12 000 руб.
Брак оказался исправимым. Исправлял брак рабочий А.Н. Иванов.
Согласно первичным документам расходы на исправление брака составили:
- себестоимость материалов, израсходованных на исправление брака, – 5000 руб.;
- заработная плата Иванова – 10 000 руб.
Организация уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 3,1%, а взносы на ОПС, ОСС и ОМС – по ставке 30%.
При исчислении налога на доходы физических лиц работники организации не имеют права на налоговые вычеты.
Бухгалтер «Механика» должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 28 КРЕДИТ 10
– 5000 руб. – израсходованы материалы на исправление брака;
ДЕБЕТ 28 КРЕДИТ 70
– 10 000 руб. – начислена заработная плата Иванову;
ДЕБЕТ 28 КРЕДИТ 69-1-2
– 310 руб. (10 000 руб. × 3,1%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с заработной платы Иванова;
ДЕБЕТ 28 КРЕДИТ 69-1-1
– 290 руб. (10 000 руб. × 2,9%) – начислены взносы на обязательное социальное страхование с заработной платы Иванова;
ДЕБЕТ 28 КРЕДИТ 69-2
При полной материальной ответственности работник должен возместить организации всю сумму ущерба, возникшего в результате недостачи или порчи материальных ценностей.
Исчерпывающий перечень случаев, в которых работник может привлекаться к полной материальной ответственности, приведен в статье 243 Трудового кодекса.
Для установления причины возникновения ущерба сотрудники, использующие поврежденное (уничтоженное) имущество, должны представить письменное объяснение, указав в нем все обстоятельства произошедшего. В случае отказа или уклонения работника от представления данного объяснения составляется акт.
Если работник предприятия не признает свою вину по нанесению ущерба или отказывается его компенсировать, то организации следует обратиться в суд.
По итогам служебного расследования комиссии необходимо составить заключение или акт. Так как на сегодня нет унифицированного образца акта или заключения, то документ можно составить в произвольной форме или по шаблону, действующему внутри организации.
В таком документе обязательно нужно:
1) отразить дату, номер и место написания, название организации;
2) в основной части документа:
- описать причиненные имуществу повреждения;
- указать наименование и количество пострадавших товарно-материальных ценностей;
- оценить приблизительную сумму ущерба;
3) внести информацию о виновнике: его должность, фамилию, имя, отчество;
4) перечислить причины, по которым произошла порча или утрата имущества (этот пункт очень важен для определения точной степени вины и наказания);
5) сделать выводы о последствиях нанесенного имуществу вреда: можно ли это имущество починить или его нужно списать.
Отметим, что работодатель не обязан самостоятельно знакомить сотрудника с материалами служебного расследования. Однако согласно ст. 247 ТК РФ он должен предоставить их подчиненному по его требованию.
Материально-производственные запасы (товар, материалы, готовая продукция) учитываются по фактической себестоимости на счетах 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» (пп. 2, 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н; Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Испорченное или утраченное имущество подлежит списанию с учета.
Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено списание недостающего или испорченного имущества со счетов 10 «Материалы», 41 «Товары» или 43 «Готовая продукция» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по их фактической себестоимости.
Расчеты с работниками по возмещению причиненного ими ущерба учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (Инструкция по применению Плана счетов).
При удержании суммы причиненного ущерба из заработной платы работника в учете организации производится запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73, субсчет 73-2 (Инструкция по применению Плана счетов).
Ст. 251 Налогового кодекса определен перечень доходов, не учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Указанный перечень является закрытым.
Согласно ст. 250 НК РФ к внереализационным доходам относятся поступления, не являющиеся выручкой от реализации товаров (работ, услуг). В соответствии с п. 3 той же статьи к внереализационным доходам относятся в том числе доходы организации в виде сумм возмещения убытков или ущерба.
Взыскание материального ущерба с сотрудника
Операция по списанию имущества, пришедшего в негодность по вине работника, не является реализацией согласно п. 1 ст. 39 и ст. 146 НК РФ и не облагается НДС при условии документального подтверждения фирмой причин и обстоятельств списания имущества с баланса компании (Письмо Минфина РФ от 23.07.2018 № 03-03-07/51352, п. 10 Постановления «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость» от 30.05.2014 № 33).
Компенсация работником причиненного компании ущерба также не связана с реализацией и, следовательно, не является объектом обложения НДС по ст. 146 НК РФ (п. 10 Письма Минфина России от 07.10.2008 № 03-03-06/4/67).
Восстановление НДС, ранее правомерно принятого к вычету по утраченному или испорченному имуществу, не предусмотрено п. 3 ст. 170 НК РФ, в котором приведен закрытый перечень случаев восстановления налога (это следует из Письма ФНС России от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@ и подтверждается примерами из арбитражной практики в пользу налогоплательщиков).
До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера ущерба и причин его возникновения (ст. 247 ТК РФ). С этой целью создается комиссия, в состав которой могут быть при необходимости включены и сторонние специалисты.
Для установления причины возникновения ущерба у работника берется письменное объяснение. В случае отказа или уклонения работника от предоставления объяснения составляется акт.
Размер ущерба определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен на соответствующие материальные ценности, действующие в данной местности на день причинения ущерба. При этом размер ущерба не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени его износа (ст. 246 ТК РФ).
Материальная ответственность работника ограничена его средним месячным заработком (ст. 241 ТК РФ). И лишь в случаях полной материальной ответственности, перечень которых приведен в ст. 243 ТК РФ, работник обязан возместить нанесенный ущерб в полном размере. К случаям полной материальной ответственности, в частности, относится недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу, причинение ущерба в результате административного проступка, установленного соответствующим государственным органом, нанесение ущерба в состоянии опьянения или умышленно.
Обратите внимание, что договор о полной материальной ответственности можно заключить только с работниками, чья должность или работа входит в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденный Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 (далее — Перечень). Это следует из положений ст. 244 ТК РФ. Если работа или должность работника не входит в Перечень, взыскание нанесенного ущерба осуществляется в размере среднего месячного заработка, даже если с работником заключен договор о полной материальной ответственности (Определение Верховного Суда РФ от 19.11.2009 N 18-В09-72).
Допустим, на складе товаров выявлена недостача. Фактическая себестоимость недостающих товаров, по данным бухгалтерского учета организации, составляет 70 000 руб. Их рыночная стоимость на момент выявления недостачи — 80 000 руб. Комиссия, созданная работодателем, оценила размер ущерба в сумме 80 000 руб., а виновником признала кладовщика, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Поскольку должность кладовщика включена в Перечень, организация вправе взыскать с него полную стоимость нанесенного ущерба. Кладовщик отказался добровольно возмещать ущерб.
Средний месячный заработок кладовщика составляет 30 000 руб. Так как сумма ущерба (80 000 руб.) превышает эту величину, взыскать ущерб организация может только через суд.
Налоговый учет. В целях исчисления налога на прибыль сумма возмещения работником нанесенного ущерба включается в состав внереализационных доходов на основании п. 3 ст. 250 НК РФ на дату вступления в силу решения суда либо на дату признания долга должником (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Допустим, в ходе перевозки товара с одного склада на другой произошла потеря товара на сумму 70 000 руб. Рыночная стоимость утерянных товаров на момент выявления недостачи — 80 000 руб. Комиссия, созданная работодателем, признала виновным в недостаче водителя организации, перевозившего товары. Водитель не относится к лицам, с которыми может быть заключен договор о полной материальной ответственности, поскольку такая должность отсутствует в Перечне. Поэтому работодатель вправе взыскать ущерб только в размере среднего месячного заработка водителя.
Предположим, средний заработок водителя равен 30 000 руб. Водитель долг по возмещению ущерба признал. Возмещение ущерба производится путем удержаний из зарплаты водителя в размере 20% от суммы, оставшейся после удержания налогов. Зарплата водителя за минусом НДФЛ составляет 26 100 руб. (30 000 руб. — 13%). 20% от этой суммы равны 5220 руб. (26 100 руб. x 20%). Таким образом, ежемесячно организация будет удерживать из зарплаты водителя в счет возмещения ущерба по 5220 руб. до полного погашения долга.
Налоговый учет. Сумму ущерба, подлежащую возмещению водителем (30 000 руб.), организация на основании п. 3 ст. 250 НК РФ учтет в составе внереализационных доходов на дату получения от водителя записи в распоряжении о взыскании ущерба о том, что он признает долг.