Служебное задание на командировку обязательно или нет

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебное задание на командировку обязательно или нет». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

• письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
• авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

• руководитель фирмы;
• руководитель структурного подразделения;
• сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

• Служебное задание на командировку – документ, в котором есть возможность детально прописать цель служебной поездки, в отличие от приказа на командировку, где она формируется кратко.
• В служебном задании, кроме того, отражается результат исполнения этого поручения. Документ не входит в обязательные, но часто используется в практике учета командировок. Имеется его унифицированная форма, однако фирма имеет право отказаться от нее в пользу собственного бланка либо составлять документ в свободной форме на основании ЛНА. Если документ упоминается в ЛНА, его заполнение обязательно.

Особенности составления служебного задания на командировку

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

• 700 руб. в день — для поездок по России;
• 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

• по проезду;
• по найму жилья;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

• издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
• сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
• подготовить авансовый отчет;
• выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

• в шапке указывается полное наименование организации;
• вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
• точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
• определяются сроки служебной поездки;
• указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

1. Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
2. Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
   • наименование регистра;
   • наименование экономического субъекта, составившего документ;
   • дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
   • хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
   • величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
   • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
   • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2020 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам Налогового кодекса РФ, при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:

• беременных женщин — ст. 259;
• несовершеннолетних — ст.268.

Важно! Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны.

Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:

• медицинского характера — ч.2 ст.259 ТК;
• запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
• по ученическому договору — ч.3 ст.203;
• является зарегистрированным кандидатом — п.2 ст. 41.

Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:

• сотрудницы с детьми до 3 лет;
• одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
• работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.

Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.

Важно! При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи.

Статьей 217 НК РФ установлен максимальный размер суточных.

• Для командировок по России — 700 руб. в день.
• Для командировок за рубеж — 2 500 руб. в день.

Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.

Чаще всего в организациях устанавливают повышенные суточные директору предприятия. Это может быть связано с дополнительными представительскими расходами и другими расходами на переговоры.

Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить:

• НДФЛ;
• страховые взносы (кроме взносов на травматизм).

Суточные в размере, установленном в вашей организации:

• полностью учитываются в расходах для налога на прибыль и при УСН (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• не облагаются взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Оформление служебной командировки

Служебное задание на командировку унифицированной формы Т-10а — это комбинированный документ, который выполняет сразу несколько задач:

• предоставляет возможность письменно зафиксировать цель командировки;
• позволяет сотруднику кратко отчитаться о выполнении задания;
• дает возможность руководителю сформулировать выводы о результатах служебной поездки.

Отличительные свойства служебного задания:

• оформляется персонально на каждого сотрудника, направляемого в командировку;
• заполняется постепенно (частями) в разное время и разными лицами;
• поступает в бухгалтерию в комплекте с другими бумагами, подтверждающими детали командировки — состав такого комплекта может быть закреплен внутрифирменным локальным актом (например, положением о командировках или приказом руководителя).

Если же служебное задание как отдельный документ не упомянуто ни в одном внутреннем акте компании, без него можно обойтись. Цель служебной поездки руководство озвучивает сотруднику устно или отражает в приказе на командировку.

Обязательно или нет служебное задание на командировку составлять на унифицированном бланке Т-10а, если компания включает этот документ в комплект командировочной отчетности? В 2019 году унифицированную форму служебного задания на командировку можно не применять. Этот документ не входит в число обязательных бумаг для оформления служебной поездки. А потому его отсутствие не будет иметь негативных последствий в случае визита контролеров. Хотя он может быть важен для внутренних целей компании.

Учитывая, что запрет на использование унифицированной формы служебного задания в законодательстве не установлен, бланк по-прежнему актуален и может применяться в том же виде. При необходимости его можно доработать.

Форма Т-10а обладает компактной структурой, благодаря которой весь документ умещается на одном листе. Бланк состоит из трех основных информационных блоков:

• Блок 1. Общий.

Содержит сведения о компании (наименование, код по ОКПО) и сотруднике (Ф.И.О. и табельный номер), а также информацию о номере служебного задания и начальной дате его оформления.

• Блок 2. Детализирующий.

Информация в этот блок заносится по графам. Записи в графах с 1 по 11 производятся до начала командировки — в них расшифровываются сведения о сотруднике (подразделении и профессии) и командировке (где она проходит, в какие сроки и др.), а также описывается цель служебной поездки. Графу 12 сотрудник заполняет после завершения командировки — это краткий отчет о ее результатах.

Скачать бланк служебного задания на командировку — задача несложная. А вот как его грамотно заполнить, если оформлять подобный документ никогда не приходилось? Мы поможем, показав на примере.

ООО «Строительные технологии» проектирует и строит промышленные здания и сооружения. Строительные объекты и заказчики располагаются на территориях, географически удаленных от головного офиса компании. Поэтому сотрудникам ООО «Строительные технологии» приходится часто выезжать в командировки для решения организационных и технических вопросов.

Служебные поездки в компании оформляют полным набором унифицированных форм, в который входит и служебное задание. По договору с ООО «Кондор» для согласования проекта по строительству цеха металлических конструкций в служебную поездку отправилась Ивашова И. Г. — проектировщик ООО «Строительные технологии». Срок командировки — 3 дня, включая время в пути. Проект удалось согласовать не в полном объеме, что и было отражено в форме Т-10а самой сотрудницей (в графе 12) и ее руководителем (в заключении о выполнении задания).

С 2015 года были законодательно изменены правила, по которым необходимо производить оформление командировки. С этого момента командировочное удостоверение и служебное задание были признаны необязательными, а главным документом, который регулировал командировку сотрудника, стал приказ на командировку.

Для приказа обычно применяется стандартизированная форма Т-9. Также его можно оформлять на фирменном бланке. Документ обязательно должен содержать три условия будущей поездки — какая у нее причина, на какой срок едет работник, и куда именно он направляется.

Условия следующие:

• Цель поездки может быть определена в служебной записке, служебном задании либо каком-либо другом документе, на основании которого предпринимается данная поездка;
• Время поездки должно включать в себя все дни пребывания вне рабочего места, в том числе дни нахождения в дороге на место и из него;
• В качестве места нужно записывать страну, город и наименование фирмы. Если предполагается длительная поездка с посещением большого количества мест, городов и т. д. – обязательно необходимо описывать их все. Если работник едет без точного места назначения — к примеру, в другой город для поиска новых партнеров, то название принимающей компании можно не записывать.

Формирование служебного задания производится руководителем компании, после того как на основании представленных служебных записок о необходимости поездки, составлен приказ на командировку. Именно руководитель должен определить конкретные задачи предстоящей поездки.

Директор может сам непосредственно и не составлять данный документ. Ему достаточно ответственному лицу продиктовать всю необходимую информацию, а кадровик или секретарь уже составят на бумаге служебное задание работнику.

При этом может использоваться унифицированная форма Т-10 для данного документа, либо применяться фирменный бланк компании, где текст документа располагается в свободной форме.

Если служебное задание составляется, то оно должно быть подписано директором субъекта хозяйствования.

Если хозяйственный субъект относится к крупному бизнесу, служебное задание может составляться руководителями подразделений, при возникновении необходимости такой поездки в соответствии с целями и задачами поставленными перед ними высшим руководством.

Внимание: лица, которые занимают в компании руководящие должности, при направлении их в командировку могут не составлять на себя служебные задания.

В 2020 году изменились правила, руководствуясь которыми нужно было оформлять командировки. С этого момента служебное задание и командировочное удостоверение признаны необязательными к использованию. Ведущую роль в документальном оформлении командировки взял на себя приказ.

Для составления приказа можно использовать стандартный бланк формата Т-9, либо применять фирменный бланк компании.

В последнем случае в этом документе должна обязательно находиться информация — для какой цели едет работник, на какой срок, и в какое место:

• Цель записки проставляется в служебной записке на поездку, служебном задании либо ином документе, который служит основанием для осуществления командировки;
• В количество дней поездки включается все то время, какое работник отсутствует на своем месте, включая дни нахождения в дороге;
• Местом назначения обычно считается наименование страны, города и принимающей компании. В случае, когда работник едет в длительную поездку с посещением нескольких населенных пунктов — обязательно нужно перечислить их все. Кроме этого, сотрудник может направляться не в конкретную компанию, а для поиска новых партнеров — тогда можно не записывать название принимающей компании, а только город.

Внимание: даже с учетом имеющихся изменений в законодательстве, компания все равно может продолжать использовать служебное задание и удостоверение. Главное, чтобы это было приписано в Положении по командировкам, учетной политике либо ином внутреннем нормативном документе.

Как уже говорилось выше, служебное задание включает в себя достаточно много сведений. Рассмотрим их полный перечень более подробно:

1. Данные работника – ФИО, наименование компании, должность;
2. Дату прибытия и убытия;
3. Поставленные задачи;
4. Графу отчетности о выполнении работы;
5. Реквизиты компании визитера и многое другое.

Таким образом, можно сделать вывод – командировочное задание это самый главный документ в командировке. Соответственно он всегда должен быть с сотрудником во время командировки.

Также особое внимание следует обратить на правильность его заполнения – ошибки, помарки и неточности недопустимы.

Бланк «Служебное задание на командировку в 2019 году», образец которого можно изучить далее, содержит таблицу, состоящую из 12 граф, первые 11 из которых заполняются по порядку информацией следующего характера:

1. Фиксация структурного подразделения, где трудится человек.
2. Название должности в соответствии с формулировкой в штатном расписании учреждения.
3. Название местности, куда необходимо направить работника.
4. Полное наименование учреждения, куда сотрудник едет.
5. День начала поездки.
6. День завершения поездки.
7. Общая длительность нахождения в поездке.
8. Длительность, за исключением времени нахождения в дороге.
9. Указание на учреждение, оплачивающее командировочные расходы (как правило, то, которое направляет сотрудника, иногда — приглашающая сторона).
10. Информация из распорядительного документа, по которому сотрудник направляется в путь.
11. Описание целей направления сотрудника.

Заполнив первые 11 граф, оформление можно прервать до момента, когда работник возвратится из поездки.

Документ завершают:

• подпись вернувшегося из поездки сотрудника;
• оценка начальником подразделения результативности поездки в строке, предусмотренной для дачи заключения по командировке;
• подпись руководителя подразделения, дата отчета.

Оформленный надлежащим образом документ следует сдать в бухгалтерию учреждения.

Периодически для выполнения определенных производственных целей руководство хозяйствующего субъекта может направлять работающих на предприятии людей в командировку. При этом оно может оформлять ряд документов, основным из которых является приказ. Однако, он содержит информацию в сжатом виде, для ее детализации рекомендуется также выписывать служебное задание на командировку.

Служебное задание на командировку оформляется в момент, когда директор принимает решение о направлении сотрудника в служебную поездку. Поэтому основные цели и задачи предстоящей командировки должен определять именно он.

В устной форме он может надиктовать служебное задание сотруднику отдела кадров, который впоследствии с его слов составит данный документ. В компании могут использовать свободную форму или же применять унифицированный стандарт Т-10.

Как оформить командировку в 2017 году

Также субъект бизнеса, при необходимости, может разработать собственный бланк, который в дальнейшем и будет заполняться, если происходит оформление командировки. На больших предприятиях данная обязанность может быт передана руководителям структурных подразделений, которые попунктно могут определить цели и задачи предстоящей командировки.

Но подписать само служебное задание должен именно руководитель компании.

Поскольку служебное задание не является обязательным документом, цели на поездку могут обозначаться руководителем сотрудника в составленной служебной записке, либо непосредственно в приказе на командировку. А также, если в поездку едет лично руководитель, он может не составлять этот документ для самого себя.

Внимание! С другой стороны, если оформление этого документа указано как обязательное в Положении о командировках, то ответственный работник обязан его составить, даже если указанная в нем информация будет дублировать сведения из других бланков.

С 2015 года на законодательном уровне были изменены правила оформления командировок. С этих пор служебное задание и командировочное удостоверение стали необязательными, а единственным документом, который нужно заполнить стал приказ на командировку.

Для него обычно применяется стандартная форма Т-9, или же его составляют на фирменном бланке.

В приказе должны быть указаны три основных условия поездки — по какой причине, на какой период и куда:

• Цель командировки определяется служебной запиской, служебным заданием либо иным документом, которой является основанием для отправления работника в поездку;
• Период командировки должен включать в себя все дни от отъезда до приезда, включая длительность прибывания сотрудника в дороге;
• Место командирования — необходимо указать страну, город и компанию. Если поездка предполагается длительная, и будет охватывать несколько точек, то необходимо в приказе их указать все. Кроме этого, может возникать ситуация, когда принимающая организация неизвестна (например, если работник едет с целью поиска новых партнеров по бизнесу), то ее можно опустить.

Внимание! Таким образом, приказ о направлении в командировку занял главенствующую роль. Однако, если компания хочет продолжать использовать служебное задание и командировочное удостоверение, она обязательно должна указать это в Положении о командировках.

Оформление командировочного задания для работника не является обязательным. Возможно послать гражданина в командировку без оформления разных документов, на основании одного лишь организационного приказа.

Однако умудренные опытом кадровые работники считают, что это не слишком удобно. Они обычно оформляют все документы, потому как так возможно обеспечить порядок, предотвратить проблемы с органами проверки.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК

Соответственно с правительственным указом, приказ, который регулирует положения о трудовых командировках, изменили. Теперь в нем предусмотрена отмена определенных пунктов ее оформления.

К подобным изменениям причисляется отсутствие необходимости оформления специального удостоверения.

Факт пребывания гражданина в командировке удостоверяется проездными документами любого типа. Кроме того, в 2020 году необязательно оформлять служебное задание.

Эти изменения действительны на всей российской территории уже три года. Следовать им необязательно.

Иначе говоря, фирма-работодатель имеет право составить все документы для командировки гражданина.

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

• получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
• заполнить гр. 1–11 табличной части служебного задания;
• ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3–8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником – в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Командировка может быть связана с самими разными целями:

• проведением переговоров;
• заключением договоров;
• обслуживанием удаленного структурного подразделения;
• закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
• участием в семинарах тренингах;
• обучающих мероприятиях и т.д.

При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.

Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.

На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.

Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).

Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.

Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.

Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).

Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).

Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).

Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.

Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).

Основной блок – собственно отчет, куда включается:

• его период (дата начала и окончания);
• основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
• цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
• результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.

По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.

Служебное задание на командировку: обязательно или нет?

Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем же сотрудник был занят, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Можно использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию. Можете посмотреть, как выглядит отчет о командировке, пример заполнения — форма 10а.

Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого лучше использовать полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров, а также заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.

ВАЖНО! Данные требования по составлению отчета по командировке придется закрепить в отдельном локальном распоряжении по организации, а также ознакомить всех специалистов под подпись. Отметим, что всех работников знакомить с приказом не обязательно. Достаточно осведомить только тех сотрудников, которых планируется направлять в служебные поездки.

Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2019 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета. Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить. Допустимо использовать фирменный бланк организации.

Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

Данный аванс выплачивается на:

1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.

Отметим, что при сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

Особенности составления данной формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В данной статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы, а также пример заполнения документа. Все формы можно скачать бесплатно.

08.01.2019
Унифицированная форма № Т-10 «Командировочное удостоверение» и № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Являются унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (по учету кадров).
Инструкции / рекомендации по заполнению формы (Выдержка из Пост. Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1): Командировочное удостоверение (форма № Т-10) Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9).После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а).
Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

С 2014 года оформление служебного задания не считается непременным требованием, точно так же как и оформление командировочного удостоверения (см. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014). Однако многие организации по ряду причин предпочитают и сегодня использовать этот документ в своей работе. Например, служебное задание, наряду со служебной или докладной запиской, может служить основанием для выпуска приказа о том, что работник направляется в бизнес-поездку.

В случае когда речь идёт о деловой поездке руководителя организации, правила, диктуемые действующим законодательством в отношении оформления служебного задания, остаются без изменений. Однако когда в командировку отправляется руководитель, кто-то должен взять на себя его служебные обязанности. В частности, подписывать договоры о сотрудничестве, договоры подряда и приёма на работу, различные приказы по предприятию, а также иные документы, выпуск которых не может быть остановлен лишь по причине отсутствия директора.

Для того чтобы разрешить ситуацию, необходимо кому-то делегировать полномочия. Вместе с дополнительными обязанностями этот сотрудник получает также и право подписи документов, подтверждаемое доверенностью. Как правило, срок действия такого документа может достигать трёх лет, однако в случае командировки возможно установить минимальные сроки. У нотариуса заверять такую доверенность необязательно.

Служебное задание на командировку обязательно или нет?

Любые документы, которые издаются в компании, должны быть оформлены по единым стандартам, принятым для ведения документооборота в рамках конкретной фирмы, с учётом наличия или отсутствия законодательно установленных форм. Для служебного задания они лишь рекомендованы.

Внесение информации в форму Т-10а, как правило, происходит в два этапа:

• первая часть документа должна быть заполнена прежде, чем будет издан приказ о направлении сотрудника в деловую поездку, к этой части относятся «шапка» документа и столбцы в форме с первого по одиннадцатый;
• вторая часть формы, а именно двенадцатый столбец, заполняется уже по возвращении сотрудника из рабочей поездки.

В бланке служебного задания традиционно находит отражение следующая информация:

• название организации и её код ОКПО;
• номер документа и дата его составления;
• Ф. И. О. и табельный номер сотрудника компании, который отправляется в поездку;
• должность сотрудника и наименование структурного подразделения, к которому он относится;
• информация о географии места назначения (страна, населённый пункт и непосредственно компания, куда едет командируемый);
• сроки и длительность поездки (даты отправления в командировку и возвращения из неё, общая продолжительность и срок поездки без учёта времени, затраченного на дорогу);
• информация об организации, оплачивающей расходы на транспорт, питание и проживание в командировке;
• информация о документах, которые служат основанием направления в служебную поездку (план или докладная записка);
• цель поездки.

По завершении командировки и по возвращении сотрудника на основное рабочее место его начальник должен выяснить, в каком объёме за время поездки удалось реализовать поставленные в служебном задании цели. Исходя из понимания этого вопроса, заполняется двенадцатый столбец формы. Это может сделать как сам командированный сотрудник, так и его непосредственный начальник.

После этого руководитель должен сделать выводы о результатах поездки и об успешности достижения поставленных целей и внести их в соответствующую графу, затем подписать документ и сдать отчёт в отдел кадров. По выполнении этих действий начальник командированного может заняться определением причин неудачной командировки для вышестоящего руководства либо сосредоточиться на планировании новых задач.

Рассмотренную форму заполняет начальник, который принимает решение о командировке, а сотрудник должен быть ознакомлен с её содержимым. Он подписывается в отведённом для этого месте. После этого готовится проект приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку. Приказ оформляется в отделе кадров, а затем отдаётся для подписи непосредственно руководителю компании. Служебное задание также должно быть подписано директором.

В форме Т-10а не содержится требования поставить печать организации, иными словами, отсутствует пометка «М.П.», таким образом, этот документ допускается не заверять печатью. С другой стороны, прямого запрета ставить оттиск печати на служебное задание также не существует, поэтому каждая организация вольна поступать на собственное усмотрение.

Согласно действующему законодательству работник и работодатель обязаны исполнять внутренние акты предприятия. Таким образом, если в Положении о командировках, принятом в конкретной компании, имеется и служебное задание, то в обязанности работников будет входить сперва заполнение бланка соответствующим образом, а затем и выполнение порученного задания.

Работник, отказывающийся заполнять данный документ, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности за несоответствующее исполнение трудовых обязанностей (см. статью 192 ТК РФ). Точно так же, как и сотрудник, отказывающийся выполнять цели, ради которых он был направлен в производственную командировку, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию. А если человек неоднократно нарушает дисциплину без уважительных причин и к нему уже применено взыскание, его можно даже уволить.

С 2014 года оформление служебного задания не считается непременным требованием, точно так же как и оформление командировочного удостоверения (см. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014).

Однако многие организации по ряду причин предпочитают и сегодня использовать этот документ в своей работе.

Например, служебное задание, наряду со служебной или докладной запиской, может служить основанием для выпуска приказа о том, что работник направляется в бизнес-поездку.

В случае когда речь идёт о деловой поездке руководителя организации, правила, диктуемые действующим законодательством в отношении оформления служебного задания, остаются без изменений.

Однако когда в командировку отправляется руководитель, кто-то должен взять на себя его служебные обязанности.

В частности, подписывать договоры о сотрудничестве, договоры подряда и приёма на работу, различные приказы по предприятию, а также иные документы, выпуск которых не может быть остановлен лишь по причине отсутствия директора.

Для того чтобы разрешить ситуацию, необходимо кому-то делегировать полномочия.

Вместе с дополнительными обязанностями этот сотрудник получает также и право подписи документов, подтверждаемое доверенностью.

Как правило, срок действия такого документа может достигать трёх лет, однако в случае командировки возможно установить минимальные сроки. У нотариуса заверять такую доверенность необязательно.

Любые документы, которые издаются в компании, должны быть оформлены по единым стандартам, принятым для ведения документооборота в рамках конкретной фирмы, с учётом наличия или отсутствия законодательно установленных форм. Для служебного задания они лишь рекомендованы.

Внесение информации в форму Т-10а, как правило, происходит в два этапа:

• первая часть документа должна быть заполнена прежде, чем будет издан приказ о направлении сотрудника в деловую поездку, к этой части относятся «шапка» документа и столбцы в форме с первого по одиннадцатый;
• вторая часть формы, а именно двенадцатый столбец, заполняется уже по возвращении сотрудника из рабочей поездки.

В бланке служебного задания традиционно находит отражение следующая информация:

• название организации и её код ОКПО;
• номер документа и дата его составления;
• Ф. И. О. и табельный номер сотрудника компании, который отправляется в поездку;
• должность сотрудника и наименование структурного подразделения, к которому он относится;
• информация о географии места назначения (страна, населённый пункт и непосредственно компания, куда едет командируемый);
• сроки и длительность поездки (даты отправления в командировку и возвращения из неё, общая продолжительность и срок поездки без учёта времени, затраченного на дорогу);
• информация об организации, оплачивающей расходы на транспорт, питание и проживание в командировке;
• информация о документах, которые служат основанием направления в служебную поездку (план или докладная записка);
• цель поездки.

По завершении командировки и по возвращении сотрудника на основное рабочее место его начальник должен выяснить, в каком объёме за время поездки удалось реализовать поставленные в служебном задании цели. Исходя из понимания этого вопроса, заполняется двенадцатый столбец формы. Это может сделать как сам командированный сотрудник, так и его непосредственный начальник.

После этого руководитель должен сделать выводы о результатах поездки и об успешности достижения поставленных целей и внести их в соответствующую графу, затем подписать документ и сдать отчёт в отдел кадров. По выполнении этих действий начальник командированного может заняться определением причин неудачной командировки для вышестоящего руководства либо сосредоточиться на планировании новых задач.

На заключительном этапе документ подписывается начальником командируемого и сдаётся в отдел кадров

Согласно действующему законодательству работник и работодатель обязаны исполнять внутренние акты предприятия. Таким образом, если в Положении о командировках, принятом в конкретной компании, имеется и служебное задание, то в обязанности работников будет входить сперва заполнение бланка соответствующим образом, а затем и выполнение порученного задания.

Работник, отказывающийся заполнять данный документ, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности за несоответствующее исполнение трудовых обязанностей (см. статью 192 ТК РФ).

Точно так же, как и сотрудник, отказывающийся выполнять цели, ради которых он был направлен в производственную командировку, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию.

А если человек неоднократно нарушает дисциплину без уважительных причин и к нему уже применено взыскание, его можно даже уволить.

Похожие записи:

• Какие автомобили подорожали в 2021 году
• Минимальная площадь жилья на 1 человека Краснодар
• Прожиточный минимум пенсионера в Ивановской области на 2021