Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно делать опись документов для передачи». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.
Включите в бланк следующие сведения:
- Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
- Дата составления.
- Собственно список в форме таблицы, с указанием:
- номера;
- полного наименования акта;
- количества его экземпляров;
- количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
- Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.
Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.
Как составить опись передаваемых документов
Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:
- отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
- оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.
Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.
Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:
- наименование организации, откуда исходит документация;
- наименование организации, куда передается пакет;
- дата составления перечня;
- порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
- общее количество листов для передачи;
- Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.
Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:
- к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
- к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.
В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:
- бухгалтерская отчетность;
- кадровые бумаги;
- уставная документация.
Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.
Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.
Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:
- порядковый номер бумаги;
- индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
- дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
- заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
- номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
- примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
- итоговое количество листов в передаваемом деле;
- дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
Как правильно составить опись передаваемых документов
Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:
- крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
- срок хранения.
Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.
Передать документы и сведения при камеральной и выездной проверке можно:
- на бумаге — лично или по почте заказным письмом;
- электронные — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (для пояснений по НДС — единственный способ).
Дополнительно к копиям оформите сопроводительное письмо, в котором укажите реквизиты требования, в ответ на которое передаете документы, его дату и номер. Составьте опись документов, которая может быть частью письма или приложением к нему.
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Опись передаваемых документов: скачать образец 2020 года
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:
- Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
- Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
- Инструкция ЦБ.
Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.
Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.
Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.
Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.
Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:
- Наименование компании, ее адрес.
- Исходящий номер.
- Заголовок.
- Список документом, указание номера каждого из них.
- Общее число документов.
Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.
Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:
- ФИО получателя или наименование фирмы.
- Стоимость.
- Число отправленных ценностей.
Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.
Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.
Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.
Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:
- Закончился срок хранения.
- Бумага больше не нужна.
Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.
\n\n
Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.
\n\n
Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.
\n\n
В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров. Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.
\n\n
Правила составления описи документов для ИФНС и контрагентов
\n\n
Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодатель не установил. Поэтому если конкретная форма описи не согласована сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составлять ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должно быть понятно что, в каком количестве когда, в связи с чем, от кого и кому передано.
\n\n
Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации стоит дополнить опись данными об основаниях передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также указанием на передающую и получающую сторону. Для заверения описи надо указать ФИО, должность, проставить подпись составителя и дату составления.
\n\n
\n\n
\n\n
Форма описи документов, которая применяется при отправке регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью, приведена в приложении № 26 к порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. приказ ФГУП «Почта России» от 07.03.19 № 98-п). Как гласит п. 6.1.1.1 порядка, при пересылке документов в описи по ф. 107 указывается их наименование и при необходимости реквизиты, а также количество листов в каждом из документов. Далее каждому документу нужно присвоить сумму оценки в полных рублях (т.е. минимум 1 руб.). После чего выводится общий итог как количества пересылаемых листов, так и суммы оценки.
Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.
Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.
В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров. Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.
Доставка документов с описью вложения
Цель формирования описи документов — фиксация факта передачи документов адресату (госорганам или контрагентам). Обычно опись составляют в случаях, когда необходимо передать не один документ, а сразу несколько в комплекте.
Наиболее часто опись создается при работе с бумажными документами. Но она может формироваться и при пересылке сведений в электронном формате, особенно если обмен производится через обычную электронную почту.
Обменивайтесь с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет с помощью 1С:ЭДО.
Каких-либо законодательных норм или требований по заполнению описи документов нет. Соответственно, в зависимости от цели подачи документов могут применяться как унифицированные формы описи, так и разработанные самостоятельно принимающей или передающей стороной.
Однако в описи документов обязательно должна быть информация о наименовании и реквизитах каждого передаваемого документа, а также сведения о количестве экземпляров. Кроме того, вполне можно указать и иную необходимую информацию — количество листов в документе, общее количество листов всех документов, основания передачи и др.
Для такой описи не установлено каких-либо особых правил ее формирования. Стороны могут согласовать форму описи, например, в качестве приложения к договору. Или же передающая сторона может разработать эту форму самостоятельно. Но обязательное требование к описи — в ней должно быть понятно, какое количество документов передается, в связи с чем, от кого и кому.
В описи могут быть не только реквизиты документов, но и дополнительная информация, к примеру, об основаниях передачи. Для этого можно сделать ссылку на пункт договора или на переписку. Чтобы заверить опись документов, нужно указать ФИО, должность и подпись составителя, а также дату формирования описи.
При передаче документов через Почту России отправлением с объявленной ценностью нужно использовать опись документов, указанную в приложении № 26 к порядку, утвержденному Приказом ФГУП Почта России от 07.03.2019 г. № 98-п. Согласно п. 6.1.1.1 при пересылке документов требуется в описи по форме 107 указать их название и реквизиты (при необходимости), а также количество листов в каждом документе. Затем по каждому документу присваивается стоимость оценки в руб. (минимум — 1 руб.). Далее определяется общая сумма — количество листов и сумма оценки.
Внимание! Опись по форме 107 нужно заполнить в 2-х экземплярах — оба подписываются отправителем.
В случае, когда количество документов больше строк в бланке описи, используются дополнительные бланки. На первом из них указывается пометка «лист 1», на последующих — в последовательности «лист 2» и т.д. В результате количество листов и сумма оценки ставятся только на последнем листе описи. Однако подпись отправителя ставится на всех листах описи.
Внимание! Бланк описи по форме 107 можно заполнить и распечатать на сайте Почты России.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!
В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10).
Пример 1
В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.
Связанный материал Закрытие делопроизводственного года № 12 / 2016
График передачи дел из подразделений в архив организации см. в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года»
Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.
Связанный материал Новые правила работы архивов: что изменилось? № 05 / 2016
См. статью «Новые правила работы архивов: что изменилось?»
Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:
- описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и
- акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
«Лучшей практикой» является подписание описей и актов руководителем структурного подразделения, поскольку за документальный и архивный фонды подразделения отвечает он. Именно такой подход теперь нормативно закреплен в форме описи дел структурного подразделения, установленной Приложением № 23 Правил работы архивов организаций.
В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы:
Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации
- Свежие
- Посещаемые
Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме. Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно. Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.
В акте приема-передачи документов обычно указываются:
- дата и место передачи документов;
- лица, между которыми производится передача документов, а при необходимости их полномочия и основания таких полномочий;
- причина передачи документов;
- перечень передаваемых документов с указанием того, передается оригинал документа или его копия, а также количества страниц документов;
- подписи лиц, передавших и получивших документы.
При наличии акт может быть скреплен печатями сторон.
Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица.
Согласно законодательству документы постоянного и длительного хранения передаются в архив по истечению одного года после прекращения их использования в делопроизводстве. Также подлежат описи дела по личному составу. Ошибочно полагать, что передача документов на хранение — простое дело, не требующее особых умений и навыков. Существует утвержденный порядок процедуры, придерживаться которого следует неукоснительно. Прежде всего, потому, что для документации любого предприятия необходимы строгий учет и грамотная опись документов, что позволит в любой момент извлечь нужную информацию из общего массива документов и составить опись.
Кроме того, архивные дела нередко подвергаются проверкам различных контролирующих органов, и несоответствие их оформления установленным правилам могут повлечь штрафные санкции. Поэтому от специалиста, ответственного за организацию и ведение архива, требуются специальные знания, практический опыт, умение анализировать и структурировать, а также такие качества как скрупулезность, точность, внимательность.
Акт приема-передачи документов другому лицу: образец
- Передача документов в архив при ликвидации
- Архивная обработка документов
- Вывоз и уничтожение документов
- Систематизация документов
- Архивно-переплётные работы
- Организация электронного архива
- Хранение документов
- Сканирование документов
- Ввод данных
- Номенклатура дел
- Опись документов
- Аренда работников
- Внедрение электронного архива
- Сканирование документов A4
- Оцифровка бумажных архивов
- Сканирование документов А3
- Сканирование и распознавание документов
- Электронный архив программа
- Электронный архив проектной документации
- Электронный архив финансовых документов
- Корпоративный электронный архив
- Руководителю
- Бухгалтеру и финансисту
- Юристу
- Кадровику
- Архивисту и делопроизводителю
- Техническому специалисту
- Ликвидатору и арбитражному управляещему
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:
- порядковый номер бумаги;
- индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
- дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
- заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
- номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
- примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
- итоговое количество листов в передаваемом деле;
- дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
Приложение N 2. Опись прилагаемых документов
Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.
Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.
Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:
- Наименование компании, ее адрес.
- Исходящий номер.
- Заголовок.
- Список документом, указание номера каждого из них.
- Общее число документов.
Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.
Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:
- Номер личного дела.
- Название.
- Число листов.
Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.
Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:
- ФИО получателя или наименование фирмы.
- Стоимость.
- Число отправленных ценностей.
Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.
Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.
Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.
Опись передаваемых документов образец бланк
Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.
Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.
Чем полезна опись документов отправителю:
- подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
- конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
- позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).
Чем полезен акт приема-передачи получателю:
- подтверждает, что документы получены и приняты;
- упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
- помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
- становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).
Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.
Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив. В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью. Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.
Как составлять опись? Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.
Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:
- наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
- стороны — отправитель и получатель;
- дата составления;
- список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
- подписи ответственных лиц.
После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение. Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.
Какие реквизиты документов стоит указывать:
- Полное наименование.
- Дата и регистрационный номер.
- Форма (оригинал или копия).
- Количество листов.
Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи. Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя.
Заверять опись печатью необязательно.
Опись документов не относится к числу обязательных для заполнения бумаг, но на практике помогает сторонам упорядочить документооборот, не терять важные копии и оригиналы, возвращать все переданные ранее акты в целости и сохранности. Оформляется в произвольном виде. Рекомендуется представлять данные в виде таблицы, указывать точное наименование, форму и количество страниц.
Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:
- Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
- Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
- Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.