Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебка на командировку образец и суточные». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Нужна ли служебная записка на командировку, если в служебную поездку направляется руководитель? По сути, необходимости в такой служебке нет – достаточно приказа о командировке.
Служебная записка о продлении командировки: образец
Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.
В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.
На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.
Образец служебной записки о командировке
В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.
- Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
- Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
- Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
- Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
- Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
- Поставьте дату составления и подпишите ее.
Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:
- Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
- Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
- Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.
Служебная записка о направлении в командировку
В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.
Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).
Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):
- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
- матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
- работники с детьми-инвалидами;
- сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).
Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).
Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.
ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.
Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.
Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».
С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.
ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2021 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).
Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.
Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.
На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).
Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.
Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:
- 700 руб. — для командировок по территории России;
- 2 500 руб. — для зарубежных поездок.
В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.
Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.
Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.
Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.
К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.
При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.
ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.
Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).
Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.
Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже.
Служебная записка на командировку удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он направлен, дату его приезда и возвращения из поездки. Ее оформляют, если:
- специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;
- нет возможности документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.
Она нужна и для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в отъезде.
Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет:
- командировочное удостоверение;
- отчет о выполненных задачах;
- служебное задание.
Оформляется сотрудником лично после возвращения.
Специальной формы для оформления возмещения расходов не предусмотрено, поэтому допускается воспользоваться служебной запиской на командировку по шаблону, принятому в организации. Он составляется следующим образом:
- в шапке указывается должность нанимателя, его Ф.И.О. и название фирмы в дательном падеже. Ниже вписать Ф.И.О. и должность командированного сотрудника;
- в центре пишется наименование документа. Затем следует изложить текст обращения к директору. Указать дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;
- ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т. д.);
- ставится дата, Ф.И.О. и подпись сотрудника.
Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.
Типовой образец служебной записки на командировочные расходы и о направлении на командировку допускается закрепить в локальных актах компании. Оформляет документ руководитель работника, которого направляют по заданию. По окончании командировки к служебке прикладываются все документальные подтверждения расходов и передвижения. При поездке за границу расходы компенсируются в валюте.
Такие документы в деятельности ИП не предусмотрены, так как направлять в поездку и отчитываться о ней придется перед самим собой.
По ст. 346.16 НК РФ, ИП на УСН вправе внести в расходы следующие виды трат в командировке:
- стоимость проезда туда-обратно;
- съем жилья, гостиницы и оплата гостиничных допуслуг, кроме обслуживания в ресторане, в номере, в салоне отдыха и красоты;
- суточные;
- суточные или полевое довольствие;
- оформление визы, паспорта, приглашений;
- консульские, транзитные сборы.
Направление работника в командировки регулирует положение, утвержденное постановлением правительства № 749. По п. 2, в поездки направляются сотрудники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Руководство вправе не отчитываться о своих поездках, если это прямо не установлено в уставе или других локальных актах предприятия. При необходимости составить служебную записку на командировку она пишется по тем же правилам, что и для других сотрудников.
Оформление служебной командировки
Поездки по службе заграницу регулируются внутренними документами компании. Если организация не посылает сотрудников по рабочим обязанностям, то и информацию об этом в акты вносить не нужно.
Если необходимость таких поездок есть, то они в обязательном порядке оформляются служебными записками. К ним прикладываются копии паспорта с отметками о пересечениях границы.
В расходы, по п. 23 положения о командировках, утв. постановлением правительства № 749, допускается включить:
- билеты;
- оформление загранпаспорта, визы, приглашения;
- консульские и аэродромные сборы;
- сбор за въезд и транзит авто;
- медстраховку;
- иные платежи на усмотрение работодателя.
Командировочные выплачиваются в валюте или в рублях по курсу ЦБ. Возможность выплаты валюты указана в ст. 9 закона о валютном регулировании.
Служебная записка о командировке оформляется в следующих случаях:
- работник отправился в командировку на личном транспорте либо на служебной или арендованной машине;
- работник не сохранил документов, которые подтверждают расходы на проезд и проживание.
И в первой, и во второй ситуации документ оформляет сам работник после своего возвращения.
Руководитель, который работает по трудовому договору, также является наемным работником. В законе нет нормы, которая бы говорила о том, что директора не обязаны отчитываться перед работодателем за свои расходы по служебным поездкам.
Но Роструд придерживается другой позиции – на практике руководителям разрешили не составлять служебки, аргументируя это тем, что руководящее лицо и так подписывает приказы о служебных поездках, продлениях или отменах командировок.
При этом с точки зрения налогообложения не оформление служебной записки на директора может негативно отразиться на компании. Ведь документ прежде всего составляется для того, чтоб подтвердить расходы и снизить налогооблагаемую базу.
В любом случае принятое решение должно быть зафиксировано во внутренних актах. А как именно поступить – решает работодатель. Например, он может установить:
- что руководитель не обязан оформлять служебную записку о командировке;
- что руководитель отчитывается о произведенных расходах по общей схеме (в таком случае образец служебной записки для генерального директора будет таким же, как и для остальных работников).
Индивидуальные предприниматели не оформляют служебные записки, поскольку они не состоят в трудовых отношениях и не должны отчитываться сами перед собой. Однако ИП все равно вправе включить в свои расходы траты:
- на проезд;
- на аренду жилья;
- суточные;
- на оформление паспорта, визы;
- на оплату консульских и транзитных сборов.
Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере – дубликатами.
Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.
Как правильно оформить командировку
Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:
- Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
- Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.
[docs]
Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.
Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.
Отдел бухгалтерии ООО «Пион»
руководителю Горбань О. О.
Служебная записка
об организации командировки
от 02.02.2018 №208/07
Уважаемый Олег Олегович!
В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:
- 6000 рублей для проживания в гостинице;
- 6000 рублей в качестве суточных;
- 6000 рублей на топливо для заправки авто.
Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.
Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.
В документе также излагаются основные факты:
- цель поездки;
- дата отбытия и прибытия;
- данные об авто.
Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.
Отдел бухгалтерии ООО «Пион»
руководителю Горбань О. О.
Служебная записка
о командировочных расходах
02.02.2018 №208/07
Уважаемый Олег Олегович!
Согласно приказу №334 от 03.02.2018, я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.
Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.
Отдел бухгалтерии ООО «Пион»
руководителю Горбань О. О.
Служебная записка
об отмене командировки
от 02.02.2018 №208/07
Уважаемый Олег Олегович!
В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А. С.
Главный бухгалтер Сазонова Е. Е.
В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.
Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:
- Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
- Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.
Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное – количество затраченных на данное задание часов.
Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.
В случае с индивидуальными предпринимателями существует ряд особенностей. В связи с тем, что ИП не может быть направлен в командировку, т. к. не относится к категории наемных работников, то, по мнению финансового ведомства, ему нет смысла оформлять самому себе приказ и служебную записку (письмо Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166).
Однако подтвердить свои расходы, связанные с поездкой в другой город по служебной необходимости, ИП всё же сможет.
В случае отказа налоговой инспекции признать расходы ИП, связанные с его командировкой в другой город по хозяйственной необходимости, производственными затратами, предприниматель вправе обжаловать это решение в суде.
Как показывает практика, суды нередко встают на сторону бизнесменов, признавая за ними право на уменьшение налогооблагаемой базы на сумму командировочных расходов.
Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 судьи, приняв сторону ИП в споре с налоговиками, указали, что предприниматели не могут быть лишены возможности отправляться самостоятельно в служебные командировки. Иначе имеет место их дискриминация по отношению к другим хозяйствующим субъектам, которые осуществляют хоздеятельность в форме юрлица.
А это означает, что ИП при осуществлении поездки на своем личном (арендованном) авто может также заполнить служебную записку и приложить к ней все документы, подтверждающие расходы и, собственно, сам факт нахождения в служебной поездке.
При направлении в командировку наемного работника ИП все документы, включая служебную записку, оформляются в общем порядке.
- Служебная записка о направлении в командировку
- Служебная записка на командировку 2019: образец скачать, как заполнить, пример
- Образец служебной записки на командировку в 2019 году — заполнения, направлении, продлении, отмене
- Как составить служебную записку о командировке (образец)?
- Образец служебной записки на командировку в 2019 году — скачать бланк, расходы, об отмене, на личном авто, форма, как написать
- Служебные записки на командировку. Примеры и образцы
Уведомление о продлении командировки является неотъемлемой частью для оформления аналогичного приказа. В зависимости от основания, она может подаваться как командированным работником, так и отделом внутри компании.
Главным аспектом такого образца становится именно причина, по которому командировочный период необходимо продлить. Ею может служить одно из следующих оснований:
- наличие дополнительных задач и необходимость в соответствующем времени для их выполнения;
- транспортные проблемы или отсутствие билетов, что исключает возможность в установленный срок вернуться из поездки;
- временная болезнь командированного;
- обстоятельства, не зависящие от какой-либо из сторон и при этом препятствующие выполнению поручения.
Чаще всего служебная записка о продлении командировки составляется самим командированным и направляется руководителю. Далее последний издает соответствующий приказ о продлении, прилагая к нему полученный образец уведомления.
Служебная записка на командировку
Командировочные расходы оплачиваются работодателем. Однако в некоторых вопросах может потребоваться представить своеобразную докладную о затратах. Чаще всего это касается личного транспорта и затратах на топливо. Нередко возникают ситуации, когда работнику приходится из собственных средств оплатить часть расходов.
В этом случае также составляется служебная записка о командировочных расходах. К ней прилагаются квитанции о вложениях. На основании данного уведомления сотруднику возмещаются понесенные расходы.
При оформлении образца данного уведомления необходимо обратить внимание на следующие аспекты:
- в случае, если порядок компании не регламентирует иное, служебная записка о направлении в командировку пишется на имя руководителя компании или организации;
- необходимо точное указание временных рамок — это обусловлено тем, что суточные расходы начисляются согласно указанным данным;
- если рассчитывается поездка на личном транспорте, требуется указывать его данные;
- для упрощения системы можно указать также и назначение направления, а также принимающее лицо или организацию.
Нередко возникает вопрос, нужно ли такое уведомление составлять руководителю, если в командировочную поездку отправляется он. Поскольку его действия связаны с трудовой деятельностью, то заполнение соответствующей документации действительно необходимо. Составляться она может как им самим, так и заместителем или ответственным лицом.
Скачать заполненный образец служебной записки о направлении в командировку
Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.
В каких именно? И нужна ли она вообще?
Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.
Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.
Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.
Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Хотя, в соответствии с новыми положениями ряд документов переведен в разряд необязательных, это вовсе не означает необходимость их полного исключения из внутреннего документооборота компании.
Как и ранее ответственные должностные лица могут придерживаться «классического» оформления с сохранением логической цепочки документов.
Однако, стоит учитывать, что теперь служебное задание на командировку не может выступать в качестве официального подтверждения факта, цели и расходов рабочей поездки.
Тем не менее, выход из положения есть. С учетом того, что приказ на командировку является обязательным, можно использовать его унифицированную форму Т9, в которую добавить пункт, посвященный цели служебной поездки.
Итак, для соблюдения текущего законодательства составление письменного служебного задания не требуется. Тем не менее, если организация сохранила прежнюю структуру внутреннего документооборота и формирует полный пакет командировочных бумаг, предусмотренных локальным приказом, то задание на поездку будет формироваться в следующей последовательности:
1. Принятие решения о направлении работника в служебную поездку. Как правило, это прерогатива руководящего состава.
2. Заполнение бланка служебного задания по установленной форме.
3. Информирование убывающего в командировку о целях, месте и сроках поездки.
Чтобы оформить служебное задание, целесообразно использовать унифицированную форму Т10а, которая содержит основные разделы, отражающие суть поездки. В документ вносятся следующие данные:
- Наименование учреждения, которое организовывает командировку;
- Внутренний номер документа, а также дата его заполнения;
- ФИО работника, отправляющегося в поездку и его табельный номер;
Подводя итог, можно отметить следующее. Начиная с 2015 года оформлять служебное задание на командировку стало не обязательно. Тем не менее, для соблюдения правил отчетности по внутреннему регламенту допускается заполнения прежнего перечня документов для поездки.
Чтобы отразить цель и финансирование служебной поездки можно применять дополнительные строки в приказе.
Если требуется выделенный документ, то для этого подойдет форма 10а унифицированной формата, в которой содержится табличная часть с перечислением основных атрибутов планируемой и завершенной командировки.
В соответствии с п. 7 положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) для отчета о сроке пребывания в командировке сотруднику, который был направлен туда на личном или служебном транспорте, необходимо заполнить служебную записку.
Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездные билеты в случае использования авто представить не получится.
Но в этом случае важно приложить иные подтверждающие документы, такие как путевые/маршрутные листы, чеки/квитанции и пр.
, что докажет следование командированного по намеченному пути к цели для выполнения задания (письмо Министерства финансов от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.
Однако в абз. 4 упомянутого выше п. 7 положения указывается, что фактический срок командировки можно подтвердить и при отсутствии доказательных документов о проезде и проживании. Это можно сделать при помощи той же служебной записки или другого документа, содержащего отметку принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командировки и убытия из него.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле.
Служебная записка на командировку образца 2019-2020 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.
К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).
Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.
Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:
- поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
- отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.
Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.
Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку
Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:
- путевой лист;
- чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
- при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.
При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.
По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.
Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.
Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.
Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.
Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. Какие расходы на командировки примет налоговая инспекция
Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами.
Но когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте либо личной или арендованной машине, таких документов у него нет. Поэтому документ для подтверждения размера суточных — это служебная записка.
А вот оформлять служебную записку о направлении в командировку не обязательно. Действующее законодательство не требует составлять такой документ.
Но если руководитель компании решит, что составлять служебки целесообразно, это правило можно закрепить внутренним документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Например, приказом директора или Положением о командировках. Составлять такие документы власти не запрещают.
Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.
Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.
Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.
Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:
- Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
- Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.
Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.
Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.
Отдел бухгалтерии ООО «Пион»
руководителю Горбань О. О.
Служебная записка
об организации командировки
от 02.02.2018 №208/07
- Уважаемый Олег Олегович!
- В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
- Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:
- 6000 рублей для проживания в гостинице;
- 6000 рублей в качестве суточных;
- 6000 рублей на топливо для заправки авто.
Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.
Служебная записка о командировке подтверждает факт проезда и проживания работника. Документ также потребуется в случае поездки на личном, служебном и арендованном авто либо когда человек задержался в командировке. Рассмотрим образцы служебок на 2019 год.
Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются:
Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.
Сравнить тарифы и цены ⟶
Она позволяет удостоверить факт пребывания работника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Ее составляют:
- Когда работник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном авто. В данном случае в документе указывают фактический срок пребывания в месте командирования. По возвращении он представляет служебку работодателю вместе с документами, которые подтверждают использование авто:
- путевой лист;
- счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.
- Когда работник не может представить документы, подтверждающие проезд и проживание. В этой ситуации оформляют служебку, которая содержит подтверждение принимающей стороны о моменте прибытия и выбытия к ней работника. В качестве приложения составляют документ о том, что принимающая сторона подтверждает время нахождения по месту командирования. Работник оформляет его самостоятельно по прибытии.
- При направлении в командировку. Служебную записку о направлении в командировку оформлять не обязательно. Но ее разработка и применение не запрещены. Если компания решит, что составление документа целесообразно, данное правило закрепляют в локальных нормативных актах.
- Когда работник задержался в командировке по уважительной причине. Такой причиной может быть производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). Служебка на имя директора позволяет продлить срок командировки.
Важная функция служебной записки о командировке — подтверждение затрат работника за время командировки.
Также она потребуется для начисления суточных. Ведь для определения их суммы требуется знать количество времени, проведенного в поездке.
Служебная записка на командировку 2019 – это важный документ, который в отдельных случаях сможет послужить основанием или доказательством нахождения работника в другом городе по заданию фирмы. Образцы записки и правильность ее оформления мы готовы предложить вам в этой статье.
Служебная записка на командировку 2019 – это один из документов, используемый внутри организации. Он не относится к разряду обязательных. Тем не менее, играет несколько ролей сразу, что говорит о его целесообразности:
- Во-первых, может служить первоисточником для назначения человека в командировку;
- Во-вторых, при определенных условиях является доказательством, что работник там был, если отсутствуют проездные билеты. Например, служащий воспользовался личной машиной;
- В-третьих, с его помощью можно увеличить время поездки. В данной ситуации записка обоснует задержку.
Далее мы подробно поговорим о назначении служебной записки на командировку и покажем ее образцы.
Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.
Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.
Чтобы не возникали проблемы на случай проверки контролирующими органами, следует в локальные акты предприятия внести положения о нюансах поездки в командировку руководителя.