Необходимые кадровые документы 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Необходимые кадровые документы 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
• на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
• на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
• лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:

• вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
• устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

• в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
• изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:

• указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
• у которых изменились обстоятельства получения вычета;
• устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

«>

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников, поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

• никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
• к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

• при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
• при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

• теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
• уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
• не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
• не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
• подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
• взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
• определены два вида временной дистанционной работы:
• непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
• периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
• режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
• на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
• в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.

Совет Если вы приняли или уволили кого-то с работы — отчитаться надо не позднее следующего рабочего дня. Если изменений в штатной структуре не было — нулевой отчет не сдается.

Какие сведения войдут в отчет за январь:

• о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2021, если работники не написали их в 2020 году;
• о тех работниках, по которым вы ни разу за 2020 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2020 г);
• о переводах, которые оформлены в январе 2021.

Проверьте себя и уточните сроки сдачи кадровой отчетности в 2021 году.

27 кадровых документов, без которых не обойтись

С 1.01 2021 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2021. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.

С нового года применяется постоянная и временная удаленка, также возможен комбинированный режим. Вводятся два основания для увольнения дистанционного работника:

• невозможность продолжать работу по объективным причинам (переезд в другую местность);
• работник не выходит на связь больше 2 дней.

Важно! ТК в 2021 году прямо запрещает вводить дополнительные основания для увольнения дистанционного работника и уменьшать ему зарплату

Об изменениях в Трудовом кодексе относительно дистанционной работы читайте подробнее здесь.

Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.

Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.

Разработайте ЛНА о переводе на временную удаленную работу в исключительных ситуациях и согласуйте его с профсоюзом. Официально установлено разрешение оформлять перевод работника на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Внесите в ЛНА способы взаимодействия с удаленными работниками:

• колдоговоре;
• трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Совет Трудовой договор на бумаге направляйте удаленному сотруднику, если он об этом попросит

Подробнее об оформлении удаленного работника и разработке ЛНА о временной дистанционной работе читайте в этой статье.

С 1 января 2021 увеличен МРОТ. Необходимо внести изменения в ЛНА, трудовые договоры. Размер МРОТ влияет на величину зарплаты и пособий.

Об изменении узнайте подробнее из нашего материала.

Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.

Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

Сертификат «Молодая семья» в 2021 году – условия получения

СЗВ-ТД – новая форма с июля 2021 года

График отпусков на 2021 год

Предварительный медосмотр при приеме на работу

Нормативно-правовые акты по охране труда 2021

Трудовые отношения между работником и работодателем начинаются с документов, сопровождающих прием на работу. Каким будет оформление документов при приеме на работу в 2021 году, расскажем в нашей статье.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

Возможность применения сокращенного кадрового учета — это право, а не обязанность микробизнеса.

Прежде чем сделать выбор между упрощенным вариантом и учетом по общим правилам, нужно оценить перспективы развития предприятия. Если расширение штата сотрудников или увеличение дохода не предвидятся, то можете смело делать выбор в пользу упрощенного учета. Для этого необходимо выпустить соответствующий приказ. Он будет служить подтверждением тому, что в данной организации принят упрощенный кадровый учет, который освобождает ее от ряда локальных нормативных актов.

Если вы понимаете, что в ближайшем будущем выйдете за рамки предельных значений микропредприятия, то есть количество сотрудников превысит 15 человек или доход составит более 120 млн руб., то лучше заниматься кадровым учетом по общим правилам. В противном случае возникнут серьезные неудобства.

Кадровые документы для микропредприятия

Когда микропредприятие превышает предельные значения по количеству сотрудников и допустимому доходу, то сведения о нем меняются в едином реестре СМП. С этого момента законодательство устанавливает очень сжатые сроки для перевода трудовых отношений в соответствие с общими требованиями.

Начиная с даты внесения изменений в реестр бизнесу дается всего четыре месяца на то, чтобы создать те локальные нормативные акты, которые ранее он мог не вести.

Электронный документооборот – это полный или частичный перевод документации в цифровой формат.

Преимущества КЭДО:

• повышение производительности труда в компании (упрощается контроль всех процессов и появляется возможность оперативного внесения коррективов в документы);
• сокращение количества ошибок, вызванных человеческим фактором;
• сокращение расходов на обслуживание печатного оборудования, закупку бумаги для принтера и других расходных материалов;
• сокращение архивных площадей;
• возможность одновременного доступа к одному и тому же документу нескольким сотрудникам для упрощения его разработки и изменения;
• повышение защиты важных документов от несанкционированного доступа, повреждения и утери;
• улучшение взаимодействия между подразделениями компаниями.

После предварительной подготовки можно переходить к самому процессу внедрения. Он осуществляется в несколько этапов:

1. Систематизация работы с документами.
2. Составление схемы управления документацией. На ее основе создайте техническое задание для специалиста, который будет внедрять в вашей компании электронный кадровый документооборот.
3. Выбор электронной системы и ее интеграция в другие системы автоматизированного учета. Это значительно упросит и ускорит процесс обмена данными между подразделениями компании.
4. Запуск процесса перехода на электронный документооборот. Вы можете сделать это по типам документации или по отдельным подразделениям. В первом случае произойдет поочередная автоматизация процессов обработки документов, а во втором – автоматизация сначала осуществится в одном отделе, а затем подключится к другим.
5. Получение сертификатов электронной подписи. Вы должны выдать сертификаты ЭП своим сотрудникам.
6. Организация электронного архива документов. Весь заранее созданный архив необходимо будет конвертировать в цифровой формат или отсканировать.
7. Обучение сотрудников работе в новой электронной системе. Обеспечьте персонал необходимыми пособиями, инструкциями, электронными подписями и паролями от системы КЭДО. Назначьте ответственных работников, которые будут контролировать весь процесс и следить за соблюдением новых внутренних актов.
8. Получите согласие от сотрудников и издайте приказ о переходе компании на электронный кадровый документооборот.

Переход на кадровый электронный документооборот – непростой процесс, особенно для крупной компании с большим объемом документов и разветвленной организационной структурой.

Основная проблема внедрения КЭДО – высокая стоимость электронной подписи. Заранее составьте перечень сотрудников, которым для работы необходима ЭП и учтите расходы на закупку программного обеспечения. Компании придется инвестировать в новую систему электронного документооборота не только денежные, но и технические, временные ресурсы.

Стоимость внедрения КЭДО может стоить от 2 до 10 миллионов рублей, в зависимости от количества функций и бизнес-процессов. Можно значительно сэкономить на системе, если выбрать коробочные решения с уже готовой методологией и адаптировать свои операции под них. Комплексный ЭДО подойдет не только для кадрового документооборота, но и для бухгалтерского.

Электронная подпись вида КЭП стоит около 3000 рублей на каждого сотрудника. При большом количестве персонала ЭП становятся достаточно дорогим инструментом. Оптимально приобрести подписи для уполномоченных лиц, подписывающих документы. Для сотрудников допустимо использование других видов подписей (НЭП, ПЭП).

Кадровое делопроизводство 2021: гид по основным изменениям

Компания BDO Unicon Outsourcing предлагает внедрение кадрового электронного документооборота для вашей компании.

В наше решение входит:

• инструмент самообслуживания сотрудника с КЭДО на «1С: ЗУП 3.1»;
• электронный архив заявок и приказов;
• пакет документов, регламентирующих применение КЭДО в соответствии с ТК РФ.

• Оптимизируем все кадровые процессы, определяем формат взаимодействия, оцениваем риски перевода документов в электронный формат и разрабатываем схемы согласования.
• Готовим нормативную базу и электронные подписи для ваших сотрудников.
• Внедряем техническое решение. Заносим в учетную систему и настраиваем организационную структуру, профили пользователей, их полномочия и права подписи, шаблоны документов. Присылаем необходимые инструкции и учим использовать личный кабинет с ЭЦП.

• Сегодня КЭДО доступен для удаленных сотрудников и для участников эксперимента ФЗ-122.
• В 2021 году планируется окончание эксперимента Минтруда, и электронный документооборот будет урегулирован законодательно: готовятся поправки в ТК, позволяющие вести КЭДО не только в рамках эксперимента, формируется подзаконная нормативная база.
• Электронный документооборот – это отличный способ взаимодействия с персоналом по кадровым вопросам.

Необходимость перевода кадрового делопроизводства в цифровой формат назревала уже давно. Бизнес готов к таким нововведениям и, более того, нуждается в них. Определенные сложности возникали с устойчивым недоверием к данному формату.

Для руководителей предприятий цифровизация ассоциируется с повышенными рисками потери информации или ее утечки. Кроме того, внесение изменений требует определенных финансовых вложений. Понадобится обучать сотрудников элементарной компьютерной грамотности. Техническая сторона вопроса также требует денежных затрат. Для внедрения полноценного документооборота потребуются новые программы и приложения.

Рядовые сотрудники относятся к электронным документам настороженно. Многие не понимают подобного формата сотрудничества. Ведь, в отличие от бумажного носителя, электронные документы нельзя потрогать. Поэтому они подсознательно кажутся не столь надежными.

Толчком к ускорению процесса внедрения стала эпидемия коронавируса, когда предприятия были вынуждены отправить множество сотрудников на удаленную работу. Сразу возникла проблема оформления документов, для решения которой понадобились изменения в законодательстве.

Например, применение электронной цифровой подписи. Использование квалифицированной ЭЦП стоит недешево, и обновлять ее нужно ежегодно. Это дополнительное бремя финансовых затрат для компаний. Ведь они вынуждены оплачивать получение ЭЦП для каждого удаленного работника.

Вместе с тем бизнес быстро обнаружил и новые возможности от перехода в цифровой формат. Автоматизация процессов делает их быстрее и эффективнее. Совокупность всех факторов, связанных с самоизоляцией и эпидемиологической ситуацией, стала своеобразным катализатором для правительства. Она подтолкнула к ускоренному внедрению изменений, утверждению их на законодательном уровне.

До принятия ФЗ 407 работодатель мог обмениваться электронными документами с сотрудниками. Эта мера позволяла взаимодействовать с удаленными работниками. Однако каждый электронный документ необходимо было распечатать на бумажном носителе и подписать. Это приводило к необходимости личного присутствия работника на предприятии.

Некоторые компании в период самоизоляции начали электронный документооборот с сотрудниками на свой страх и риск. Однако законодательство требовало чтобы, важные кадровые документы обязательно были подписаны лично работником. К таким бумагам относятся:

• трудовой договор;
• соглашение о материальной ответственности;
• ученический договор.

Для этих документов не подойдет даже квалифицированная ЭЦП. Они обязательно должны существовать в бумажном виде, быть подписанными сотрудником отдела кадров и работником, с которым заключено соглашение.

С начала нового года активно стали использовать электронные трудовые книжки. Это повлекло за собой необходимость внесения поправок и в другие сферы законодательства.

Изменения коснулись возможности использовать электронную цифровую подпись при оформлении кадровых документов. В том числе и неквалифицированную.

Каждая компания получила право самостоятельно принимать решение о форме документооборота с учетом специфики своей работы и выгод для предприятия.

ЭЦП разрешено использоваться для подписания следующих документов:

• приказы о приеме на работу или о переводе на другую должность;

• трудовые договора;

• соглашения о материальной ответственности;

• допсоглашения об изменении условий труда;

• приказы об увольнении;

• акты приема-передачи оборудования.

Некоторые компании уже внедряют электронный документооборот в собственном коллективе. Пока такие проекты проходят в качестве эксперимента. Они позволят выявить все сильные и слабые стороны изменений.

Например, уже сейчас можно говорить о том, что для небольших фирм будет проблематично заказывать ЭЦП для каждого сотрудника, включая соискателей вакансий.

Также отмечаются сложности с обучением сотрудников работе с системой электронного документооборота. Программы для хранения и работы с электронными документами также необходимо будет разрабатывать для каждой компании. При этом важно обеспечить высокую степень защиты данных.

Все действия проводятся в специальной программе, имеющей многоуровневую настройку доступов. Сотрудник отдела кадров создает приказ или другой документ в формате pdf. Готовый файл отправляют работнику через систему.

Сотрудник в своем личном кабинете системы видит новый документ, знакомится с его содержимым, подписывает при помощи ЭЦП. Затем договор вновь возвращается в отдел кадров. Одна копия остается в личном кабинете сотрудника. При необходимости экземпляр можно распечатать.

Сейчас проекты по переводу предприятий на электронный документооборот внедряются всего в нескольких компаниях в тестовом режиме. По планам Министерства труда эксперимент будет проводиться до марта 2021 года. При необходимости тестовый период продлят.

Внимательно следите за изменениями в кадровом законодательстве, чтобы не пропустить момент, когда нужно будет перестроить собственную работу.

Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по «звездной» шкале ниже, где 5 звезд — очень полезна.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь!

Повышение квалификации

Защита персональных данных

от 3 375 руб Подробнее

Повышение квалификации

Управление мотивацией персонала

от 3 281 руб Подробнее

Повышение квалификации

Кадровое делопроизводство

от 3 281 руб Подробнее

Повышение квалификации

Актуальные изменения в трудовом законодательстве РФ

от 3 656 руб Подробнее

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• копия паспорта;
• копии актов гражданского состояния;
• копии документов воинского учета;
• копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
• приказы о поощрениях или наложении взысканий;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• докладные и объяснительные записки;
• акты нарушения трудовой дисциплины;
• приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Оформляем прием на работу в 2021 году

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

• на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
• каждый лист нумеруется;
• документы подшиваются в хронологическом порядке;
• сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
• максимальное количество листов в одном томе — 250;
• каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

1. Трудовые договоры с сотрудниками (ст. 67 ТК РФ).
2. Личные карточки работников (Госкомстат России от 05.01.2004 № 1).
3. Трудовые книжки (ст. 65, 66 и 84.1 ТК РФ).
4. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей (Пост. Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).
5. Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки (пост. Прав. от 19.06.2020 № 887).
6. Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ).
7. Должностные инструкции. (необязательно, но желательно).
8. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
9. График отпусков (статьи 123 ТК РФ).
10. Положение о персональных данных (ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ).
11. Согласия на обработку персональных данных (в письменном виде).
12. Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ).
13. Табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ).
14. Расчетный листок и документ об утверждении его формы. (разрабатывается самостоятельно).
15. Приказы.

1. Новые правила об удаленной работе (08.12.2020 № 407-ФЗ).

   • Дополнительное соглашение и приказ.
   • Порядок взаимодействия с сотрудником.
   • Новые документы при приёме (справку по форме СТД-Р и бумажную трудовую).
   • Новые требования и ограничения второй волны.
   • Новые обязанности компании по гражданской обороне.

2. 
   

   Похожие записи:

   • Краткая жалоба на приговор суда по уголовному делу образец
   • Налог на квартиру в новостройке сколько лет не платить
   • Перерасчет алиментов за прошедший период в твердой денежной сумме